“2007 yılına kadar kurumsal üretim kazanımlarının dörtte üçü bilgi yönetimi ve bilgi merkezli süreçlerin iyileştirilmesi sayesinde elde edilecek.”Gartner
Gartner tarafından yapılan bu öngörü kurumlarda bilginin ve bilgi yönetiminin önemini gözler önüne sermektedir. Özellikle rekabete dayalı ekonomide başarılı olabilmenin sırrı iş açısından kritik süreçleri hızlandırmak, kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi birikiminden yararlanırken harcanması gereken zamanı en aza indirgemeye dayanmaktadır. Halen birçok organizasyon, kolektif bilgiye hızlı ve etkili bir şekilde erişimi sağlayacak araçlardan mahrum durumdadır. Bu yönde çalışanların kaybettikleri zaman, organizasyonun kıvraklığını engellemekte, rekabet avantajlarını sınırlamaktadır.
Kurumların gerçekleştirdikleri her türlü faaliyet sırasında veya sonucunda birçok bilgi ortaya çıkmaktadır. Dünya genelindeki bilgi hacminin büyümesine paralel olarak kurumsal bilgi hacmi de özellikle elektronik haberleşme ve paylaşım uygulamalarının yaygınlaşması ile birlikte sürekli artış göstermektedir. Yapılan araştırmalar kurumsal seviyede iş süreçlerinde kullanılan “kritik” bilgilerin %80’e varan oranda dokümanlarda, e-postalarda, kurum intranetinde ve diğer dijital medya ortamlarında yeraldığını tespit etmektedir. Bununla birlikte yapılandırılmamış bilgi kümelerinin %75’e varan bir kısmı e-postalar içinde gömülü vaziyettedir. Gömülü bilginin korunması son derece zordur; bu noktada bilgi yönetim uygulamaları olmadan çalışanların sahip oldukları bilgilerin yüzde 80’inden fazlasının kaybolduğu tahmin edilmektedir. Birçok kurum için e-posta informal yapısına rağmen en önemli kurumsal iletişim kanallarının başında gelmektedir. Bazı kurumlarda e-posta sistemleri tek veya en geniş içerik deposu konumundayken birçok kurum için e-posta sisteminde tutulan verinin en güncel veri olduğu gözlemlenmektedir. Kurumlarda bilgi hacminin büyümesinin başlıca etkenlerinden bir diğeri de yaygınla şan denetim ve yasal zorunluluklardır.
Özellikle finansal hizmet, sigorta, sağlık bilimleri, üretim ve kamu sektöründe olan kurumlar, kurumsal bilgiler üzerinde giderek artan oranda kanuni baskılar hissetmektedirler. Kurumlar artık, talep edildiği anda verilerini denetime açmaya zorlanmaktadır ve iş süreçleri ile ilgili içeriği takip edilebilir, güvenilir ve şeffaf bir yapıda yönetmek zorunda kalmaktadırlar. Tüm kağıt ve elektronik belge türlerinin kayıt olarak beyan edilmesini, sınıflandırılmasını, düzenlenmesini, saklanmasını ve denetimlerde uygunluklarının ispatını gerektiren bu regülasyonlar, dokümanlarına ait kayıtlarını kesin ve etkin bir şekilde tutamayan kurumlar için hızla büyüyen bir risk oluşturmaktadır. E-posta, anlık mesaj kayıtları, forum ve tartışma kayıtları, zengin görsel medya da giderek kayıt statüsüne girmektedir. Kurumlararası olası anlaşmazlıkları gidermek ve kanun/direktiflere uygunluk açısından bu tür içerik üzerinde yaşam döngüsü yönetimlerini uygulamak artık kaçınılmaz bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bilgi hacminin sürekli ve giderek daha hızla artmasından kaynaklanan yönetim zorluğu, bilginin kurumsal seviyede yönetimi ile ilgili teknolojilerde iki farklı yönde gelişimi beraberinde getirmiştir; kurumsal içerik yönetimi ve veri depolama.
Bunlardan birincisi, birikime erişim ve değer üretimini kolaylaştırarak kurumsal verimliliği artırmayı ve entelektüel sermayenin korunması için birikimin sürekliliğini sağlamayı hedefleyen kurumsal içerik yönetim uygulamalarını (ECM) çerçeveleyen teknolojilerdir. Bu çerçevede, kurumsal portaller, doküman ve içerik yönetimi uygulamaları, elektronik kayıt yönetimi, web-içerik yönetimi, e-posta yönetimi, iş süreçleri yönetimi, proje bazlı takım çalışmalarını destekleyen işbirliği ortamları, çoklu platform ve uygulama üzerinde çalışabilen arama teknolojileri, kurumsal güvenli anlık mesajlaşma uygulamaları, veri analitiği, veri entegrasyonu ve metadata yönetimi tarzı birçok alan gelişim göstermektedir.
Bilgi hacminin katlanarak büyümesine paralel yönde gelişim gösteren ikinci teknolojik alan veri depolama çözümlerine odaklanmaktadır. Veri üretiminde patlama-nın yaşandığı günümüzde Kaliforniya Berkeley Üniversitesi’nce 2003 yılında 3 yıllık veri üzerinden raporlanan ölçümlemelere göre, kağıt, film, manyetik ve optik medya üzerinde depolanan yeni üretilmiş bilginin toplam boyu 1999 yılında 2 EB iken 2002 yılında 5 EB olarak tespit edilmiştir (1 EB = 1018 Byte). Web özelinde incelemek gerekirse Internet üzerinde sabit web sayfaları üzerinde sunulan verinin boyu 170 TB iken, web ortamında yürütülen anlık mesajlaşma (yılda 274 TB), e-postalar (yılda 400.000 TB) ve veritabanına dayanan dinamik web sayfalarındaki içeriğin boyutu da eklendiğinde toplam Internet büyüklüğü 530.000 TB’a ulaşmaktadır. Saklama ortamları incelendiğinde kağıt ortamında saklanan yeni orijinal bilginin boyutu 3 yılda %36 oranında artarken, manyetik ortamda bu boyut % 87 oranında artış göstermiştir. Aynı çalışmadaki verilere göre, yeni üretilen bilgilerin %92’si manyetik medyada, özellikle sabit diskler üzerinde tutulmaktadır. Veri depolama kapasite ihtiyacı yıldan yıla kendini katlamakta, artık verinin büyüme hızı, veri depolama araçlarının maliyetlerinde yaşanan düşüş hızını aşmış durumdadır. Veri alanlarının yönetimi için yapılan harcamaların boyutu, depolama ortamlarına yapılan yatırımın %90’ına eşit bir seviyeye varmıştır. Bununla birlikte uzmanlar, depolama yönetim stratejisi bulunmayan kurumlarda depolama kapasitesinin ancak %40 ila %60 düzeyinde kullanıldığını vurgulamaktalar. Bu noktada, kaynak kullanım optimizasyonunu sağlamak üzere uzmanlaşan veri depolama teknolojileri, güncel olarak bilginin yaşamdöngüsü yönetimi (ILM) yaklaşımına odaklanmaktalar.
Veri depolama bakış açısında ILM, kurumsal seviyede yönetilen bilginin iş süreçleri açısından değeri ile sözkonusu veriyi depolama maliyeti arasındaki dengeyi gözeten bir strateji olarak karşımıza çıkmaktadır. ILM’de amaç, doğru bilgiyi, doğru zamanda, doğru ortam üzerinden en etkin maliyetle sunabilmektir. Burada kurumsal bilginin değeri en kritik parametrelerin başında gelmekte ve bilginin zaman içinde değer değişimine uğradığı gözönüne alınmaktadır. ILM, bu bakış açısında bir dizi yönetim kuralları, uygulama ve araçları biraraya getirerek içeriğin, değeri doğrultusunda en uygun BT altyapısı üzerinde gerektiğinde taşınarak depolanmasını sağlamaktadır. Bilginin değeri, korunmasına yönelik gereksinimler, zaman içinde değişkenlik gösteren servis seviyeleri dikkate alınarak depolama maliyetlerinin optimize edilmesi hedeflemektedir.
Kurumsal içerik yönetim (ECM) yaklaşımında, iş süreçleri tarafındaki kurum çalışanları ve kayıt yöneticilerinin bakış açıları esastır ve kurumsal içeriğin klasifikasyonu, iş süreçlerinin iç dinamikleri ön plandadır. Burada temel yaklaşım, ihtiyaç duyulan anda gerekli bilgiye ulaşabilmek, içeriği tüm yaşamdöngüsü boyunca iş kuralları çerçevesinde yönetebilmek ve aynı kurallara paralel olarak saklama ve koruma politikalarını işletebilmektir.
ILM yaklaşımında ise bilgi teknolojileri yöneticilerinin bakış açısı ön plana çıkmakta, yaşam döngüsünce değişkenlik gösterebilecek saklama maliyetleri ve performans kriterleri odak noktasını oluşturmaktadır.
Daha detayda incelersek kurumsal içerik yönetimi (ECM) şu sorulara cevap üretir. Hangi içerik yönetime dahil edilecek, bu içeriği tanımlayan özlük bilgiler, meta-veri nedir, hangi iş kuralları bu içeriğe uygulanmalıdır, bu içerik ne zaman üretilmekte veya sisteme katılmaktadır, niçin sisteme katılmaktadır, içeriğin geçerliliği-ömrü ne zaman ve hangi sebeple sonlanmakta, bir içerik ne zaman ve hangi sebeple elektronik kayıt haline dönüşmektedir?
Diğer taraftan bilginin yaşamdöngüsü yönetimi (ILM), ortak olarak yukarıdaki alanlardan üç tanesini kapsamakta, hangi içerik yönetime dahil edilecek, hangi iş kuralları bu içeriğe uygulanmalıdır, içeriğin geçerliliği/ömrü ne zaman sonlanmaktadır bunlara ek olarak içeriğin ne zaman lokasyon değiştirmesi gerektiğine, nerede, ne kadar süreyle ve ne şekilde depolandığına odaklanmaktadır. ILM ile ECM fonksiyonlarının kesiştiği nokta, ECM platform uygulamalarının vazgeçilmez parçalarından biri olan Kayıt Yönetimi (Records Management) uygulamalarıdır. Kayıt yönetimi uygulamaları, içeriğin karar noktasında etkin kılınmasını sağlayacak şekilde, depolama teknolojileri ve tipleri ile ilgili doğru kararın yönlendiği referansı oluşturmaktadır.
Kurumsal içerik yönetim (ECM) kavramları ile bilginin yaşamdöngüsü yönetimi (ILM) kavramlarının kesişen ve birbirinden ayrılan odaklarını bir bütün olarak birleştirdiğimizde içeriğin yaşamdöngüsü yönetimi (CLM) yaklaşımına varmamız mümkün olmaktadır. Her iki yönetim alanını birbirinden bağımsız ele almaktansa birbirlerini tamamlayıcı olarak değerlendirmek yerinde olacaktır. Birbirlerinden ayrışan farklı noktalarda kazanım sağlasalar da her iki model, ”içeriğin yaşamdöngüsü yönetimi” şemsiyesi altında birbirlerinin eksiklerini tamamlayarak kurumlarda kıvraklığı, düzenli ve güvenilir yaşamdöngüsü yönetimini sağlamaktadır.
BTHaber Dergisi Şubat 2006 Veri Depolama ve Bilgi Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni