Doküman yönetimi temel olarak, kurumlarda iş sürekliliğinin sağlanması; çalışanlar, iş ortakları ve müşteriler arasındaki işbirliğinin artırılması; yasal ve düzenlemelere dayalı uyum gereklerinin sağlanması; iş verimliliğinin artırılması amaçları ile uygulanmalı. Başarı hedefi olan her sektörde ve her ölçekte kurumun bu sistemleri kullanması gerekli. Doküman yönetim sistemlerinde daha alt seviyede gereksinimlere bakıldığında güvenli doküman paylaşımı, multimedya dosyalarını yönetebilmek, versiyon kontrolü, doküman tarihçesinin izlenmesi ve denetimler, gelişmiş arama olanakları ile bilgiye hızlı ulaşım ve doküman yetkilendirme sayılabilir.

E-postaların da doküman olarak değerlendirilmesi gerekliliğini uzun zamandır vurguluyoruz, bunun yanısıra dokümanların işlem boyutuna ele alınması da diğer önemli nokta. Doküman yönetimi konusunda belirli yatırımları yapmış kurumlarda sırada yapısal olan ve olmayan bilgilerin aynı gereklilik kullanıcıya sunulması, yani iş süreçlerine hız ve doğruluk artırıcı yönde katkıların artırılması var. Bunlara örnek olarak portallerden doküman yönetim sistemlerine bağlantı kurulmasını, CRM ve ERP sistemleri ile entegrasyonu ve CAD/CAM mühendislik sistemleri ile entegrasyonu verebiliriz.

Daha ileri seviye beklentiler ile doküman yönetim sistemleri ile sadece diğer uygulamaların entegrasyonu değil donanım seviyesinde de destek gerekliliği ortaya çıkmaya başlamıştır.

Bu konuda da donanım sağlayıcıları ürün yelpazesindeki ürünleri çeşitlendirmekte ve geliştirmektedirler. Özellikle çok fonksiyonlu cihazlar bu konuda en hızlı gelişen donanım birimleridir. Yazıcıların gelişiminde önce ev kullanımı amacıyla kullanıma sunulan çok fonksiyonlu cihazlar, artık çok yüksek performanslarla kurumsal seviyede de hizmet verecek nitelikler kazandı. Kurumlar belirli seviyedeki baskı işlerinden, yazıcıdaki bir dokümanın eposta ile gönderimine kadar pek çok gereksinimini bu cihazlarla karşılamaya başladı. Daha ileri noktada doküman yönetim sistemleri ile entegrasyon gereksinimleri de ön plana çıkmaya başlıyor. Artık, bu cihazlarla taranan dokümanların doğrudan veri işleme veya doküman yönetim sistemlerine aktarımı mümkün. Sürecin yapısına ve uygulamaların özelliklerine göre dokümanın indekslenmesi bile bu cihazlar üzerinden yapılmak suretiyle başka herhangi bir müdahaleye gerek olmaksızın doküman yönetim sistemlerine bilginin kaydedilmesi mümkün. Veya, indekslenen bilginin kurgulanan yapı doğrultusunda iş akış sistemleri ile entegre edilerek otomatik süreç başlatma söz konusu. Böylelikle bilginin kağıt ortamda dolaşmasının getireceği olumsuzluklar da ortadan kaldırılmış oluyor.

Bir diğer çözüm alanı veri yakalama çözümleri ile entegrasyon sonucunda verilerin doküman içerisinden algılanması ve doğrulanmak suretiyle direk olarak veritabanı uygulamalarına aktarılmasıdır. Burada da bilgi girişinde gerek hız gerekse doğruluk konularında avantaj yaratılmaktadır.

Dağıtılmış yakalama teknolojilerinin bu şekilde desteklenmesi ile kurumlar operasyonel maliyetlerini azaltmakta, müşteriye cevap sürelerini kısaltarak rekabet avantajını ve bilgiyi kaynağında işleyerek süreç verimliliklerini artırmaktadır. Çok fonksiyonlu cihazların kullanımı ile doküman yönetimi fonksiyonları açısından maliyetlere olan katkılarının %40ın üzerinde olduğu varsayılmaktadır.

BTHaber Dergisi Mayıs 2008 Doküman Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni


Go to top
DMC Firewall is developed by Dean Marshall Consultancy Ltd