Süreç bilgilerini toplamak külfetli ve zaman gerektiren bir işlemdir ve sürekli bir çabaya gereksinim duyar. Kurumların süreç analiz çalışmalarında yararlanabilecekleri keşif servisi, söz konusu bilgilerin en etkin şekilde toplanıp düzenlenmesine yönelik yöntemler barındırır. Servisin verilmesi sırasında süreç ekipleri, iş birimlerinde konu ile ilgili uzmanlığa sahip kişiler ve gereken durumlarda yönetimin katılımı gereklidir.

Kurumlarda keşif servisinin karşılaştığı belirli zorluklar mevcuttur. Bu zorlukları doğru tespit etmek, göz önüne alarak ilerlemek, hedeflenen sonuca ulaşabilmek için kullanılacak yöntemi veya yöntem kombinasyonunu doğru tespit etmek açısından önemlidir.

Parçalı süreç bilgisi

İş birimlerinde konu ile ilgili uzmanlığa sahip kişiler genel anlamda akışa hakim olmakla birlikte süreçte sadece kendilerinin yer aldığı bölümlerin detayını bilirler. Bu duruma kısaca “parçalı süreç bilgisi” denir. Bu zorluğu aşmanın yolu konu uzmanları ile yapılan mülakatlarda ortaya çıkan geçiş noktalarının belirlenmesi ve eğer varsa tutarsızlıkların çözümlenmesidir.

İstisnalar

Konu uzmanları süreci belirli durumları göz önüne alarak aktarırlar, onlar için her durum farklıdır ve genellemek olası değildir. Genellemeye geçebilmek için süreç mülakatlarında iş adımlarının tanımlanması, koşulların nerede ayrıştığının tespiti, zamanlama ve normal akışın dışındaki durumlar gibi bilgilere ulaşılabilmesi gereklidir. Ancak bu şekilde geri dönüşler ve istisnalar belirlenebilir.

Yöntem eksikliği

Konu uzmanlarının süreç analizi ve modelleme yöntemleri hakkında bilgileri ya yüzeyseldir ya da hiç yoktur. Bu durumda konu uzmanlarının analistler tarafından oluşturulan model taslakları üzerinde değerlendirme yapması çok zor olur. Bahsedilen zorlukları aşarak etkin bir keşif çalışması yapabilmek için çeşitli alternatifler değerlendirilir ve kurum koşullarına en uygun yöntemler kullanılır.

Kanıta dayalı keşif

Kanıta dayalı keşif, doküman analizi, gözlem yapılması ve benzeri yöntemleri barındırır. Temelde doküman analizi bu yöntemin en etkin unsurudur. Her yöntem gibi kendine özgü kolaylaştırıcı özelliklerinin yanı sıra dikkat edilmesi gereken dezavantajları bulunur.

Görüşmeye dayalı keşif

Görüşmeye dayalı keşif, konu uzmanları ile yapılan mülakatlarla ilerler. Duruma göre iki farklı yaklaşım kullanılır. Birinci alternatif sürecin çıktıları ve sonuçlarından başlayarak geriye doğru yönlenmek, ikinci alternatif ise süreci başlatan durumları dikkate alarak başlangıçtan sonuca doğru ilerlemektir. Her iki yaklaşımın kendi özgü avantaj ve dezavantajları vardır. Gerektiğinde kombine edilerek kullanılır.

Atölye bazlı keşif

Atölye bazlı keşif konu uzmanları bir araya getirilerek yapılır. Ön şart kurum kültürünün açıklık, katılım ve yaratıcılık gibi değerlere sahip olmasıdır. Bu şartların sağlanamadığı durumlarda bu yöntem sadece mülakatlar sonrası çelişkili durumların çözümlenmesi için kullanılır.