İş süreçleri yönetimi organizasyonların sürekli gelişimine katkıda bulunan ve kurumların bütünsel performansını artıran bir disiplindir. İşlerin izlenebilmesine yönelik sunduğu yeni süreç bakış açısı her şeyin bütünleşik olması fikri ile başlar ve fonksiyonel olarak yapılanmış geleneksel organizasyon yapısından farklılaşır. Amaç sürecin hedeflediği ürün ve hizmetin ortaya çıkarılması için gereken tüm işlerin, uçtan uca, nerede ve kimin tarafından yapıldığından bağımsız olarak üst bir bakış ile izlenmesidir.

İş süreçleri yönetimi yaklaşımı ile kurum performansı görünür hale gelir. İş ve teknoloji birimleri, işlerin uçtan uca nasıl yürütüldüğünü daha iyi anlar, böylelikle sorunlu ve iyileşmeye açık alanları doğru tespit eder. İş süreçleri yönetimi, maliyet temelli beklentilerin ötesine geçerek müşteri hizmet seviyelerinin gelişmesi, iş yapış yöntemlerinin verim ve çeviklik amaçlı basitleşmesi, risklerin bütünleşik yönetimi ve uyum gereklerinin karşılanması gibi stratejik hedeflerin süreç destekli gerçekleşmesine imkan verir.

Rekabetçi yapı ve dönüşüm için yöneticilerin yeni gelir olanakları belirlemelerine, değer yaratan, güvenilir, sürdürülebilir ve esnek iş modelleri geliştirmelerine destek olur.

Genelden detaya kurgu

İş süreçleri yönetiminde tepeden aşağıya doğru detaylanan bir yapı kurgulanır. Kurumu temsil eden üst seviye süreçler aşama aşama alt süreçlere bölünerek bir veya birden fazla iş birimine odaklanır ve son aşamada bir işin adımlarını temsil eden aktiviteler seviyesine inilir.

Yaşam döngüsü ve süreklilik

İş süreçleri yönetimi bir yaşam döngüsüne sahiptir ve süreklilik gösterir. Eğer başarılı uygulanırsa kurum kültürüne ve iş yapış yöntemlerine süreklilik sağlayacak şekilde yerleşir. Ancak sıklıkla yürürlükte olan bir düşünce şekli buna engel olur. Süreçlerin yüzde yüz doğru ve tam olma düşüncesi terk edilmelidir. Süreç yönetimi iyileşmek üzere tekrarlayan bir düzende en iyiye doğru evrilmekle ilgilidir. Tek seferde en doğrusunu yakalamak yerine aşamalar halinde ilerlemek öncelikle büyük problemlerin ele alınmasını sağlar. Üst seviye yaklaşım aynı zamanda kurum genelinde uçtan uca uzanan süreçlere öncelik verilmesini mümkün kılar.

Mimari bakış ve etki analizi

İş süreçleri yönetiminde mimari bakış açısı, olası iş değişikliklerinin ve dönüşüm gereksinimlerinin yaratacağı etkilerin, oluşabilecek risklerin veya faydaların kontrolü için kritiktir. Klasik yönetim anlayışında yöneticiler sorumlu oldukları iş birimlerinin performansına ve birim hedeflerine ne kadar yaklaşabildikleri ile ilgilenirler. Bu bakış açısında, yapılan işlerin diğer birimlere olan etkileri genellikle göz ardı edilir. Oysa karar verilen bir değişim için harcanan bedelin gerçekten gelişimi sağladığı veya en azından bunu yaparken kurumun diğer birimlerine zarar vermediği konusunda nasıl emin olabiliriz?

İş süreçleri yönetiminde olgunluk değerlendirme

İş süreçleri yönetimi esaslarını uygulamaya karar veren bir kurum için olgunluk seviyesinin değerlendirilmesi bir plan dahilinde gelişim sağlamak açısından önemlidir. Olgunluğun ana başlıkları, iş süreçleri yönetimi ile ilgili olarak kurumda tanımlı bir kabulün olması, iş süreçleri yönetiminde yer alacak tüm rollerin tanımlı ve geçerli olması, son olarak da iş süreçleri yönetimini destekleyen teknolojik altyapılara sahip olma veya bunlarla ilgili hazırlıkları yürütme olarak sıralanabilir.