OpenText Document Management eDOCS Edition – Doküman Yönetimi
OpenText Document Management eDOCS Edition doküman tabanlı yapılandırılmamış elektronik bilgileri (dokümanlar, e-postalar, resim dosyaları, formlar, kayıtlar, multimedya dosyalar vb.) kurumsal seviyede güvenlik tanımları altında erişime ve paylaşıma imkan veren bir platformda yönetmektedir. Böylelikle kullanıcıların, görevleri ile eşleştirilmiş yetki ve erişim hakkı tanımları dahilinde, merkezileştirilmiş doküman kütüphaneleri üzerinden, lokasyondan bağımsız bir biçimde doküman sorgulamalarına, bulmalarına, güncellemelerine, ortak görev aldıkları kurum içi veya kurum dışı proje ve takım çalışanlarına dağıtmalarına imkan vermektedir. Bu sayede kurumlar, sahip oldukları ve de gün geçtikçe hızla artarak biriken yapılandırılmamış elektronik verilerini yöneterek, dağınık ve çoğunlukla lokalize edilmiş bilgi kümelerini ortak hedef ve fayda doğrultusunda kurum birikimine dönüştürme imkanına sahip olmaktadırlar.
Ayırdedici Özellikler
- İçerik Yönetim Arayüzleri: DM Webtop istemcisi, doküman yönetim sisteminin içeriğini hiyerarşik bir düzende kırılımlar dahilinde ağaç görüntüsünde sunmakta, bu yapı üzerinde sürükle-bırak operasyonunu desteklemektedir. Doküman yönetimi özellikleri Windows masaüstü, Windows Gezgini ve Microsoft Outlook uygulamaları ile bütünleşiktir; bu uygulamalar içinden doküman yönetimi fonksiyonları geçişken bir biçimde kullanılabilmektedir. Özellikle Microsoft Ofis uygulamaları tarzı kullanıcıların yaygın kullandığı doküman/içerik oluşturma uygulamalarına yönelik entegrasyon uçları hazırdır; bu programları başlatarak doküman yaratan veya açan kullanıcılar değişikliklerini doğrudan doküman yönetim sistemine kaydedebilmektedirler. Daha özel uygulamalarla entegrasyon DM Interceptor yapısı üzerinden sağlanmaktadır. Interceptor yapısında, entegre olunacak uygulamanın Dosya/Farklı Adla Kaydet ve Dosya/Aç menü komutlarına erişim imkanı olması bütünleşik çalışma ortamı için yeterlidir.
- Kurumsal İçeriğin Sorgulanması: Kullanıcılar, sıklıkla ihtiyaç duydukları bilgilere, Son Güncellenen Dokümanlar listesi veya sakladıkları Hızlı Erişim Aramaları üzerinden kolaylıkla ve hızla ulaşabilmektedirler. Kullanıcıların teknik detay bilmeksizin yapabilecekleri kolay sorguların yanısıra komplike sorgular üzerinde DM kütüphanesinin baz ettiği SQL metadataları sorgulanabilmekte, böylelikle özelleştirilmiş ve konsolide edilmiş arama sonuçları elde edilebilmektedir. Livelink ECM eDOCS SearchServer™ destekli DM Indexer yapısı, sistem yedeklenmesi ve performans odaklı yük dağıtımı amaçlı olarak çoklu indeks desteği sağlamaktadır.
- Uyarlanabilir Güvenlik Modeli: Kurum içeriği üzerindeki güvenlik ve erişim hakkı tanımları rol tabanlı kullanıcı grupları mantığına dayanmaktadır ve gerek kurum içi gerekse kurum dışından erişim ihtiyaçlarını düzenleyecek şekilde tasarlanmıştır. Dokümanı kimler yaratabilir, kimler arayabilir, kimler içeriği düzenleyebilir, görüntüleyebilir tarzı çekirdek yetkiler dilenirse hazır yetki şablonlarından faydalanılarak tanımlanabilmekte, bunun ötesinde İzin Ver Veya Reddet tarzı dışlama mekanizmaları ile kullanıcıların erişim hakları daha hassas seviyede farklılaştırılabilmektedir.
- “Yayınlanmış versiyon”: Bu mekanizma ile bir dokümanın sistemde erişime açık sadece bir versiyonunun bulunması sağlanabilmektedir, böylelikle dokümanın henüz üzerinde çalışılan tamamlanmamış versiyonlarına kullanıcıların erişmeleri engellenebilmektedir. Bunun yanısıra, bir doküman “sadece okunabilir” güvenlik tanımında yaratılabilir, böylelikle kurumsal seviyede içeriğin zedelenmesi ve değiştirilmesi engellenebilir.
- İleri Seviye İçerik Yönetim Yetenekleri: Dokümanlara erişimin en üst seviyesi “çalışma alanı” yapısıdır. Çalışma alanı, dizin, dokümanlar, arama sonuçları, URL türünde farklı seviyedeki Livelink ECM eDOCS DM bileşenlerinin herhangi bir hiyerarşik düzen gerektirmeksizin, belirli bir kavram altında birleştirilmesini sağlamaktadır. Böylelikle kullanıcılar en sıklıkla kullandıkları yapıları masaüstü tarzında bir ortamda organize edebilmektedirler. Doküman yönetim sistemine kayıtlı dokümanlar, dizinler, nesneler arasında “ilintili dokümanlar” tanımı ile kavramsal bağ kurmak mümkün olabilmekte, “nerede kullanılmış” özelliği ile arama ve erişim kolaylığı arttırılabilmektedir. Bunun dışında sisteme kayıtlı bir doküman üzerinde yapılan tüm aksiyonlar, “doküman tarihçesi” olarak sistem kayıtları üzerinden görüntülenebilmektedir.
- Merkezileştirilmiş Kurulum ve Sistem Yönetimi: Sistem yöneticilerine büyük kolaylık getiren Web-tabanlı Kurulum Yönetim Aracı, Livelink ECM eDOCS DM sisteminin modüler ve parametrik seviyede konfigürasyonuna imkan vermektedir. Kurulumlar, istemcilere web üzerinden yükleme, fiziki medya ile yükleme, login-script yöntemi veya Microsoft’un SMS tarzı itme teknolojileri ile dağıtılabilmektedir. Web ve Windows tabanlı kütüphane bakım arayüzü, sistem yönetim faaliyet ve yeniliklerinin merkezi bir lokasyondan yönetilmesini, güncellenmesini ve yayınlanmasını sağlamaktadır. Toplu aktarım fonksiyonları, varolan elektronik envanterin sisteme dahil olmasında büyük hız kazandırmaktadır. DM tasarım modülü ise sistem yöneticilerinin, arama yaparken, kaydederken veya arama sonuçlarını görüntülerken farklı kullanıcı gruplarının ihtiyaçları bazında özelleşmiş kayıt formları oluşturmalarına, veritabanındaki yapıları, metadataları özelleşmiş amaçlarla kullanmalarına imkan vermektedir.
OpenText Document Management eDOCS Edition Mimarisi
Bu alyapıda
- DM Sunucusu (DM Server),
- DM Web Sunucusu (DM Web Server),
- DM Kitaplığı (DM Library – SQL veritabanı),
- DM Doküman Sunucusu (Document Server),
- DM Indeksleri (DM Indexer Server – SearchServer Indexes) ve
- DM İstemcileri (DM Clients) yeralmaktadır.
DM altyapı konfigürasyonu gereksinim duyulduğu taktirde farklı kitaplıklar yaratılmasına izin vermektedir. Sözkonusu kitaplıklar tek bir doküman sunucusunda olabileceği gibi, farklı sunucularda da yeralabilir. Sistemin tüm bileşenleri tek bir sunucu üzerinde çalıştırılabilse de sistemin büyüklüğüne bağlı olarak kitaplıklarda olduğu şekilde değişik sunucular arasında paylaştırılabilmektedir. DM verileri 3 ana bileşenden oluşmaktadır : SQL veritabanı, dokümanlar, saklı doküman indeksleri. SQL sunucusu DM kitaplığının bazettiği SQL veritabanını taşımaktadır. DM sunucusu ise, Windows NT/2000 server üzerinde kurulan ve DM sisteminin fonksiyonel ve yönetimsel bileşenlerini barındıran bir yapıdır.