Genel tanımıyla BPM, kurumsal süreçleri oluşturmak ve geliştirmek için kurum pratiklerini, tekniklerini ve yöntemlerini kullanan bir kurumsal disiplin ya da fonksiyondur. Bunun yanı sıra yeniden yapılanma, toplam kalite yönetimi yada 6sigma kalite yöntemleri, dış kaynak kullanımı ve yalın imalat gibi süreç geliştirmeler de BPM olarak değerlendirilebilir.

Manuel yada otomatikleştirilmiş olsun şirketler, kurumlarında dağınık olarak parça parça uyguladıkları süreç geliştirme yöntem ve tekniklerinin, kayda değer sonuçlar ortaya çıkarmadığını fark ediyorlar. Bu nedenle eğer üretim bölümünüz 6sigmayı, pazarlama departmanınız “müşterinin sesi” tekniklerini kullanıyorsa ve bunları birbirleriyle konuşmadan yapıyorlarsa, bu süreç yönetimli bir kuruma sahip olunduğu anlamına gelmez. Süreçle ilişkili kurumsal disiplinlerin birbiriyle sürekli iletişim halinde olması, kurumsal performans geliştirme ve verimlilik için gereklidir.

Kurumsal iş süreçlerini (BPMS) kullanmaya karar veren şirketler bu kararı alırken şu ihtiyaçları göz önünde bulundurmaktadır:

  • Süreçlerin sıklıkla değişmesi: Bu durum, muhtemelen BPM sistemlerini kullanmayı düşündüren en önemli nedenlerden biridir. Önceleri sürekli tekrarlanabilir süreçler bulmanız ve bunları otomatikleştirmek için BPM kullanmanız konusunda sürekli tavsiyede bulunulurken günümüzde sürekli değişen (özellikle sıkça tekrarlanan), uygulama olarak geliştirmenin yeterli kazanımı ve etkinliği sağlamadığı ve özellikle değerli süreçler için BPM kullanımı tavsiye ediliyor. Çünkü bu süreçler genellikle insan ve bilgi ağırlıkta olmaktadır.
  • Süreçlerin değer zinciri boyunca otomatikleştirilip izlenmesi: Kurumsal bir süreci gerçekten anlamak için ona müşteri penceresinden bakmak ve kurum dışında gerçekleşen adımlar da dahil (tedarikçiler, kurumsal ortaklar, bayiler, franchising’ler ve diğer müşteriler) süreçteki bütün adımları analiz etmek gerekir. Süreçleri değer zinciri boyunca otomatikleştirmek mücadele gerektirir ve BPMS buna yardımcı olur.
  • Fonksiyonlar arası süreçlerin desteklenmesi: Kurumsal süreçler departmanlar ve roller arasında uç uca bağlıdır. Bu nedenle süreçlere fonksiyonel departmanlar boyunca bakmak ve aralardaki beyaz noktaları yakalayarak yok etmeye çalışmak gerekir. Düşük riskli bir görev örneği olarak, izin talebinde bulunan bir personel isteğinin insan kaynakları departmanı ile olan iletişimi verilebilir. Bu tür süreçlerdeki atlamalar iş kaybı açısından bir etki yapmıyor olsa da, müşteriye dokunan süreçlerdeki atlama ve süreler kuruma zarar verecek ve iş kaybına neden olacak nitelikte olabilir. Eğer roller arası bir süreci otomatikleştirme ihtiyacı olursa bir BPM sistemi bunu yapmak için en iyi yol olacaktır.
  • Kurumsal kullanıcılara yada müşterilere taleplerin durumlarını yada işin ilerlemesini izleme imkanı verilmesi: BPM sistemleri, kurum içindeki ya da dışındaki işlerin durumlarını izlemek için özel olarak tasarlanmıştır. Bu sayede büyük ölçüde müşteri memnuniyeti sağlanır.
  • “Legacy” ve bağımsız uygulamaların ömrünün uzatılması: Yenilenmesi gereken eski veya bağımsız çalışan ancak ortak veri kullanan uygulamalar yada uygulamalar grubu olması durumunda bu uygulamaların entegrasyonu amacıyla üst katman olarak yerleştirilecek bir BPM uygulaması ile süreç işleyişine ek değer sağlanmış olur. Bu şekilde BPM sistemlerini konumlandıran bir çok şirket, bakım yükünü büyük ölçüde azalttığı ve maliyetleri düşürdüğünü gözlemlemiştir.
  • Süreçlerin ölçülebilir ve hizmet seviye anlaşmalarına uygun işletilmesi : BPM sistemleri yöneticilere işin yürütülmesi ile ilgili pek çok veri sağlayarak güçlü bir şekilde desteklemektedir. Süreçleri işleyişleri boyunca gözlemlemek veya bittikten sonra performansını izlemek kolaylıkla gerçekleştirilebilir. Anahtar performans göstergeleri belirleyerek BPM sistemlerini kurgulamak, yöneticilere etkin bir yönetim aracı sağlar.
  • Hatalar oluşan, çelişkili yada çabalarla sürdürülen manuel çalışmanın düzeltilmesi: BPM, BT sistemlerini yenileme konusunda çekincesi olan şirketler için gerçek bir fırsattır. Bu tür süreçler için bir BPM sisteminin uygulanması şirketlere büyük kazanç sağlayacaktır. Özellikle karmaşık kurallar içeren veya uçtan uca karmaşık yapıya sahip süreçlerin manuel işletilmesinde hata potansiyeli yüksek olduğu için bu tür süreçler verilmeye adaydır.
  • Süreç bilgisinin yakalanması: Kurumsal süreçlerin BPM sistemleri üzerinde işletilmesi kurumların daha fazla süreç bilgisi kazanmasına yardımcı olur. Böylece kurum içerisindeki bilgi birikimi ve verimlilik artar. Süreçleri daha verimli hale getirecek veri elde edilmiş olur.

Go to top
DMC Firewall is a Joomla Security extension!