Günümüz çalışma yaşamında, tüm kurumlarda bilgi üretimi her geçen gün hızla artıyor. Sadece doküman olmaktan çıkan bilgi kaynakları, kurumsal içeriği oluşturan yapı taşları haline gelmiştir.

Kurumsal İçerik Yönetimi, doğru bilgiye gereken zamanda erişimi hedeflediği ve kritik iş süreçlerini hızlandırılması için temel işlevleri sunduğu için kurumsal başarı açısından önemle ele alınması gereken bir yönetim aracı olarak karşımıza çıkıyor.

ERP, CRM ve benzeri uygulama veritabanlarında tutulan, yapılandırılmış bilgilerbilgiler sistemler tarafından okunuyor ve yorumlanıyor, ancak yapılandırılmamış olarak sınıflandırılan bilgilerin yorumlanması için insan faktörü devreye giriyor. Yapılandırılmamış bilgi sadece elektronik dokümanlardan değil, eposta, web kaynaklı bilgiler, dijital tutulan ses ve görüntü içeren zengin görsel medya, anlık mesajlaşma, kağıt doküman gibi pek çok farklı ortamda oluşan farklı karakteristiklere sahip içeriği barındırdığı için, “kurumsal içerik” olarak anılmaya başlanmıştır.

Kurumların değerini belirleyen en önemli kriterlerden birisi de sahip olduğu bilgi birikiminin oluşturduğu fikri mülkiyetidir. Bu nedenle “içeriğe sahip çıkmak” stratejik bir süreç haline gelmiştir. İçeriği stratejik bir araç olarak yaygınlaştırabilmek için bilgiyi, tüm kurum genelinde güvenli olarak erişilebilir ve sorgulanabilir hale getirmek önemlidir. Bu içerik organize, erişilebilir ve kullanılabilir olmadığı sürece, kurum, değerinden ve sürekliliğinden kaybedecektir.

Amaç bütünleşik olmaktan uzak, masaüstünde veya sunucularda oluşan bağımsız bilgi adacıklarının oluşmasını engellemek ve kurum tabanına yayılmış tek bir içerik yönetim altyapısı kurmak olmalıdır. Çünkü kurumsal verimlilik, bilgi birikimine odaklanmakla ve oluşturulan içeriğin oluşturanlar dışındaki kişiler tarafından da bulunabilir, yeniden kullanılabilir şekilde yönetilmesiyle artacaktır. Ayrıca, içeriğin etkin kullanımı, kurumların yenilikçilik çabalarını olumlu etkileyecektir.

İçerik yönetim uygulamaları olmadan, çalışanların sahip oldukları bilgilerin yüzde 80'inden fazlasının kaybolduğu tahmin edilmektedir. Başarının temelinde kurum içi, müşteriler ve iş ortakları ile takım tabanlı çalışmaları daha verimli kılmak yatmaktadır. Gerçek zamanlı işbirliği, hızlı karar verme,kurumsal çeviklik ve etkin maliyetlendirme sağlar. Kurumlar bu doğrultuda kurum içi ve dışı proje takımlarının ortak çalışma yöntemlerini geliştirmek durumundalar ve web tabanlı portaller, cep telefonları, PDA vb. cihazlar ve dizüstü bilgisayarlarla mobil çalışma ortamlarında, gerçek zamanlı iletişime yönelmekteler. İletişim olanaklarının da hızla artması ile içerik üzerinde işgören çalışanların, zamanlarının giderek artan bölümünü ofis ortamı dışında geçirme eğilimi artacaktır. Bu nedenle kurumsal içeriğe istenen yerden ulaşım ve hızlı bilgi paylaşımı giderek önem kazanmaktadır.

Kurumsal içerik kapsamında birçok kurum için e-posta, informal yapısına rağmen, en önemli kurumsal iletişim kanallarının başında gelmektedir ve pek çok önemli bilgiyi içinde barındırmaktadır.

İletim amaçlı tasarlanan e-posta sistemleri koruma ve saklama amaçlı geliştirilmediklerinden yönetim zorluğu yaşanmakta ve bilgi kaybı riski oluşturmaktadır. E-postalar da tüm diğer yapılandırılmamış içerikte olduğu üzere süreçlerle tümleştirilmeli, yaşam döngüleri tanımlanmalı, ne şekilde korunacaklarına yönelik kurallar belirlenmelidir. Anlık mesajlaşma da aynı kapsamda, kurumsal düzeyde, hızlı bir iletişim yöntemi olarak yaygınlaşmaktadır ve süreç odaklı kullanım durumunda içeriğinde önemli bilgiler barındırma potansiyeli artmaktadır.

Çalışma ortamının ve koşulların bu doğrultuda değişmesinin sonucu olarak tüm kurumsal içeriği, ortak altyapı üzerinde yönetmek gereksinimi oluşmuştur ve sağlayıcılar da ürünlerini bu doğrultuda kurumsal içerik yönetimi araçları olarak geliştirmektedirler. Yazılımlar platform yapısı içerisinde hem değişik amaçlarla örtüşecek şekilde çeşitli ve entegre katmanlar, hem de zamanımızın olmazsa olmazı web erişimli tasarımlar içermektedir. Gartner, kurumsal içerik yönetim platformu ürünlerini, doküman yönetimi, web içerik yönetimi, elektronik kayıt yönetimi, doküman algılama, proje tabanlı takım çalışma araçları ve içerik odaklı süreç yönetim bileşenlerini barındıran modüler ve entegre yazılımlar olarak tanımlamaktadır.

Genelde portal yapısı üzerinden yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgiye erişim sağlanmakta veya tercihe bağlı olarak web arayüzünden yararlanılmaktadır. İçerik yönetim yazılımlarının bir bileşeni olan portallerin kullanımı için BT departmanlarının yükünü azaltacak şekilde son kullanıcılara yönelik şablon yaratma, dinamik içerik yönetimi, onay mekanizmaları gibi özellikler gelişmektedir.

Ayrıca, form, doküman gibi içerik bazlı süreçlerin kurum içerisinde yürütülmesi için elektronik iş akış uygulamaları da bu tip yazılımlar içerisinde önem kazanmaktadır. İş akış uygulamaları ile içerikle ilgili gözden geçirme, bilgilendirme, uyarı, kontrol ve onay gibi işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi sağlanarak, kurumsal işleyiş standartlaştırılmakta ve sürece ilişkin içerik daha sonra başvurabilmek amacıyla saklanmaktadır. İçerik yönetimi uygulamaları ile, farklı uygulamaların içerisinde çakışan fonksiyonaliteden arındırılmış, tek ürün ile geniş bir fonksiyonaliteye sahip olunan yapılar oluşmuştur. Bunun yanısıra ürünler ölçeklenebilirlik özellikleri ile her boyutta gereksinime cevap verebilmektedirler. Ayrıca operasyonel ve yapılandırılmış bilgi sistemleri ile entegrasyon gereksinimleri nedeniyle, içerik yazılımlarının entegrasyon yetenekleri de gelişmektedir. Henüz olgunluğa ulaşmamış olan bu pazarda Kurumsal İçerik Yönetimi platformlarından beklentiler özellikle platform bileşenlerinin çoklu kanal, cihaz, uygulama veya formatta üretilen ve tüketilen içerik etrafında daha iyi bir entegrasyon sağlayabilmelerine ve daha kolay kullanım özelliklerine odaklanmaktadır.

Kurumsal içerik yönetimi yazılımlarının Türkiye’deki uygulama alanlarına odaklandığımızda sözkonusu sistemlerin öncelikle yasal zorunluluklar gereği ve özellikle finansal hizmet, sigorta, sağlık bilimleri ve üretim sektörlerinde yaygınlaştığını tespit edebiliriz.

Ancak iş ihtiyaçları artık tüm kurumları bu tip sistemleri kullanmaya zorlamaktadır. Özellikle e-devlet yapılanması altında bu tip sistemlerin kullanımı kamu alanında da hızla yaygınlaşacaktır. Önümüzdeki dönemde AB uyum süreci, e-devlet gibi oluşumların zorunlu kılması nedeniyle kağıt ve elektronik belgelerin kayıt olarak beyan edilme zorunluluğu da ortaya çıkacaktır. Bu kayıtlar bazı standartları baz alacak şekilde saklanacak, belgelendirilecektir ve hukuksal/yasal konularda resmi evrak olarak kullanılacaktır. İçerik yönetim sistemlerinin itici güç olarak uyumluluğa yönelik fonksiyonaliteleri zenginleşecek ve servis bazlı mimarinin de önplana çıkması ile yaygınlığı hızla artacaktır.

Pazar büyüklükleri açısından değerlendirmek gerekirse, Gartner tarafından yapılan öngörüler doğrultusunda dünya genelinde 2006 Kurumsal İçerik Yönetim yeni lisans pazar büyüklüğünün 1500 milyon USD civarında olacağı tahmin edilmektedir. DPT tarafından, Peppers&Rogers Group aracılığı ile 2005 yılında yapılan Ulusal Bilgi Toplumu Stratejisi çalışmasında, Türkiye bilgi teknolojileri sektörünün, potansiyelinin altında bir geliştirme gösterdiği belirlenmiş ve donanım satış potansiyeli dikkate alınarak dünya ile orantılandığında hizmet ve yazılım alanlarında olması gereken pazar büyüklüklerinin ancak yaklaşık %30 oranında gerçekleştirilebildiği saptanmıştır. AB müktesebatı ile uyum ve etkin rekabet koşullarının tesis edilmesi durumunda toplam yazılım iç pazarında, 2006'dan itibaren yaklaşık yıllık %16'lık büyüme beklenmektedir. Bu veriler ve Global Insight ve Gartner Dataquest Mart 2005 dünya geneli değerlendirmeleri dikkate alınarak Türkiye yazılım pazar büyüklüğünün 2006 yılında dünya yazılım pazarının binde 6'sı oranında olacağı beklenmektedir.

İyimser bir tahminle benzer bir oranın Türkiye'de Kurumsal İçerik Yönetimi pazarı için de geçerli sayılabileceği düşünülebilir. Ancak bu büyüklüğe erişmek için gerek özel sektörde gerekse kamu sektöründe Kurumsal İçerik Yönetimi teknolojilerinin genel yazılım yatırımlarında elde edeceği penetrasyon oranının dünya genelini hedeflemesi gerekmektedir.

BTHaber Dergisi Ocak 2006 Doküman Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni


Go to top
Our website is protected by DMC Firewall!