Kurum kültürü haline gelmeli
Günümüzde teknoloji bir çok iş/süreç probleminin çözümü olarak görülüyor. Ancak insan faktörünün ve iş/süreçlerin göz önünde tutulmadığı sadece teknolojik yatırımlardan oluşan yeni çalışma yöntemlerinin başarı yerine başarısızlık getirdiğini görüyoruz. Benzer şekilde konulara sadece süreç ve insan faktörü açısından bakılması, olası teknolojilerin göz ardı edilmesi de çözümsüzlüklere yol açıyor. Çözüm “İnsan, Süreç ve Teknolojinin” bir arada ele alınması ile gelecek başarıya odaklanmak olmalı.
İçerik yönetiminin geleneksel rolü bir kurum içinde bilginin ham veya katma değerli hali ile paylaşımını ve yayılımını sağlayan süreçler, sistemler tasarlamak, geliştirmek ve kurum kültürüne yerleştirmektir. Temelinde kurumun daha etkin ve verimli çalışması yatar. Amaç bilgi, deneyim, uzmanlık ve dokümanların kurum içinde paylaşımı ve yayılımı vasıtasıyla önceki üretimlerden yararlanılmasını sağlamaktır.
İçeriğin hem hacim olarak artması, çeşitliliği ve gittikçe artan karmaşıklığı, içeriği, büyük şirketlerin yanısıra küçük ve orta boy şirketler için önemli bir stratejik araç haline getirdi. Böylelikle, yeni ürün fikirleri, müşteri iletişiminin güçlendirilmesi, uyumluluk risklerinin azaltılıp yönetilebilir hale getirilmesi, verimliliğin artışı ve en önemlisi yeni iş olanaklarının ortaya çıkarılması gibi stratejik konuların temel faktörü haline geldi.
Süreçler devinim halinde
İçerik yönetimi, başlangıçta doküman tabanlı işlemler için temel bir çözüm olarak görülüyordu. Aynı zamanda büyük kurumların çok sayıda dokümanlarının hem finansal hem de insan kaynakları açısından saklanması, entelektüel varlıkların kütüphanesi olarak işlevi vardı. Günümüzde bu gereksinim sadece büyük şirketlerin değil aynı zamanda küçük ve orta boy şirketlerinde benzer gereksinimleri için vazgeçilmez hale geldi. Tabii buna olanak sağlayan genişleyen ve dolayısıyla ucuzlayan dijital iletişim olanakları oldu.
Yapısal olmayan içerik – eposta, fotoğraf, video, sosyal medya ve diğer formlar – hızla artıyor. Bu büyüklüğün toplam veri içinde yüzde 90’lara vardığı tahmin ediliyor. Örneğin, en çok kullanılan epostayı ele alırsak, 2013 yılında günde 100 milyon epostanın gidip geldiğini ve bu sayının 2017 lerde 132 milyona ulaşacağının tahmin edildiği göz önünde bulundurmak gerekir.
Burada önemli olan, gerekli içeriğin ayırt edilmesi ve yönetilmesidir. Artık içerik, sadece kurumun bir varlığı değil, aynı zamanda yeni iş alanları, iş olanakları sağlayan temel bir stratejik olgu olmaya başladı. Kurumlar, eldeki içeriği çeşitli analitik teknolojilerle incelemeye, analiz edip bir takım sonuçlar çıkarmaya başladıkça, pazardaki yeni beklentileri anlamaya ve böylece müşteri gereksinimlerini doğrudan hedeflemeye başlayacaklar.
İçerik yönetim teknolojilerinin sağlaması gereken minimum özellikler
| Bilgi işçisinin verimliliği artmalı | İnsan faktörünü göz ardı etmeyen, herkesin kolaylıkla kullanabileceği ve hatta kullandıkça geliştirebileceği, kişiselleştirebileceği ortamı sağlamalı |
|---|---|
| Sistem yönetim yükleri hafiflemeli | Kullanıcı ile iş bitmiyor, sistemi yönetenlerin de aynı şekilde etkin ve verimli çalışma olanaklarına sahip olması, kesinlikle zaman kaybına yol açabilecek yönetim desteğine yol açmaması gerekir |
| Denetim ve güvenlik altyapıları güçlenmeli | Hem kolay paylaşıma olanak sağlamalı, hem de aynı zamanda kurum genelinde ve uyumluluk süreçlerinde gerekli olan güvenlik mekanizmalarının kolaylıkla oluşturulabilmesine olanak vermeli |
| Altyapı gerektiğinde ölçeklenebilir olmalı | Erişilen içerik kütüphanelerinin kontrol altında tutulabilmesi, gerekli zamanda ve gerektiği yerde ulaşılabilmesini sağlayacak ve kurumlara göre ölçeklenebilecek altyapıları desteklemeli |
| Arama ve erişim olanakları zenginleşmeli | Meta veri dışında güçlü içerik arama motorlarına sahip olmalı |
| Farklı kullanıcılar için farklı görünümler sunulmalı | Mobil ortamların kurumlarda vazgeçilmez ortamlar haline geldiğini göz önünde bulundurarak gerekli mobil altyapıları desteklemeli |
| Tam ve tümleşik bir içerik yönetimi çözümü olmalı | Bunun yanı sıra hem kullanıma yönelik yaratıcı çözümlere yer verebilmeli, hem de modern altyapılara yönelik ortamlar sunarak toplam sahip olma maliyetini ve yönetim unsurlarını desteklemelidir. |
BTHaber Dergisi Ağustos 2015 Kurumsal İçerik Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni