Değişim ve gelişimin son derece hızlandığı ve yeniliklerin gerisinde kalanların sektörlerinin dışına itildiği günümüz bilgi toplumunda bilgi ve belgeler, kurumların varlığını güçlendiren en önemli unsur olarak kabul edilmektedir. Artık sahip oldukları kurumsal bilgilerin, işgücü, sermaye ve hammaddeden daha önemli olduğu bilincine varan organizasyonlar, bilgi üretimi, kullanımı ve paylaşımını düzenleyen ve dolayısıyla kurumsal işleyişe hız kazandıran bilgi ve belge yönetiminin önemini görebilmektedirler.

Bilgi ve belgenin yönetimi, bireysel ve kurumsal, kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilgi ve basılı yada elektronik hertürlü belgenin kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve paylaşılması işlemlerinin organizasyonun yapısına göre uyarlanması ve uygulanmasıdır. Bilgi ve belge yönetiminin amacı, kuruma değişen koşullara uyabilmesi ve yeteneklerini artırabilmesine olanak sağlayarak artı değer kazandırmaktır.

Bilgi ve belgeler, her kurum için hayati önem taşır. Önemli bilginin sistem içinde tutulamaması, tutulan bilginin kaza sonucu sistemden çıkartılması, önemli bilginin kasıtlı olarak silinmesi, zarar verilmesi ve bozulması, bilgiyi tanımlayan içerik ve metadatanın kaybı ve önemli bilgiye yetkisi olmayan kişilerin erişmesi şeklinde risk faktörleri bulunmaktadır.

Bilgi ve belge yönetimi, kurumsal içerik yönetimi ihtiyacını bütünsel bakış açısıyla ele alır ve stratejik olarak teknolojileri, içerik ve süreçlere kontrollü yaklaşımın bir parçası olarak görevlendirir.

Kelime işlem, tablo ve sunumlar ofis dosyaları ve bu dokümanların çok çeşitli versiyonları ile JPEG, TIFF, PNG gibi resim dosyaları ve e-postalar ile eklentileri, network, bilgisayar, telefon ve PDA’lar içindeki sistem dosyaları ve bunun gibi birçok bilginin ve belgenin yönetilmesi gerekmektedir. Bilgi ve belge yönetimi, riskleri, BT maliyetlerini ve çabayı azaltıp, üretkenlik ve kullanıcı memnuniyetini artırarak kullanıcılara, yöneticilere ve BT çalışanlarına birçok fayda sağlar.

Küçük bir roman, yaklaşık bir megabyte bilgi içermektedir. Dijital evren, bu kitapların üst üste konulması durumunda 12 kere dünyadan güneşe mesafe katedecek boyuttadır. Günümüzde dijital evrende 281 milyar exabyte bilginin bulunduğunu savunan görüşler, 2011’de bu dijital evrenin, 2006’da olduğundan 10 kat daha büyük olacağını öngörmektedir. Ve, dijital dünyadaki bu boyutta toplam bilginin %30’u, iş dünyası ve kurumlar tarafından oluşturulmakta ve bu bilginin çoğu yönetilmemektedir.

Yurtdışında yapılan araştırmalar sonucunda, e-postalara baktığımızda; şirketlerin sadece %13’ü kurumlarında e-posta yönetim stratejileri geliştirmekte, birçok şirket ise arşivleme ile yedekleme arasındaki farkı görememektedir. Şirketlerin %59’u e-postaların, yedeklemenin bir parçası olarak ya da .pst dosyaları aracılığı ile “arşivlendiğini” belirtmektedir. Yine şirketlerin %56’sının e-posta biriktirmeye ve yönetmeye ilişkin kurumsal politikası bulunmamaktadır.

Şirketler, organizasyon yapıları içinde PARA’yı ve İNSAN’I yönetecek temel sistemlere sahipken, BİLGİ’nin yönetimi konusunda bazı sıkıntılar yaşanmaktadır.

Bilgi yönetimi konusunda, doğru bilgiye istendiği zaman ulaşılamaması, bir bilginin farklı kaynaklarda farklı versiyonlarda bulunması, bilginin dijital ortamda takip edilememesi, güncellenememesi gibi sorunlarla karşılaşılmaktadır.

Kurumların bilgi yönetimi ile ilgili sıkıntılarını ortadan kaldırmanın yolu ise Kurumsal Bilgi ve Belge Yönetimi ile mümkündür. Bu sayede kurumun sahip olduğu tüm bilgi ve belgeler, ulaşılabilir, belirli standartlar çerçevesinde düzenlenilebilir ve güncellenerek etkin biçimde kullanılabilir hale gelir.

Kurumların %40’tan fazlası, elektronik bilgiyi iş kayıtları olarak sınıflandırma politikasına sahip değil. Son kullanıcıların %64’e yakını, kurumlarının hangi KAĞIDIN kayıt olduğunu ve bunların nasıl tutulacağını bildiğine inanırken sadece %34’ü ELEKTRONİK kayıtları değerlendirerek bu anlayışı taşımaktadır. Bu da demek oluyor ki, birçok elektronik bilgi, dijital yığın içinde kaybolup gitmektedir.

Çalışanların, ihtiyaç duydukları bilgiye ihtiyaç duydukları zamanda erişebiliyor olmaları, dünyanının neresinde olursa olursun projeler üzerinde işbirliği içinde olabilmeleri, müşterilerin istedikleri bilgiye anında ulaşabilmeleri ve süreçlerin olması gerektiği düzende işleyebilmesi için bilgi ve belgelerin yönetilmesi gerekmektedir.

Birçok sektörden büyük şirketler, işlemlerini yürütebilmek için çok sayıda doldurulmuş, gönderilmiş, işlenmiş ve onaylanmış kağıt belgeye ihtiyaç duymaktadır. Uzun yıllar boyunca, bu bilgi toplama süreçleri, kağıt-tabanlı ve manuel olarak yürütülüyorken son dönemlerde, BT profesyonelleri yada sistem entegratörleri, görüntü yakalama çözümleri ve özel yazılımlar ile kendi kurumsal içerik yönetim sistemlerini ve operasyonel sistemleri birleştirme imkanına sahip olabilmektedirler.

Günümüzde, bilgi ve belge yönetimi en çok finansal kurumlarda işliyor gibi görünse de yavaş yavaş bu sistemler hizmet sektörü, üretici firmalar ve devlet kurumları tarafından benimsenmekte ve birçok sektör artık kağıdı süreç dışı bırakmanın zaman ve para tasarrufu sağladığı konusunda birleşmektedir.

Şirketler, amaç ve hedeflerini dijital süreçler etrafında geliştirmelidirler. Kağıttan-dijital teknolojilere yapılan yatırımın üretkenliği artırdığı, yatırımın geri dönüşümünü sağladığı ve malzeme ve ofis alanını tüketimini azalttığı kesin bir veridir. Şirketler, daha önceden haftalar alan süreçleri otomatikleştirdiklerinde hem çalışanların daha önemli işleri yapabilmeleri için fazladan zaman kazandıklarını, hem de her yıl milyonlarca dolar kağıt, baskı malzemesi, enerji, nakliye, depolama yeri ve seyahet maliyetinden tasarruf ettiklerini farketmişlerdir.

Bilgi ve belgelerin geliştirilmiş arama, yazı-çözüm teknolojisi, sınıflandırma ve kategorizasyonu ile maliyet ve yapılandırılmamış veri için işleme riskleri azaltılırken aynı zamanda e-posta ve diğer ilişkili içerik arşivleri için kayıt yönetimi, başarıya ulaşma yolunda tek gerçek anlamına gelmektedir.

Aralık 2009


Go to top
DMC Firewall is developed by Dean Marshall Consultancy Ltd