Bir kurumda iş süreçleri yönetimi disiplinini yerleştirirken süreçlerin sürekli gelişimini amaçlayan bir yaklaşım uygulanmalıdır. Günümüzde iş süreçleri yönetimini kurumun işleyen bir parçası haline getirmek için değişik bakış açıları ile oluşturulmuş çeşitli iş süreçleri yönetim modelleri mevcuttur. Bu modeller arasında yer alan İş Süreçleri Yönetimi Yaşam Döngüsü Modeli, iş süreçleri yönetimini aşamalar dahilinde tanımlayan ve kurumlarda bu aşamalara yönelik girişimlerin nasıl organize olabileceğini gösteren bir yönetim modelidir.

İş Süreçleri Yönetimi Yaşam Döngüsü Modeli

Yaşam döngüsü modelinin altı ana aşaması mevcuttur. Bunlar, süreçlerin belirlenmesi, ortaya çıkarılması, analizi, yeniden tasarlanması, uygulanması ve izlenerek kontrol altında tutulması aşamalarıdır.

Yaşam döngüsü modelinin temelinde yatan yöntemlerin başında süreç modelleme gelir. Süreç modelleme bir sürecin nasıl işlediğini somutlaştıran, süreçlerin kapsamını, tetikleyicileri, aktiviteleri ve bağlantılarını, süreç performans ölçütlerini tanımlayan, ortak bir hedef için farklı kaynakların süreç boyunca ne şekilde kullanıldığını gösteren bir analiz tekniğidir. Bahsedilen parçalar belirlenerek dokümante edildiğinde süreçlerin halihazırda nasıl işlediği incelenebilir hale gelir.

İncelemenin amacı gelişim ve değişimi sağlayacak tasarımı belirlemektir. Önemli olan tasarlanan sürecin var olana göre iyileştirilmiş ve amacına uygun olarak etkin ve verimli işletilebilecek olmasıdır. Sistemin işleyişini izleyip sonuçları süreç modeli üzerinden denetleme olanağı sunan simülasyon tekniği ile, tasarlanan sürecin zaman ve kaynak açısından etkinliği ve verimliliğini ölçümlemek mümkündür. Bu çalışma tek seferlik değildir, tekrarlanarak sonuçta kabul edilebilir bir tasarım oluşturulana kadar devam eder.

Uygulamada farklılaşma doğaldır

Beklendiği üzere yaşam döngüsünde tanımlanan tüm aşamalar ideal bir düzlemde ilerlemez, döngünün tamamlanmadığı durumlar da söz konusu olabilir. Örneğin bir kurum sadece süreçleri dokümante etmek isteyebilir, henüz yeniden tasarlama olgunluğuna erişmemiş veya başka nedenlerle tercih etmemiş olabilir. Buna rağmen yaşam döngüsü modeli, işlemlerin birbirleri ile ilişkilerini açıklığa kavuşturmak ve süreç yönetimine bütünsel katkısını göstermek için yardımcıdır.

Bu yeni yaklaşımın tümüyle uygulanması kurumdan kuruma farklılık gösteren bir süre alacaktır. Önemli olan kurumun “fonksiyonel” (görev ve uzmanlık) bakış açısı yerine “süreç bazlı” (aktiviteler ve katma değer) bakış açısına adapte olabilmesidir. Bu değişimi uygulamak için kurum, öncelikle iş süreçleri yönetimi kapsamında eğitilmiş bir süreç iyileştirme takımı kurmalıdır. Daha sonra bu takım elemanları süreç iyileştirme projelerinde yer almalı ve kademeli olarak süreç odaklı dönüşümü sağlamak için bu disiplini proje bazında sürekli olarak uygulamalıdır.

Sunulan danışmanlık hizmeti iş süreçleri yönetim yaşam döngüsünün her aşamasında gerekli yönlendirmelerin yapılması ve gereken noktalarda gerek yöntem kullanımı gerekse değerlendirme desteği verilmesini kapsar. Bununla birlikte her aşamada hazırlanan çıktılar kullanılarak değerlendirme ve raporlama yapılır.