Doküman yönetimi teknolojilerindeki eğilimler

Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de doküman ve içerik yönetimi pazarı, artan bir ivme ile büyümesini sürdürmektedir. Bu büyüme temelde kurumların dağıtık çalışanlar ve iş ortakları ile çalışma gereksinimine bağlı olarak gelişen yeni iş yapış yöntemleri, iletişim ağlarının güçlenmesi, mobil teknolojilerin hızlı gelişimi sebebiyle kullanıcıların farklı kanallardan, farklı cihaz, uygulama veya platformlar üzerinde, farklı formatta yeni içerik yaratma ve erişim gereksinimlerinin artmasına dayanmaktadır.

Doküman yönetimini, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı gruplar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların yaşam döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesi olarak tanımlayabiliriz. Doküman yönetim sistemleri, yoğun ve karmaşık bilgi kaynaklarının süreç odaklı yönetimine dayanan kurumsal birikim yönetim platformlarının en temel bileşeni olarak ele alınmaktadır.

Doküman yönetim sistemleri, kurumsal birikim stratejisini tanımlamış organizasyonlarda salt bir yönetim aracı olmanın ötesine geçmekte, kurumlara gelişimi ve sürekliliği sağlama yönünde hızlı karar verme yeteneğini kazandırmaktadır. Gerçek-zamanlı eşgüdüme destek veren çalışma ortamları yaratan bu sistemler, “entelektüel varlık” olarak tanımladığımız kurumsal birikimlerin operasyon ve kararlarda dinamik olarak kullanımına olanak vermektedir. Amaç, bir yandan güvenli bir ortamda birikime erişim ve değer üretimini kolaylaştırarak kurumsal verimliliği artırmak, diğer yandan birikimin sürekliliğini ve korunmasını sağlamaktır.

Doküman yönetim sistemlerinin ölçümlenebilir başlıca getirileri arasında şunlar sayılabilir:

  • Dokümanlara ve bilgiye erişimin yaygınlaşması
  • Güvenli bir ortamda paylaşımın kolaylaşması
  • Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış
  • Kurum çalışanlarının içeriğe dayalı servis kalitelerinde artış ve bilgiyi kaydetme, organize etme ve yeni bilgi türetme maliyetinde düşüş sayılabilir.

Bununla birlikte doküman yönetim sistemleri, günümüz global iş dünyasında iş yapış yöntemlerinin kanuni çerçevesini çizen, bilginin güvenliği ve doğruluğunu güvence altına almayı hedefleyen birçok düzenleme ve standarda uygunluğu sağlayan altyapı sistemleri olarak karşımıza çıkmaktadır.

Doküman yönetim sistemlerinde bulunması gereken özellikler

Doküman yönetimi sistemleri, dokümanların ortak kullanımdaki elektronik bir kütüphaneye aktarılmasını, akıllı aramalarla tek noktadan erişilmesini, doküman bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanımlanmış yetkiler çerçevesinde kullanılmasını, revizyon ve versiyon kontrolü altında bulundurulmasını, güvenli bir şekilde arşive katılmasını ve gerektiğinde arşivden alınabilmesini sağlayan mekanizmalar sunabilmelidir.

  • Sistem, kullanımı kolay ve kullanıcı alışkanlıklarını değiştirmemeye özen gösteren bir önyüz ile sunulabilmelidir.
  • Kullanıcıların aşina olduğu içerik üreten yazılımlar ile entegre çalışabilmelidir.
  • İçeriğe erişim gerek masaüstü ortamlardan gerekse web ortamından sağlanabilmelidir.
  • Mobil çalışanlara yönelik erişim olanağı bulunmalıdır.
  • Sistemde bilgi ve içeriğe ulaşımı hızlandıran kolay kullanımlı arama mekanizmaları bulunmalıdır.
  • Bu mekanizmalar içerik arama, metadata arama, doküman özetinin oluşturulması ve arama sonuçlarının kümelenmesi tarzı bilgi üretme yönelimli işlevleri yerine getirebilmelidir.
  • Sistem, kurumsal birikimin vazgeçilmez ve gittikçe de kontrolsüz bir biçimde büyüyen bir parçası olan e-postaların da dokümanlarla birlikte yönetimine olanak vermelidir.
  • İçeriğin güvenliği esnek ancak kontrollü bir biçimde yönetilebilmelidir.
  • Bu doğrultuda sistem ve farklı kullanıcı grupları seviyesinde farklılaştırılabilen aksiyon tanımları ve doküman özelinde yapılacak işlemleri yönlendirecek erişim izinlerini tanımlanabilmelidir.
  • Sistem içinde yer alan bilginin güvenliği hem sözkonusu bilginin tek olma özelliğini korumalı hem de kullanıcıların işletim sistemleri seviyesindeki erişim hakları ile etkileşimli olarak çalışabilmelidir.
  • Dokümanların yaşam döngüsü içindeki durumları kolaylıkla raporlanabilmeli, denetlenebilmeli ve uyarı mekanizmaları ile desteklenebilmelidir.

Sistem yönetimi açısından merkezi kurgu, web erişimi ve güncellenen sistem konfigürasyonlarının paketlenebilirliği önem kazanmaktadır. Mimari açıdan değerlendirildiğinde ise sistem, kurumların gereksinimlerine uygun olarak şekillendirilebilmeli, gerektiğinde devreye almayı diledikleri diğer uygulamalarla entegras-yona açık olmalı, değişik ölçekteki implementasyonlarda bütünlüğünü koruyabilmeli ve ölçeklenebilir bir altyapıya sahip olmalıdır. Elli kullanıcılı KOBİ'lerden binlerce çalışanı olan büyük ölçekli firmalara kadar her kurumda rahatlıkla implemente edilebilmelidir.

Doküman yönetim sistemleri pazarı açısından Türkiye değerlendirmesi

Doküman yönetim sistemleri, dünyada yaklaşık 15 yılı aşkın süredir kullanılmaktadır. Türkiye'deki gereksinimler başlangıçta doküman arşivleme gereksinimlerine, yani yaşamını tamamlamış dokümanların elektronik ortama taşınmasına odaklanmıştır. 90'lı yılların sonuna doğru gerçek anlamda yaşayan dokümanların da ele alınmaya başlandığı bir dönemden geçilmiştir. Bu gelişime daha çok büyük ölçekli kurumlar ve finans sektörü öncülük etmiştir. Hizmet sektöründe hızla ilerleyen bu çözümler zaman içinde değişik üretim sektörlerine yayılmaya başlamıştır. Özellikle çok uluslu şirketlerin varlığı ve global olarak kullanmakta oldukları uygulamalar bu alanda yayılımı hızlandırmıştır. Günümüzde de bu etki önemini sürdürmektedir.

AB sürecinde DYS zorunluluk haline gelebilir

Türkiye pazarı açısından bakıldığında, orta ve büyük ölçekli kurumlar IT yatırımlarını temel iş alanlarına ait kaynakların, genel olarak yapılandırılmış (structured) olarak adlandırdığımız bilgi kümeleri dahilinde yönetildiği kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları tipi sistemlere yöneltmişlerdir. Bu altyapıları takiben öncelikli gündemleri, kurumsal birikim stratejisinin oluşturulması ve yapılandırılmamış (unstructured) bilgi kümelerinin de kurum birikimi içinde değerlendirilmesi yönünde işbirlikçi çalışma ortamlarının devreye alınmasıdır. Bu şekilde öncelikle büyük ölçekli kurumlarda yaygınlaşan doküman yönetim sistemleri, artık iletişim altyapısını tamamlamış küçük ve orta ölçekli işletmelerde de çoğunlukla departmental seviyede tanımlanmış bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır.

Yakın gelecekte, Avrupa Birliği'ne uyum sürecinde gündeme gelecek standart ve direktiflere uygunluğun sağlanması açısından doküman ve e-kayıt yönetim platformlarının Türkiye'de yaygınlaşmasının bir zorunluluk haline gelmesi beklenmektedir. Amerika'daki Sarbanes-Oxley Act benzeri olarak AB ülkelerinde uygulamayı yönlendirecek 8. Direktif'in (8th Company Law Directive) Mart 2005 itibari ile modernize edilmesi ve 2006 başlangıcından itibaren gerekli kanuni yükümlülüklerle desteklenmesi beklenmektedir. Sermaye pazarlarının entegrasyonu sebebiyle AB ülkelerinde denetimin kalitesi artırılacak, denetim ve güvence standartları bu direktif doğrultusunda güçlendirilecektir. Kamu çıkarını gözeten kurumlar bu direktif doğrultusunda tüm finansal tablolarını takip etmek, denetimden geçirmek, her türlü finansal kaydı oluşum aşamasından raporlandığı son haline gelene kadar uluslararası muhasebe standartları çerçevesinde yönetmek zorunda olacaklar. Kurumlar bu ve benzeri yönetmelik ve standartların belirlediği güncel gerek-sinimler doğrultusunda doküman yönetim sistemleri ile bütünleşik olarak ugulamaya alacakları e-kayıt (Records Management) yönetim uygulamalarına yönelecekler, kontrollü kayıtları, güvenli bir ortamda, gerek iç gerekse dış kaynaklarca denetime açmak ve doğruluğu kanıtlanabilir şekilde paylaşımını sağlamak durumunda kalacaklardır.

BTHaber Dergisi Şubat 2005 bildirisinin tam metni


Go to top
DMC Firewall is developed by Dean Marshall Consultancy Ltd