Özellikle 2006 başından itibaren içerik yönetimi, kurumların gündemine ve gereksinim listesine hızla girmeye başlayan bir konu oldu. Gerek sektörel standartların, gerek iş yapış yöntemlerinin gerektirdiği zorunluluklar ve gereksinimler gerekse e-imza gibi yasal uygulama değişikliklerine geçiş yolunda hazırlıklar kurumları içerik yönetimi konusunda arayışlara yöneltti. Henüz ülkemizde daha yaygın olarak büyük ölçekli kurumlardan doküman yönetimi, dijital arşiv yönetimi gibi konularla karşımıza çıkan kullanım alanları dünyada daha ileri aşamalarda yer bulmaktadır.

Doküman yönetiminin çekirdek uygulama olarak kabul edilmesi ile başlayan projelerde kurumsal içeriği barındıran e-posta uygulamaları ve mesajlaşma sistemleri ile entegrasyona olan gereksinim de farkedilmektedir. Sektörel standartların veya bilgi standartlarının baskın olarak ön plana çıktığı sektörlerde ise kayıtların orijinal halleri ile saklandığını garanti eden sistem ihtiyaçları kısa zamanda oluşacak bir diğer alt uygulama alanı olacaktır. Eğilim, bu şekilde içeriğe yönelik çok çeşitli uygulama alanlarının tek noktadan entegre ürünler olarak sunulması ile, kullanıcılara etkin platform çözümler ürütmek yönündedir. Özellikle doküman yönetim sistemin en yakın uzantısı olarak entegre e-posta yönetim sistemlerine olan gereksinim hızla artmaktadır.

Geçen 30 yıl içinde mesajlaşma sistemleri tekil bireyler arası iletişim kanalı olmaktan çıkarak global ağ düzeninde, kurumsal seviyede milyonlarca kullanıcının faydalandığı bir ortam haline geldi. Eskiden sadece metin tabanlı içerik barındıran e-postalar şimdi farklı formatta, çoklu ve yapılandırılmamış içeriği bütünleştiren taşıyıcı bir meta olarak çok yaygın bir biçimde kullanılıyor ve birçok kurum için informal yapısına rağmen en önemli kurumsal iletişim kanallarının başında geliyor. Çeşitli araştırma raporlarına göre günlük üretilen kurumsal e-posta trafiğinin büyüklüğü 2000 yılında 9.7 milyar adet iken bu sayını 2006 itibarı ile 40 milyarı aşacağı öngörülüyor. Birçok kurum için e-posta sistemi (istemciler de dahil olmak üzere) dağıtık bir içerik deposu haline gelmiştir. Dış kaynaklı verilere göre bilgi odaklı çalışan bir eleman yılda toplamda 25.000 giden/gelen mesaja üretici veya tüketici konumunda dahil olmakta ve bu sayı yıldan yıla artan bir eğilim göstermektedir. Ancak iletim amaçlı tasarlanan e-posta sistemleri koruma ve saklama amaçlı geliştirilmediklerinden bir çok kurumda biriken içeriğin büyüklüğü sebebiyle yönetim zorluğu yaşanmakta, kullanım kapasite sorunları ve daha da ötesinde bilgi kaybı riski oluşmaktadır.

Özellikle bilgi kaybının yaratacağı risk minimizasyonunu hedefleyen kurumlar, iş süreçleri açısından kritik bilgilerin %60-70 oranında e-postalarda tutulduğunu gözönüne almalıdırlar. Kavramsal bütünlüğe sahip, ekler düzeneğinde çoğul içeriği barındırması sebebiyle gerek mesajların iletildiğine dair kayıtların, gerekse iletilen ekli tüm içeriğin “kurumsal kayıt” statüsünde değerlendirilerek korunma politikalarının oluşturulması gerekliliği birçok kurumun güncel gündemine girmiş durumdadır. Gittikçe daha yaygın bir biçimde çözüm aranan konuların başında gelen e-posta yönetiminde temel gereksinim “e-postalarda tutulan içeriğin kurumun iş süreçleriyle ve entelektüel bilgi sermayesi ile olan ilişkilerini kaybetmeyecek şekilde saklanması, yönetilmesi, arandığında kolaylıkla ve kontrollü bir biçimde ulaşılabilmesinin sağlanabilmesi” olarak tanımlanmaktadır. Bu konunun önemini artıran bir diğer husus ise e-postaların kritik ve gizli bilgiler de içermeleri sebebiyle hukuki davalara da gittikçe artan bir sıklıkta konu olmalarıdır. Yine dış kaynaklı verilere göre, her beş kurumdan biri mahkemeler tarafından iletilen talepler doğrultusunda dava konusuna yönelik kurum içinde oluşturulmuş veya edinilmiş e-postaları belgelemek zorunda kalmaktadırlar. Türkiye açısından değerlendirildiğinde Avrupa birliği uyum süreci ve uluslararası yasal denetim standarlarının uygulanması zorunluluğunun yaygınlaştığı birçok sektörümüz açısından benzer gelişmelerle yurdumuzda da yakın gelecekte karşılaşılacağı dikkate alınmalıdır.

Basit anlamda arşivleme ihtiyacının ötesine geçen e-posta yönetiminde, e-postalara ulaşım ve kontrol mekanizmaları gerçek zamanlı aktif bir gözetime dayandırılmaktadır. Özellikle denetime tabi birçok kurum açısından kurumdan gönderilen bir e-postanın eğer uyumluluk standartları veya hukuki açıdan kuraldışı değerlendirilebilecek içeriğe sahipse filtrelenebilmesi veya gönderildiğinin izlenebilirliğinin sağlanması büyük önem taşımaktadır.

Bununla birlikte kuruma gelen mesajların da kontrollü bir biçimde kayıt altına alınarak daha aktif bir biçimde gözlemlenmesi öncelikli hedefler arasına girmektedir. Gözetim ve izlenebilirliğin yanısıra kurumların gelişen taleplerinin yoğunlaştığı nokta, e-postaların içeriğe bağlı olarak metaveriler doğrultusunda işaretlenebilmesi, kategorize edilebilmesi ve kurumsal içerik yönetim stratejilerine paralel doğrultuda yaşam döngülerinin tanımlanarak yönetilebilmesidir. Zira hukuki araştırmalara dayanak teşkil edebilecek, yasa ve kurallar gereği tanımlanmış süreler boyunca korunması gerekebilecek e-postalar, kısa bir geçerlilik süresi sonrasında saklanmasına gerek duyulmayacak e-postalardan ayırdedilebilmelidir. E-postalara yönelik gizlilik statüleri gözetilmeli, bununla birlikte kategorizasyonunda içeriğin kurumsal süreçlerle olan entegrasyonu gözönüne alınmalıdır.

Tipik bir çalışanın kurumsal amaçlı oluşturduğu bir e-postanın kullanım fazlarına gözatmak gerekirse, ilk fazda çalışan, e-postanın içindeki bilgi üzerinde çalışır, mesaja cevap, ilintili gözden geçirme veya karar içerikli yeni mesajlar üreterek bir mesaj zinciri oluşturur. İkinci fazda çeşitli sorular veya başvurular üzerine ilk fazda oluşturulmuş mesaj ve içeriklere ulaşma ihtiyacı oluşur, referans göstermeye dayanan çevre bilgiler üretilir. Üçüncü fazda ise sözkonusu mesajlar temelde denetim zorunlulukları veya kanıt gösterme gibi sebeplerle iş kaydı statüsüne ulaşır ve saklama/koruma periyodu başlar. Bu sebeple e-posta yönetimini sağlayan sistemlerde içeriğin geçtiği tüm fazlara yönelik yönetim ihtiyaçları ele alınabilmelidir.

Kurumların çözüm arayışlarını, operasyonel seviyede yeralan depolama ihtiyaçlarının yanısıra mutlaka yaşamdöngüsü kurallarının işletilebileceği parametrik yapıların ve kategorizasyona yönelik meta-veri yönetiminin sağlandığı, geniş arama ve sunum yeteneklerinin sunulduğu ve e-postaların kurum içeriğinin bütünü ile olan ilişkilerinin tümleşik bir biçimde yönetilerek koruma politikalarının işletilebildiği platform çözümlere yöneltmeleri yatırım kazanımlarının verimliliği açısından büyük önem taşımaktadır.

Pazar büyüklükleri açısından değerlendirmek gerekirse, Gartner tarafından yapılan öngörüler doğrultusunda dünya genelinde 2006 Kurumsal İçerik Yönetim yeni lisans pazar büyüklüğünün 1500 milyon USD civarında olacağı tahmin edilmektedir. DPT tarafından, Peppers-&Rogers Group aracılığı ile 2005 yılında yapılan Ulusal Bilgi Toplumu Stratejisi çalışmasında, Türkiye bilgi teknolojileri sektörünün, potansiyelinin altında bir geliştirme gösterdiği belirlenmiş ve donanım satış potansiyeli dikkate alınarak dünya ile orantılandığında hizmet ve yazılım alanlarında olması gereken pazar büyüklüklerinin ancak yaklaşık %30 oranında gerçekleştirilebildiği saptanmıştır. Oranında AB müktesebatı ile uyum ve etkin rekabet koşullarının tesis edilmesi durumunda toplam yazılım iç pazarında, 2006'dan itibaren yaklaşık yıllık %16'lık büyüme beklenmektedir. Bu veriler ve Global Insight ve Gartner Dataquest Mart 2005 dünya geneli değerlendirmeleri dikkate alınarak Türkiye yazılım pazar büyüklüğünün 2006 yılında dünya yazılım pazarının binde 6'sı olacağı olacağı beklenmektedir. İyimser bir tahminle benzer bir oranın Türkiye'de Kurumsal İçerik Yönetimi pazarı için de geçerli sayılabileceği düşünülebilir. Ancak bu büyüklüğe erişmek için gerek özel sektörde gerekse kamu sektöründe Kurumsal İçerik Yönetimi teknolojilerinin genel yazılım yatırımlarında elde edeceği penetrasyon oranının dünya genelini hedeflemesi gerekmektedir.

BTHaber Dergisi Haziran 2006 Doküman Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni


Go to top
Our website is protected by DMC Firewall!