Moroğlu Arseven Ortak Avukatlık Bürosu bütüncül hizmet anlayışıyla en üst seviyede hukuk hizmet vermek ve bilgi teknolojisi olanaklarından ileri seviyede yararlanmak amacıyla Mind2Biz tarafından çözüm olarak sunulan OpenText (Hummingbird) Document Management System, eDOCS Edition ürününü kullanıma aldı. Mind2Biz tarafından insan kaynağına ve uzman profesyonellere dayalı çalışma yapan firma ve ekipler için geliştirilen ResourceTrack ile avukatların davalar üzerinde çalışma sürelerine ilişkin kayıtların girilerek müşterilere otomatik raporlanması ve analiz edilebilir hale gelmesi sağlandı. Bunlarla birlikte özellikle hassas bilgiler içeren dokümanlarda doğru ve güvenilir karşılaştırma yapan Workshare Professional çözümü için yine Mind2Biz ile anlaştı.
Doküman yönetim sistemi sayesinde büronun müvekkil ve dava dokümanları bu bazda dosya sistematiği içerisinde yönetilebilmektedir. Sisteme erişim için çeşitli alternatifler bulunmaktadır ancak genellikle MS Outlook ortamından ulaşım tercih edilmekte ve aynı ortamda hem epostaların doküman olarak sisteme kolaylıkla saklanması hem de daha önce saklanan epostalara erişim olanakları kullanılmaktadır.
Sistemin sağladığı gelişmiş arama yöntemleri ile dava üzerinde çalışan avukatların dokümanlara hızlı, kolay ve güvenli erişimi sağlanmıştır. Bunun yanı sıra sistemin son versiyonu ile sağlanan “dynamic view” özelliği ile kullanıcıların dokümanlara dosya sisteminde alıştıkları ağaç yapısı içerisinden doğrudan erişimi ve aynı yapıyı kullanarak sürükle-bırak hareketi ile otomatik profilleme imkanı sağlanarak kullanım kolaylığı daha da üst seviyeye ulaştırılmıştır.
OpenText eDOCS DM, ResourceTrack ve Workshare çözümleri ile elde edilen kazanımlar:
- Dava takip ve hizmet dosyalarının elektronik ortamda etkin güvenlik mekanizması üzerinde yönetilmesi
- Müşteri/proje-dava bazında sınıflandırılmış “dinamik” içerik yapısı
- Mind2Biz tarafından geliştirilen ResourceTrack uygulaması ile dava ve hizmet sürelerinin izlenmesi ve analizi, hizmet sürelerinin etkin bir şekilde müşterilere raporlanması
- ResourceTrack ve OpenText eDOCS DM sistemlerinin birbiriyle entegre çalışması
- Workshare Professional ürünü ile hassas içerik barındıran dokümanların doğru ve güvenli karşılaştırılması, değişikliklerin yönetilmesi
- Workshare Professional DM connector’u sayesinde OpenText eDOCS DM sistemi içerisinde yer alan dokümanların doğrudan karşılaştırılabilmesi, karşılaştırma dokümanlarının kütüphanede saklanması
- Yazışmaların yönetimi
OpenText eDOCS, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.