Mind2Biz Akademi, İş Süreçleri Yönetimi Programı kapsamında süreç ekipleri için geliştirdiği İş Süreçleri Tanımlama ve İş Süreçleri Modelleme eğitimlerini, Metlife Emeklilik ve Hayat süreç ekibinin gereksinimlerini karşılayacak şekilde uyarlayarak 11-12.11.2018 tarihlerinde gerçekleştirdi.
2 günlük atölye çalışmasında Metlife süreç ekibi ile birlikte, erwin EA Desktop ortamında, örnekler üzerinden mevcut süreçlerin güncelliğinin sağlanması ve yeni süreçlerin tanımlaması ile ilgili faydalı modelleme yaklaşımları aşağıdaki başlıklar düzeninde ele alındı.
– Süreç kategorizasyonu, süreçlerin gruplandırılması.
– Süreçlerin hiyerarşik düzende konumlandırılması.
– Dengeli bir drill-down yapısı nasıl kurgulanmalı.
– Dahili çıktı/dahili onay serilerinin karmaşık süreçlerin aşamalandırılması amaçlı kullanımı.
– Süreçlerin gerçek verilerle simüle edilebilmesi için gerekli kontroller.
– Swimlane kullanımında dikkat edilecek hususlar.
– Görselleştirmeye yönelik akıllı tasarımların kritik süreç bilgilerinin hızla algılanmasını sağlayacak şekilde yapılması.
Atölye çalışması boyunca kullanılan örneklemeler erwin EA Desktop İş Süreçleri Modelleme ve Yönetim yazılım platfomu üzerinde sunulmuştur. Çalışmada vurgulanan hususlar aşağıda özetlenmiştir.
Süreçlerin gruplandırılması süreç tanımlama faaliyetlerinin başında gelir. Süreçler hiyerarşik bir düzende en tepe katmanda organizasyonel, yönetsel, destek süreçler veya fonksiyonel alanlar şeklinde gruplandırılmalı ve doğru seviyelendirilmiş bir drill-down yapısı ile desteklenmelidir. Böylelikle kurum süreçlerinin tepeden aşağıya doğru detaylanan bir yapıda görünür hale gelmesi sağlanır. Uzun bir süreç listesinden ziyade, kişilerin kendi faaliyet alanlarında odaklanmalarını kolaylaştıracak bu yaklaşım süreçlerin kurum içinde bir bakışta anlaşılmasını ve kolaylıkla izlenir hale gelmesini ve yaygınlaşmayı sağlar.
Süreç kategorizasyonu aynı zamanda raporlama için de faydalıdır. Süreçleri farklı bakış açılarına göre değerlendirebilmek için birden fazla başlık altında sınıflandırma yapmak mümkündür. Kategori bazında analizlerin yürütülmesi karar vericilere anlamlı değerlendirmelerin sunumu açısından önemlidir.
Özellikle uzun ve karmaşık süreç modellerinin okunabilirliğini artıran yöntemlerin başında bölümleme gelir. Bölümlemelerin insan algısını zorlamayacak ancak kavramsal bütünlüğü de bozmayacak şekilde yapılması gereklidir. Dahili Çıktı/Dahili Tetikleyici Olay serileri kullanılarak bir sürecin aşamaları arasında geçiş sağlanır. Dahili geçişler rotalamayı işletir, yani sürecin geldiği aşama gereğince bir birimden diğerine yönlendirilmesini destekler. Dahili geçişler sürecin değer zincirini oluşturur. Harici Çıktı/Harici Tetikleyici Olay serileri ise bir süreçten tamamen çıkıp bir başka sürece geçişi/tetiklemeyi modellemek için kullanılmalıdır. Çıktı/Tetikleyici Olay serilerinin kullanımı ve süreç akışlarında mantıksal hata olup olmadığı validasyon fonksiyonu ile kontrol edilmelidir. Valide edilen modeller daha sonradan gerçek verilerle simüle edilebilmekte ve darboğazlarla ilgili kaynak analizi yapılabilmektedir.
Eğer süreç modellerinde organizasyonel birimler de görüntülenecek ise Swimlane yapısı kullanılır. Tetikleyici olaylar ve çıktılar (dahili veya harici) organizasyona ait değil süreç ile ilintilidir, bu sebeple swimlane dışında konumlanmalıdır. Swimlane kullanılacağı zaman süreç okunurluğunu olumsuz yönde ektilememek için önceden bir planlama yapmak faydalıdır.
Süreç diyagramlarında süreç kutularının daha çok bilgiyi yansıtabilmesi için akıllı palet tasarımı yapılmalıdır. Bir sürecin ilintili olduğu tüm diğer boyutlar (uygulama, teknoloji, organizasyon, rol vb) diyagram üzerinde görselleştirilebilir. Aynı şekilde süreç bilgilerinden önemli olanlar (kategorisi, kritiklik seviyesi, kontrol noktası olup olmadığı vb) ikonlaştırılarak ve renklendirilerek insan algısının kolaylıkla tespit edeceği şekilde görselleştirilebilir. Değişken süreç verilerine bağlı olan bu tasarımlar model verileri değiştiğinde diyagramlara otomatik yansıyacak şekilde ele alınmaktadır.