Erdem&Erdem Ortak Avukatlık Bürosu kurumsal hafıza oluşturmak, çalışan verimliliğini artırmak ve kurum birikimini uzun yıllar koruyarak süreklilik ve sürdürülebilirlik sağlayacak bir ortam oluşturmak amacıyla yaptığı araştırmada Mind2Biz’in hukuk sektörüne yönelik çözümlerinden ResourceTrack ve OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi çözümlerini kullanma kararı aldı. OpenText eDOCS DM ile Erdem&Erdem, müvekkil ve dosyalarına ait her türlü dokümantasyonu kurumsal kategorizasyon içerisinde ve kullanıcılara verilecek yetkilerle sınırlandırmak suretiyle etkin ve güvenli bir biçimde yönetmeyi hedeflemektedir. Mind2Biz’in hukuk firmalarına yönelik bir diğer uygulaması ResourceTrack yazılımı ile Erdem&Erdem, müşteri, müvekkiller ve onların dava veya proje gibi iş türlerindeki çalışma sürelerinin ve ilgili masrafların izlendiği, raporlandığı, faturalamanın yapılarak müşteri ödemelerinin takip edildiği bir çalışma ortamına sahip olacaktır. Opentext eDOCS DM sistemi ile ResourceTrack uygulaması birbiriyle entegre çalışacaktır.

Elektronik ortamda tutulan, güncellenen veya taranarak elektronik hale getirilen tüm dokümanlar, e-posta vb. içeriğin avukatlık bürolarına özgü gereksinimler doğrultusunda müvekkil/konu etrafında organize edileceği ve doküman türlerine göre sınıflandırılacağı sistem gelişkin güvenlik tanımları yapılmasına imkan verecek. Uzaktan erişim imkanları ile tüm kurum genelinde bilginin güncel ve tek kaynakta yönetildiği ortak ve yüksek güvenlikli bir kütüphane oluşturulacak. Mind2Biz tarafından yapılacak sunucu kurulumları ertesinde verilecek Sistem Yöneticisi ve Kullanıcı Eğitimleri sonrasında sistem canlıya alınacak.

OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim sistemi  ve ResourceTrack çözümleri ile elde edilen kazanımlar:

• Dava takip ve hizmet dosyalarının elektronik ortamda etkin güvenlik mekanizması üzerinde yönetilmesi
• Dokümanların gruplanması ve standartların tanımlanması, şablonların kullanımı
• Yazışmaların ve yoğun e-posta içeriğinin dokümanlarla birlikte organize edilmesi ve yönetimi
• ResourceTrack uygulaması ile dava ve hizmet sürelerinin izlenmesi ve analizi, hizmet sürelerinin etkin bir şekilde müşterilere raporlanması
• ResourceTrack uygulaması ile doküman yönetiminin entegre çalışması
• Bilgiye uzaktan erişim
• Kurum içeriğine tek bir yerden kolay ve hızlı erişim
• Doküman bazlı tüm kurum içeriğinin yönetimi

OpenText eDOCS, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.

Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.

• 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
• Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
• Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
• Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.

ResourceTrack, Mind2Biz tarafından avukat, danışman gibi profesyonel nitelikli uzmanlık gerektiren çalışan kadrosuna sahip işletmelerde kullanım amacıyla tasarlanmıştır. Projede geliştirilecek özellikler ile ResourceTrack müşteri, müvekkiller ve onların dava veya proje gibi iş türlerindeki çalışma sürelerinin ve ilgili masrafların izlendiği, raporlandığı, faturalamanın yapılarak müşteri ödemelerinin takip edildiği bir iş takibi çözümü olarak kurumlara daha etkin ve izlenebilir çalışma ortamı sunacaktır.

• Zaman Takibi : Proje, dava ve benzer işlerde görev alan çalışanlar gün ve iş bazında çalışma sürelerini tanımlar. Girilen süreler yetkili kullanıcılar tarafından müşterilere raporlanmak üzere gözden geçirilir ve onaylanır. Gerekirse orijinal kayıtlar korunarak bilgilerde değişiklik yapılabilir. Farklı kayıt grupları oluşturularak çeşitli analizler yürütülür.
• Masraf Takibi: Çalışanlar, gün ve iş bazında yaptıkları masrafları tanımlar. Masraflar farklı para birimlerinde tanımlanabilir. Süre bilgilerinde olduğu gibi, girilen masraflar yetkili kullanıcılar tarafından müşterilere raporlanmak üzere gözden geçirilir ve onaylanır. Farklı kayıt grupları oluşturularak kayıtlar üzerinden çeşitli analizler yürütülür.
• İşlerin Takibi: İşler, yetkili kullanıcılar tarafından çeşitli temel özellikleri ile tanımlanır. İşlerin adımları ve birbirleri ile olan ilişkileri izlenebilir. Adımların tamamlanma durumları çalışanlar tarafından güncellenir. E-posta olarak oluşturulan günlük iş özetleri, Microsoft Outlook takvim kayıtlarına dönüştürülebilir.
• Fatura Oluşturma: Yetkili bir kullanıcı zaman veya masraf kayıtlarından fatura veya makbuz oluşturulabilir. Stopaj, iskonto, KDV oranları tanımlanabilir. Süre bazlı olmayıp, aylık sabit ücretli, proje bazında vb. sözleşme türleri için de fatura oluşturulabilir.
• Takvim Görünümü: Kayıt girişi yapılırken tercihe göre takvim veya liste görünümü seçilebilir. İkisi arasında anlık geçişler buton aracılığı ile hızla sağlanır. Takvim görünümünde gün kutusu üzerinde ilgili zaman ve masraf toplamları yer alır.
• Farklı Dil Desteği: Uygulamada çoklu dil desteği bulunmaktadır. Standart olarak İngilizce ve Türkçe dilleri desteklenmektedir. Ayrıca müşteriler için farklı iletişim dilleri tanımlanabilir. Proforma fatura vb. belgelerde müşteri iletişim dili kullanılır.
• Müşteriye Özel Şablon: Proforma fatura oluşturulurken müşteriye özel şablonlar kullanılabilir. Tek seferde birden fazla müşteri için proforma fatura oluşturulabilir. İstenen dillerde proforma fatura oluşturulabilir. Şablonlarda logo kullanımı, font, görsel ve benzeri kurumsal kimlik unsurları yansıtılabilir.
• “Cross-Out”: Masraf veya süre bilgilerinde değişiklik yapılması durumunda eski bilgiler sistemde “cross-out” olarak saklanır, istenirse geri dönülür. Performans raporlarında orijinal değerlerle değişiklikler birlikte değerlendirilir.
• Cari Hesap Takibi: Müşteriye ait alacak, borç ve bakiye bilgileri izlenir. Müşteriler fatura, makbuz, dekont ile borçlandırılırlar. Ödeme alındıkça fatura kapatma yapılabilir veya açık hesap işletilerek müşteri bakiyeleri izlenir. Ödeme durumları fatura bazında görsel olarak izlenebilir.
• Fiyat Listesi: Her müşteri için işi yapan çalışanın birim fiyat bilgileri tanımlanır. Toplu fiyat tanımlama seçenekleri bulunur. Onay aşamasında istenirse özel bir kayıda ilişkin birim fiyat bilgisi değiştirilebilir.
• Doküman Yönetimi ile Entegrasyon: Uygulama, dünya genelinde hukuk sektöründe lider konumdaki OpenText eDOCS Doküman Yönetim Sistemi ile entegrasyona sahiptir. Kullanıcı, müşteri ve proje bilgileri her iki sistemde ortak kullanılır. Belgeler eDOCS DM sistemine kaydedilir.
• Para Birimleri: Birim fiyatlar ve masraflar farklı para birimlerinde tanımlanabilir: TL, USD, EURO, GBP. Kur çevrimleri günlük bazda otomatik olarak TCMB verileri kullanılarak yapılır. Gerekirse sabit kur tanımlaması veya ilgili günün kuru üzerinden çevrim seçenekleri kullanılır.
• Hatırlatma ve Uyarılar: İş türleri bazında, esnek bir hatırlatma mekanizması işletilir. Hatırlatma aralıkları, işlerin kritiklik derecelerine göre belirlenir. Günlük olarak iş özeti şeklinde kullanıcılara gönderilen eposta ile Microsoft Outlook takvim kaydı yaratılması sağlanabilir.
• Filtreleme, Gruplama, Arama: Kayıt ekranında çeşitli kriterlere göre arama yapmak, gruplama yapmak mümkündür. Her kullanıcı kendi ekranını özelleştirebilir ve sonraki oturumlarda bu ayarlar üzerinden çalışmalarını sürdürebilir. Tablolarda kolonlar bazında filtreleme yapılabilir.