İş Süreçleri Mimarisi (BA) terimi genellikle daha genel bir kullanım olan Kurumsal Mimari (EA) teriminin yerine kullanılır. Geleneksel olarak Kurumsal Mimari (EA) kurumun BT merkezli bakış açısı olarak görülür. Bu, İş Süreçleri Mimarisini (BA) doğru tanımlamaya yetmez. Yenilikçi kurumlar, bunun gibi girişimlerde lider rol üstlendiklerinde gerçek değeri ortaya koyabileceklerinin farkındadırlar. İş birimleri ile bilgi teknolojisi birimlerinin kurum hedefleri çevresinde odaklanan bir ortamda ve iş sonuçlarına etkilerini algılayacak yapıda işbirliği içerisinde bulunmaları organizasyonlara anlamlı değer sağlamaktadır.
İş Süreçleri Mimarisi, kurumlar için temel karar alma aracıdır ve bir nevi GPS “Kurum için Navigasyon Sistemi” olarak düşünülebilir. Önceleri durağan tasarımlar olarak ele alınmayan çalışılan bu yapılar artık dinamik modellere dönüşerek çok daha görünür modeller oluşturmaya imkan verir. Sürücü koltuğundaki yöneticiler tarafından gelenekçi teknik sorulardan kurumsal mimariye yönetlik sorgulamalara yönelik vardır. Bu soruları desteklemek amacıyla araçlara ve çözümlere farklı bir yaklaşım gerekecektir.
Büyük yada küçük ölçekte bütün kurumların birleşmeler, satınalmalar, ‘uygun ölçüye getirme’ çabaları, düzenleyici etkilere uyum gibi çeşitli aktiviteler karşısında hergeçen gün artan karmaşıklığı sonucunda İş Süreçleri Mimarisine ihtiyaç olduğu çok belirginleşti. Kurumlar, daha güçlü, daha etkili, daha verimli ve daha çevik olmak için anlamlı fırsatlar bulma çabasına girmek zorundalar. Bu da İş Süreçleri Mimarisi’nin ortaya koyduğu en önemli değer.
İş Süreçleri Mimarisi, “Hangi süreçler kurumsal hedeflerimi desteklemiyor?”, “İhtiyacım olmayan sistemlere çok fazla mı destek veriyorum?”, “Bir ofisinin yerini değiştirmenin yada kapatmanın etkisi ne olacak?” gibi sorulara cevap bulmanıza yardımcı olur. Bunlar ve benzeri potansiyel binlerce soru, iyi bir İş Süreçleri Mimarisi sağlanarak cevap bulacaktır. Ek olarak, İş Süreçleri Mimarisi, kurumsal yönetim, risk ve uyum zorunlulukları ile ilgili olarak da giderek artan bir öneme sahip olmaktadır. Yönetim bakış açısından, kurumunuz içinde olan biteni izleme ve denetleme yeteneği oldukça önemlidir.
7 Adım Yaklaşımı
7 Adım yaklaşımının amacı, her evrede sürecin farklı değerlerini ortaya çıkartmaktır. Bu, İş Süreçleri Mimarisi girişiminizin etkin bir şekilde yaşamasına yardımcı olacaktır.
Araçlar ve teknoloji yerine değerlere odaklanmak yerine, değerler üzerine odaklanmak kurumsal yöneticiler ile anlaşmayı kolaylaştıracaktır. Bu adımların her biri belirli bir kurumsal ihtiyaca yönelik olarak tasarlanmıştır. Ancak kurumun kendi odaklarına uygun olarak her aşamasında gerekli düzenlemeler yapılabilir. Projenin, BT departmanı çalışanları tarafından gerçekleştirilse bile, kurumun iş ihtiyaçlarına odaklanması, teknoloji gereksinimleri içerisinde kaybolmasının önlenmesi hayati önem taşımaktadır. İkinci adımdan sonrasında, teknoloji bilgiyi raporlamak ve depolamak için gerekli olacaktır fakat vurgu, depolama ve raporlama üzerine olmalıdır, uygulama ve teknoloji üzerine değil.
Projenizin erken dönemlerinde değerini ortaya koyarak, kurum içerisinde kabul edilirliğinin ve önceliklendirilmesi konusunda gönüllülerin artığını gözleyeceksiniz, çünkü herkes başarının bir parçası olmak ister.
Adımlar boyunca ilerlerken, takımın çok hızlı ve çok geniş harekete geçmesinden sakının. Her adımda başarı hakkında ‘haykırarak’ organizasyonun alışık olmadığı birşey sunuyor olacaksınız.
Farkedeceksiniz ki, her adım kolay ve mantıksal hareketlerle öncülük edecek ve kurumsal ihtiyaçlarınız ile büyüyüp gelişen kullanılabilir bir İş Süreçleri Mimarisine erişmenize yardımcı olacaktır.
- Yarat ve geliştir : Projenin neden yapıldığı, faydaları, maliyetleri ve zamanlaması konusunda uzlaşma sağlayın.
- Yakala ve düzenle : İşleyişin tek noktada gösterilmesi algılamayı artırarak ortak anlayışı sağlayacak, tekrarları ve zaman kaybını engelleyecektir.
- Birleştir ve iletişim sağla : İş ve bilgi teknolojisinden herkesin birarada olması aynı dili kullanmayı sağlayacak, olası başarısızlık ve yanlış anlamaları engelleyecektir.
- İş birliği ve kullanım : Herkesin aynı takımda yer aldığını garantileyecek ve kurumsal birikime katkıyı ve birikimin kullanımını artıracaktır.
- Müşteriler ve koordinasyon : Organizasyonun her parçası uyum içerisinde olduğu sürece daha mutlu, daha uzun süreli ve daha çok harcayan müşteriler elde edeceksiniz.
- Kontrol ve uyum : Daha ileri uyum ve bütünlük, maliyetleri ciddi oranda düşürecektir.
- Değiştir ve rekabet et :Sonuçların sürekli sorgulanarak reaktif bir gelişim yapısının yerleştirilmesinin yanısıra, süreci kendisi ile rekabet edecek şekilde proaktif bir iyileştirme döngüsü ile de destekleyerek, sürdürülebilir üst seviye bir mimari yapısı kurulmuş olacaktır.