Doküman ve bilgi yönetim sistemleri her sektörde, her ölçekte ve her iş fonksiyonun gereksinimi olan sistemler. Müşteriler kurumların odağında ve müşteriler çevresinde işleyen tüm süreçlerde daha iyi sonuç için olmazsa olmaz bileşenlerden birisi. Satış sürecinde müşteri ile iletişimi sağlarken, ürün bilgileri, fiyatlandırma, broşürler, kullanım dokümanları, görseller ve benzer pek çok bilgi devreye giriyor. Üstelik uzun satış süreçlerine sahip sektörlerde bu bilgiler değişiyor ve müşterinin bu süreç içerisindeki iletişim tarihçesine de gerek duyuluyor. Süreç içerisinde çalışanların bu tür bilgilerin doğru, geçerli ve güncel hallerine kolaylıkla ulaşması satış başarısı açısından önemli. Aksi takdirde süreç uzadığı ya da yanlış bilgilendirme yapıldığı için müşteriyi kaybetme riski yükselecektir. Müşteri ile en çok etkileşim gerektiren bir diğer süreç de müşteri hizmetleri veya satış sonrası hizmetlerdir. Bu tür hizmeti sağlayan çalışanlara ne kadar çok bilgi sağlanabilirse o derece etkin bir hizmet sunulmuş ve memnun müşteriler elde edilmiş olunur.

Arka ofis fonksiyonlarına da bakarsak satınalma, insan kaynakları, pazarlama, mali işler gibi fonksiyonlarda da içerik çok fazla ve ne derece sağlıklı yönetilirse o derece verim elde edilebilir. Örneğin, pazarlama süreçlerinde yer alan rakip bilgileri, pazar analizleri, ürün özellikleri ve görselleri, reklam filmleri, kurumsal kimlik çalışmaları gibi pek çok içerik düzenli bir şekilde yönetilmedikçe bu içerikten amaçlanan faydayı elde etmek güçleşecektir. Satınalma süreçlerine bakılınca teklif içerikleri, ürün spesifikasyonları gibi satınalma kararını etkileyen ya da satınalmalar geçmişinin izlenmesi amacıyla gerek duyulan bilgilerin yönetimi önemlidir. Arge veya üretim/operasyon fonksiyonları açısından da içeriğin etkin yönetimi önem taşır. Arge sonuçlarının dokümantasyonu ve süreçlerin yönetimi arge çalışmalarına yapılan yatırım kadar önemlidir, çünkü çıktılar etkin yönetilmedikçe bu yatırımlardan gerekli verim elde edilemez. Üretimde ve temel operasyonlarda da talimatlar, teknik çizimler gibi kalite ve etkinliğini yönlendirecek türde içerik güncel ve kolay erişilebilir halde çalışanlara sunulabilir olmalıdır.

Versiyon ve yetki yönetimi bu tür sistemlerde en aranan özelliklerdir, çünkü güncel bilginin hangisi olduğu ve sektörel bazda kimin hangi bilgiye erişebilir olduğu gerek işleyiş verimliliği gerekse uyumluluk açısından önemlidir. Doküman yönetim sistemi seçiminde, kullanıcıların kolay uyumu açısından ve yeni arayüzlere alışması beklenmeksizin, mevcut kullandıkları ve alışkın oldukları uygulamalar içerisinden erişim olanaklarına dikkat edilmelidir. Ayrıca, kullanılan operasyonel sistemlerle entegrasyon olanakları da başka bir sisteme geçme çabasını minimize edecek ve bilgiye hızlı erişim için ortamı zenginleştirecektir. Her fırsatta vurguladığımız üzere epostaların ve eklerinin iş kaydı olarak kolay yönetilebilir olması gözden kaçırılmaması gereken bir noktadır.

Sonuç olarak kurumun sağlıklı bir durumda olması bilginin doğru olarak doğru zamanda doğru kişi tarafından kullanılabilirliği ile paralellik gösterir. Ancak ne yazık ki halen araştırmalar kurumların bu gereksinimi karşılayacak altyapıları tamamlamak konusunda yavaş ilerlediğini göstermektedir. Basılı dokümanı yönetmenin, depolamaya çalışmanın, paylaşmanın zorlukları ve maliyeti herkesçe belirgindir. Ancak, elektronik dokümanlar da bir yönetim sistemi içerisinde yapılandırılmadıkça, benzer olumsuzluklar benzer seviyelerde onlar için de geçerlidir. Doküman yönetim sistemi kullanmamak, kurumların ellerindeki değerlerden yeterli seviyede yararlanamamalarına ve giderek belirsizliğe doğru itilerek “karanlıkta el yordamı” ile ilerlemelerine neden olmaktadır.

Bilgi kurumların can damarıdır, ne kadar çok bilgi o kadar iyi iş sonuçları anlamına gelir. Değişik doküman sunucularında kurumsal sistematikler ve zorlayıcı kurallardan yoksun olarak saklanan ya da kişilerin mesaj kutularında paylaşılmadan kalan bilgi kayıp bilgidir. Üstelik bu bilgiler çok hızla arttıkları için kayıplar da aynı oranda artmaktadır. Önümüzdeki dönemde global ekonomideki olumsuz beklentiler, kurumları daha verimli çalışma ve sürdürülebilirlik açısından yöntemler bulmak yönünde zorlayıcı olacak ve bu tür çözümlere yapılan yatırımlar artacaktır.

Büyük ölçekli kurumlar son dönemde daha kurumsal bir bakış açısına geçmeye çalışıyorlar. Eskiden belirli gereksinimlere odaklanarak içerik yönetim çözümleri konumlandırılırken, artık tüm kurumun ve fonksiyonların bu tip bir çözüm gereksinimi olduğu/olacağı yaklaşımı ile daha genel bakış açıları ile arayışlar oluyor. Tüm kurum içeriğinin tek noktada yönetiminin getireceği artılar daha fazla fark edilir olmaya başladı. Burada kastedilen, tüm kurum için aynı anda projelendirme yapmak şeklinde algılanmamalı, ancak çözümün nihai noktada buna hizmet edecek kapasitede olmasına yönelik seçilmesi esası gözden kaçırılmamalı.

KOBİ ler tarafından bakarsak, KOBİ ler önümüzdeki dönemde her zamankinden daha da önemli role sahip olacaklar. Ekonominin önce gelen itici güçlerinden birisi olarak onlar için de en önemli konuların başında rekabetçi olabilmek için verimli olmak ve entelektüel birikimilerini koruyabilmek geliyor. KOBİ ler operasyonel sistemlerin gerekliliğinin artık daha fazla bilincinde ancak bilgi ve doküman yönetimi konusunda bu noktaya gelmeleri biraz daha zaman gerektirecek gibi duruyor. Oysa bütünsel bir yaklaşımla tüm bilgi yönetim altyapısı olarak bakabilseler toplam sahip olma maliyetleri açısından orta vadede daha iyi bir noktada olabilirler. Nitelikli eleman eğitiminin de önemli konulardan birisi olduğu KOBİ lerde bu tür sistemler eğitim ve oryantasyon sistemlerinin de önemli bir parçasını oluşturacaktır.

Ölçeğine ve sektörüne bakılmaksızın, bilginin öncelikle kurum süreçleri içerisindeki yerinin iyi tesbit edilmiş olması gerekir. Bu tesbiti yapabilmek için kurumların bilgiye stratejik bir araç olarak bakmaları ve süreç bazlı bilgi haritalarını oluşturmaları gerekir. Bu çalışmalar içerisinde temel olarak bilgi ne değerdedir, hangi iş adımlarında kimlere gereklidir, gizlilik derecesi nedir, bilginin paydaşları kimlerdir ve erişimleri nasıl olacaktır, uyumluluk açısından önemi var mıdır, ne kadar saklanması gereklidir, yasal belge olarak değeri nedir, versiyonlamaya tabii olmalı mıdır, denetime tabii olmalı mıdır, bilginin türlerine göre izlenmesi gerekli özellikleri (metaverileri) nelerdir gibi soruların cevapları yer almalıdır. Bu bakış açısı ile yola çıkan kurumlar, gereksinimlerini doğru tespit ederek, doğru çözümü konumlandırdıkları sürece global rekabet içerisinde büyük bir adım atmış olacaklardır.

BThaber Aralık 2011 tarihli "Bilgi ve Doküman Yönetimi Dosyası" nda yer alan haberin tam metni


Go to top
DMC Firewall is a Joomla Security extension!