ResourceTrack, Mind2Biz tarafından avukat, danışman gibi profesyonel nitelikli uzmanlık gerektiren çalışan kadrosuna sahip işletmelerde kullanım amacıyla tasarlanmıştır.

Müşteri, müvekkiller ve onların dava veya proje gibi iş türlerindeki çalışma sürelerinin ve ilgili masrafların izlendiği, raporlandığı, faturalamanın yapılarak müşteri ödemelerinin takip edildiği bir iş takibi çözümü olarak kurumlara daha etkin ve izlenebilir çalışma ortamı sunar.

shutterstock 73002481

Zaman Takibi

Proje, dava ve benzer işlerde görev alan çalışanlar gün ve iş bazında çalışma sürelerini tanımlar. Girilen süreler yetkili kullanıcılar tarafından müşterilere raporlanmak üzere gözden geçirilir ve onaylanır. Gerekirse orijinal kayıtlar korunarak bilgilerde değişiklik yapılabilir. Farklı kayıt grupları oluşturularak çeşitli analizler yürütülür. 

shutterstock 73002043

Masraf Takibi

Çalışanlar, gün ve iş bazında yaptıkları masrafları tanımlar. Masraflar farklı para birimlerinde tanımlanabilir. Süre bilgilerinde olduğu gibi, girilen masraflar yetkili kullanıcılar tarafından müşterilere raporlanmak üzere gözden geçirilir ve onaylanır. Farklı kayıt grupları oluşturularak kayıtlar üzerinden çeşitli analizler yürütülür. 

İşlerin Takibi

İşler, yetkili kullanıcılar tarafından çeşitli temel özellikleri ile tanımlanır. İşlerin adımları ve birbirleri ile olan ilişkileri izlenebilir. Adımların tamamlanma durumları çalışanlar tarafından güncellenir.
E-posta olarak oluşturulan günlük iş özetleri, Microsoft Outlook takvim kayıtlarına dönüştürülebilir. 

Faturalama

Müşteriler için istenen zamanda ve dilenen tarih aralığı için proforma fatura, veya fatura oluşturulabilir. Faturalarda ilgili döneme ait tutarların zaman, masraf ve çalışma detayları görüntülenir.

Müşteri Ödemeleri

Yapılan ödemeler sisteme kaydedilerek müşterilerin borç alacak durumları izlenir. Girilen ödemelerle, istenirse fatura kapatma yapılabilir veya müşteri hesabı açık hesap şeklinde işletilebilir.

Avans Takibi

Yöneticiler çalışanlara, yaptıkları masraflara karşılık olarak avans tanımlar. Avanslar farklı para birimlerinde tanımlanabilir. Çalışanlar avans durumlarını kendi ekranlarından güncel olarak izleyebilirler.

Fatura Oluşturma

Yetkili bir kullanıcı zaman veya masraf kayıtlarından fatura veya makbuz oluşturulabilir. Stopaj, iskonto, KDV oranları tanımlanabilir. Süre bazlı olmayıp, aylık sabit  ücretli, proje bazında vb. sözleşme türleri için de fatura oluşturulabilir.

Takvim Görünümü

Kayıt girişi yapılırken tercihe göre takvim veya liste görünümü seçilebilir. İkisi arasında anlık geçişler buton aracılığı ile hızla sağlanır. Takvim görünümünde gün kutusu üzerinde ilgili zaman ve masraf toplamları yer alır.

Farklı Dil Desteği

Uygulamada çoklu dil desteği bulunmaktadır. Standart olarak İngilizce ve Türkçe dilleri destek-lenmektedir. Ayrıca müşteriler için farklı iletişim dilleri tanımlanabilir. Proforma fatura vb. belgelerde müşteri iletişim dili kullanılır.

Müşteriye Özel Şablon

Proforma fatura oluşturulurken müşteriye özel şablonlar kullanılabilir. Tek seferde birden fazla müşteri için proforma fatura oluşturulabilir. İstenen dillerde proforma fatura oluşturulabilir. Şablonlarda logo kullanımı, font, görsel ve benzeri kurumsal kimlik unsurları yansıtılabilir.

Excel Gibi

Onay ve sonrası aşamalarda seçilen kayıtlar Microsoft Excel’e aktarılabilir veya kayıtların doğrudan yazıcı çıktısı alınabilir. Kullanıcı alışkanlıkları gözönünde bulundurularak Liste fonksiyonları Microsoft Excel görünümü ve işlevlerine benzetilmiştir.

"Cross-Out"

Masraf veya süre bilgilerinde değişiklik yapılması durumunda
eski bilgiler sistemde “cross-out” olarak saklanır, istenirse geri dönülür. Performans raporlarında orijinal değerlerle değişiklikler birlikte değerlendirilir.

Cari Hesap Takibi

Müşteriye ait alacak, borç ve bakiye bilgileri izlenir. Müşteriler fatura, makbuz, dekont ile borçlandırılırlar. Ödeme alındıkça fatura kapatma yapılabilir veya açık hesap işletilerek müşteri bakiyeleri
izlenir. Ödeme durumları fatura
bazında görsel olarak izlenebilir.

Fiyat Listesi

Her müşteri için işi yapan çalışanın birim fiyat bilgileri tanımlanır. Toplu fiyat tanımlama seçenekleri bulunur. Onay aşamasında istenirse özel bir kayıda ilişkin birim fiyat bilgisi değiştirilebilir.

Doküman Yönetimi ile Entegrasyon

Uygulama, dünya genelinde hukuk sektöründe lider konumdaki OpenText eDOCS Doküman Yönetim Sistemi ile entegrasyona sahiptir. Kullanıcı, müşteri ve proje bilgileri
her iki sistemde ortak kullanılır. Belgeler eDOCS sistemine kaydedilir.

Para Birimleri

Birim fiyatlar ve masraflar farklı para birimlerinde tanımlanabilir: TL, USD, EURO, GBP. Kur çevrimleri günlük bazda otomatik olarak TCMB verileri kullanılarak yapılır. Gerekirse sabit kur tanımlaması veya ilgili günün kuru üzerinden çevrim seçenekleri kullanılır.

Hatırlatma ve Uyarılar

İş türleri bazında, esnek bir hatırlatma mekanizması işletilir.
Hatırlatma aralıkları, işlerin
kritiklik derecelerine göre belirlenir. Günlük olarak iş özeti şeklinde kullanıcılara gönderilen eposta ile Microsoft Outlook takvim kaydı yaratılması sağlanabilir.

Filtreleme, Gruplama,
Arama

Kayıt ekranında çeşitli kriterlere
göre arama yapmak, gruplama yapmak mümkündür. Her kullanıcı kendi ekranını özelleştirebilir ve sonraki oturumlarda bu ayarlar üzerinden çalışmalarını sürdürebilir. Tablolarda kolonlar bazında filtreleme yapılabilir.

VersiyonAçıklama

v.3.5 CU2

Bu versiyon ile faturalama, fiyatlandırma ve avans takibi konusunda ek fonskiyonel özellikler getirildi. Ayrıca OpenText eDOCS DM doküman yönetim sistemi entegrasyon daha ileri seviyeye taşınarak herhangi bir müşteri/müvekkil veya iş/proje kaydındayken, doğrudan o müşteri veya işin dokümanlarına erişim (doküman yönetiminde tanımlı erişim yetkileri korunarak) sağlandı.

v.3.5 GA

Bu versiyon ile zaman bazlı faturalama yapılacak işler için kayıt bazında proforma aşamasına kadar “faturalanmayacak” haline dönüştürme olanağı sağlandı. Masraf Formu’nun daha parametrik hale getirilmesi ile kullanım esnekliği getirildi. İş Takip bölümünde tüm firmanın haftalık iş planlarının iş türü bazında yetkili kişilere eposta ile dağıtımı sağlandı.

v.3.0

ResourceTrack, TaskTrack modülünün eklenmesiyle daha kapsamlı hale getirildi. Dava, danışmanlık, proje, fikri mülkiyet izlenmesi türü ‘iş’lerin etkin takip edilebilmesinin amaçlandığı TaskTrack modülü işlerin çalışanlara atanması, adımlarına bölünmesi, kritik tarihlerin epostalarla hatırlatılması fonksiyonlarını içerir.

v.2.5

ResourceTrack, uygulanan geliştirmeler ve planlanan gelişim yol haritası dikkate alınarak yeni sürümü ile yayınlandı.

v.2.0

Mind2Biz’in insan kaynağına ve uzman profesyonellere dayalı çalışma yapan firma ve ekipler için geliştirdiği uygulaması, uygulanan geliştirmeler ve planlanan gelişim yol haritası dikkate alınarak ResourceTrack olarak yeniden adlandırılarak yeni sürümü ile yayınlandı. 


ResourceTrack v.3.5 CU2 ile Gelen Özellikler

  • Faturalara ve proforma faturalarda iskontoyu yüzde olarak belirtme fonskyionunun yanısıra tutar olarak belirtme imkanı getirildi.
  • Çalışma koşullarıyla ilgili anlaşma öngörüyorsa, faturalara otomatik olarak yüzdesel ek maliyet yansıtma imkanı tanındı. Genel maliyetler müşteri ile anlaşılan yüzde üzerinden otomatik olarak şarj edilebiliyor.
  • Fiyat listesinin iş/proje ve yapılan çalışmanın detay özelliği bazında farklılaştırılması olanağı sağlandı. Böylece yapılan işin niteliğine göre aynı iş için farklı birim fiyatlar kullanılabilecek.
  • Çalışan avanslarının iki tarih arası ve müşteri/müvekkil ve iş/proje detaylarını da kapsayacak şekilde izlenebilmesi olanakları eklendi. Avanslar silinemeyecek hale getirildi, ancak silindi olarak işaretlenebilecek. Avans durumunu izlerken henüz onaylanmamış kayıtların da dahil edilmesi seçeneği sağlandı.
  • OpenText eDOCS DM doküman yönetim sistemi entegrasyonu daha ileri seviyeye taşındı. Herhangi bir müşteri/müvekkil veya iş/proje kaydındayken, doğrudan o müşteri veya işin dokümanlarına erişim (doküman yönetiminde tanımlı erişim yetkileri korunarak) sağlanabilmekte.

ResourceTrack v.3.5 GA ile Gelen Özellikler

  • Zaman bazlı faturalama yapılacak işler için kayıt bazında “faturalanmayacak” haline dönüştürme olanağı sağlandı. Bu dönüştürme proforma aşamasına kadar herhangi bir aşamada yapılabiliyor.
  • Doğrudan fatura oluşturma işleminde Konu seçim olanağı eklenerek tek bir işe ait fatura oluştururken bunun sistemsel olarak da izlenebilir olması sağlandı.
  • Kayıt giriş ekranından oluşan Masraf Formu’nun daha parametrik hale getirilmesi ile kullanım esnekliği getirildi.
  • İş Takip bölümünde tüm firmanın haftalık iş planlarının iş türü bazında yetkili kişilere eposta ile dağıtımı sağlandı. Bu gönderimin hangi zamanda yapılacağı parametrik olarak yetkili kullanıcılar tarafından tanımlanabilir şekilde ayarlandı.
  • İş takip bölümünde Not olarak eklenen bilgilerin müşterilere gönderilebilecek şekilde bir rapor olarak düzenlenmesi olanağı eklendi.

ResourceTrack v.3.0 ile Gelen Özellikler

  • İşler, yetkili kullanıcılar tarafından, işin geliş şekli, tarihi, tamamlanması gereken tarih, ilgili kurum, iş değeri gibi temel özellikleri ile tanımlanır. İşlerin adımları ve birbirleri ile olan ilişkileri izlenebilir.
  • Adımlar ile ilgili istenen sayıda not eklenebilir.
  • İş adımlarının durumları çalışanlar tarafından "Açık", "Tamamlandı" ve benzeri statülerle güncellenir.
  • Tamamlanmış veya pasif hale getirilmiş işlere ait kayıtlar da sistem içerisinde izlenmeye devam edilir.
  • İş türleri bazında, hatırlatma sistematiği esnek bir şekilde tanımlanır. Hatırlatma aralıkları, işlerin kritiklik derecelerine göre belirlenir.
  • Hatırlatmalar günlük olarak iş özeti şeklinde kullanıcılara eposta ile iletilir. İstenirse bu mesajdaki linklerden yararlanılarak Microsoft Outlook takvim kaydı yaratılması sağlanabilir. Bu hatırlatmanın o işe atanmış kişilerden hangilerine gönderileceği de opsiyonel olarak seçilebilir.

ResourceTrack v.2.5 ile Gelen Özellikler

  • Eklenen “Yazdır” özelliği ile ekran görüntüsünün, doğrudan yazıcı çıktısı olarak alınabilmesi
  • Zaman ve masraf kayıtlarını görüntüleyebilmek için Kayıtlarım ekranında liste görünümünün yanı sıra takvim görünümü ile de işlem yapılabilmesi.
  • Günlük kurların TCMB dan otomatik aktarımı ile Statement/Proformaların istenirse günlük kurlar baz alınıp çevrilerek oluşturulabilmesi
  • Eklenen Avans modülü ile çalışanlara verilen avansların avans hareketleri ve kaydedilen masraf kayıtları üzerinden bakiyelerin izlenmesi
  • Avans modülü ile çalışanların kendi avans bakiyelerini takip edebilmesi
  • Onay için yetkili kişiye gelen kayıtların,”geri gönder” özelliği ile değişim yada düzeltme amacıyla kaydı oluşturan kişiye geri gönderilebilmesi
  • Statement/Proforma oluşturulurken dip toplam üzerinden iskonto uygulayabilme olanağı

ResourceTrack v.2.0 ile Gelen Özellikler

  • Microsoft .NET Framework 4
  • Yenilenmiş arayüz, daha belirgin yazı tipleri/simgler
  • Pencere konumu/boyunun hatırlanması
  • Yeni kayıt giriş form ekranı
  • Masraf modülü ile masraf kaydı girişi
  • Kayıtlara opsiyonel kayıt grubu atama
  • Listeleri istenilen kolona göre gruplama, sıralama ve bunun akılda tutulması
  • Listelerdeki kolonları filtreleyebilme
  • Kayıt listelerinde açıklama alanından arama yapabilme
  • “Göreceli tarih” kullanımı (seçeneğe bağlı)
  • OpenText DM eDOCS Edition’a ek olarak dosya sistemine de Statement oluşturabilme
  • Hatırlanan giriş bilgilerini unutabilme
  • Normal kullanıcı yetkilerinde menünün gizlenmesi
  • DM’e kaydedilen statement dokümanlarına atanmak üzere her Client için oluşturulan Matterların
  • kullanıcı arayüzünde gösterilmemesi

Entegre olduğu sistemler

Uygulama, OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi ile entegre çalışmaktadır. Müşteri, dava/proje, kullanıcı gibi sistem verileri her iki sistem tarafından ortak kullanılmaktadır. Ayrıca raporlar, doküman şablonlarına uygun olarak otomatik üretilip doküman yönetim sistemine aktarımı sağlanmaktadır.


RT-Logo-Vr

ResourceTrack
Reclaim your resources!

getresourcetrack.com

Go to top
DMC Firewall is developed by Dean Marshall Consultancy Ltd