Doküman yönetimi birikim yönetimi felsefesinin vazgeçilmez parçalarından biridir, ana işlevi kağıtsız ofise yaklaşarak verimli bir ofis ortamı hazırlamaktır.
Doküman yönetimi nedir ?
Doküman yönetimi,”kağıtsız ofis” bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.
Doküman yönetiminin amacı ve birikim yönetimi içindeki yeri nedir ?
Akla gelebilecek tüm iş ortamlarında bilgi, değişik tür dokümanlarda saklanır ve yapılandırılmış (structured) ve yapılandırılmamış (unstructured) olmak üzere farklılaşan bilgi kümeleri dahilinde birikir.
Yapılandırılmış (structured) bilgi kümeleri, kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları tipi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur, arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları mümkündür.
Yapılandırılmamış (unstructured) bilgi kümeleri ise e-posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi kümelerinin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı da kağıt üzerinde saklanırlar. Elektronik ortamda bulunan dokümanların bir kısmı iş uygulamalarından, bir kısmı ise ofis içi veya dışında yürütülen ortak grup çalışmalardan kaynaklanmaktadır. Sözkonusu dokümanları faks, tutanak, yazışma, form, rapor, prezentasyon gibi ofis yazılımlarının (kelime işlemciler, hesap tablo yazılımları, sunum yazılımları) çıktıları olarak çeşitlendirmek mümkündür.
Özellikle yapılandırılmamış bilgi kümelerinde bilgiler, dağınık ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir. Bununla birlikte bunların büyük bir bölümü geçerliliğini yitirmiş, güncel olarak kullanılmayan bilgilerden oluşur. Çalışanların aradıkları herhangi bir bilgiye erişimleri güçtür ve bu durum iş süreçleri için gereken sentezlerin kısa sürede ve kolaylıkla yapılmasını zorlaştırır.
Doküman yönetiminin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman dağıtım aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile de elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler dahilinde sisteme gireceklerdir.
Doküman yönetiminin ölçülebilir getirileri nelerdir ?
Doküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dokümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar – bilgiye erişim zorlukları – aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dokümanlardaki bilgiye erişimde de yaşanabilmektedir. Doküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dokümanların yarattığı zorluk kağıt dokümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir.
Doküman yönetim sistemleri konusunda, bağımsız araştırma kurumu Gartner Group tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30 unu doküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirlemiştir. 2003 yılı içi yapılan öngörüde de sözkonusu oranın %80 olasılıkla %40lara varacağı tahmin edilmektedir. Doküman yönetimini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler şu şekilde sıralanmaktadır.
- Doküman hazırlama maliyetinin azalması,
- Veri tekrarlarının önlenmesi
- Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması
- Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi
- Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış, entegrasyon
- İçerik açısından doküman kalitesinde artış
Bahsedilen getirilerin kolayca ölçümlenebilmesi olanaksızdır. Doküman yönetim projelerindeki başarıyı ölçebilmek amacı ile proje öncesi kıyaslama (benchmarking) çalışmasına yönelik veri toplanabilir. Böylelikle proje sonrasını değerlendirmek kolaylaşacaktır.
Doküman yönetimi uygulamalarında bulunması gereken özellikler nelerdir ?
Doküman yönetimi, dokümanların ortak kullanımdaki elektronik bir kitaplığa (repository) aktarılmasını, akıllı aramalarla tek noktadan erişilmesini, doküman bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanımlanmış yetkiler çerçevesinde kullanılmasını, revizyon ve versiyon kontrolü altında bulundurulmasını, güvenli bir şekilde arşive katılmasını ve gerektiğinde arşivden alınabilmesini gerektirir.
Dokümanların sisteme kaydı: Dokümanların sisteme alınması adımı, elektronik formatta olan veya elektronik olarak oluşturulmuş dokümanlar için nispeten yalın bir işlemdir.
Herhangi bir ofis uygulaması (kelime işlemci, sunum, hesap tablosu yazılımı vb) kullanılarak hazırlanan bir dokümanın saklanması sırasında, doküman yönetim sistemi kullanıcıdan doküman profil bilgilerini oluşturmasını talep eder. Sözkonusu profil bilgileri, dokümanın adı, yazarı, konusu, tipi, grubu, yaratılış/güncelleme tarihi, erişim/yetki bilgileri, arşivleme seçenekleri tipi parametrelerden oluşur. Sisteme kayıt olan her doküman bir indeks numarası alır ve sistem dahilinde takibi bu numara üzerinden yapılır. Bu aşamada dokümanın fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi de doküman yönetim sistemi tarafından algılanır ve ilgili bilgiler ilişkisel bir veritabanına aktarılır.
Bu tipte olmayan tüm basılı dokümanlar için ise doküman yönetimi sistemlerinin tarayıcılar ile uyumlu bir şekilde çalışması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına sahip olmaları gerekmektedir.
Özellikle tarama sonrasında görüntünün iyileştirilmesi, karakterlerin, el yazısının ve bazı görüntülerin tanınabilmesi, OCR (optical character recognition) ve ICR (intelligent character recognition) tekniklerinin desteklenmesi sisteme kayıt aşamasında önem kazanmaktadır. Bununla birlikte elektronik formata getirilmiş doküman üzerinde çeşitli bölgeleri işaretleme, post-it yapıştırma, karalama, silme, değişiklik yapma, değişiklikleri orijinal dokümanı bozmadan şeffaf katmanlar dahilinde işleme, çoklu şeffaf katman desteği tarzında çoğaltılabilecek görüntü işleme fonksiyonları, kullanıcıların basılı kağıt üzerinde yapacakları tüm işlemleri doküman yönetim sistemi dahilinde de yapabilmelerini sağlar.
Arama-getirme: Elektronik doküman yönetimi sistemlerinde, verimli arama yapılabilmesi ve de erişim kolaylığının arttırılması amacıyla dokümanlar sisteme, belirli arama kriterlerine baz oluşturacak özellikler dahilinde tanımlanır ve indekslenir. Sistemde yeralan arama motorları, bu özellikleri bazalır ve kullanıcıların bu özellikler için belirttiği kriterlere göre arama-bulma işlemlerini gerçekleştirir. Sözkonusu özellikleri, dokümanın oluşturulma amacı, yaratıcısı, yaratılış zamanı, formatı, güvenlik tanımları, versiyon bilgileri, arama-getirme parametreleri, saklama koşulları, arşivleme zamanlaması ve koşulları olarak çeşitlendirmek mümkündür. Bunların yanısıra tam-metin indeksleme (full text indexing), doküman yönetim sistemlerinde kullanılan, içerik tarama bazlı, gelişkin arama algoritmalarını gerektiren bir diğer arama-getirme metodudur.
Doküman yönetim sistemlerinde yaygın olarak kullanılan arama motorları Verity ve Fulcrum arama motorlarıdır. Arama sırasında birden fazla sunucu ve/veya kitaplığa ulaşım olanağı bulunmaktadır. Arama sonucu gelen dokümanların olabildiğince az sayıda olması, ilgi derecesine göre sıralanabilmesi gibi konular doküman yönetim sistemlerinde geliştirilmeye çalışılan alanlardan biri olarak göze çarpmaktadır.
Güvenlik, versiyon kontrolu, check-in/check-out: Doküman yönetim sistemlerinde güvenlik önemli bir başlıktır ve doküman yaratma, görüntüleme, güncelleme ve silme işlemlerinin kimler tarafından ve ne koşullar altında yapılabileceğini tanımlar. Kullanıcı ve grup tanımları, güvenlik tanımlarının temelini oluşturur ve işletim sistemi, kitaplık, doküman veya obje seviyesinde verilebilmektedir. Bununla birlikte bir dokümanın güvenlik tanımları, yaşam döngüsü içinde geçtiği farklı süreç adımlarında kullanıcılar bazında değişiklik gösterebilir.
Versiyon kontrolü ve check-in/check-out kayıt işlemleri doküman yönetim sistemlerinin sağladığı diğer kütüphane servis hizmetlerindendir. Bir dokümanın kaç versiyonunun sistemde aktif olarak varolması gerektiği, check-in yapılmış olan bir dokümanın farklı kullanıcılar tarafından görüntülenme imkanının olup olmayacağı, check-out sırasında yeni versiyon yaratılması yada eski dokümanın üzerine saklanması tarzı özellikler doküman yönetim sistemlerince sağlanan değişik seçeneklerdendir.
Doküman saklama, arşivleme: Doküman saklama ve arşivleme doküman yönetim sistemlerinin temel fonksiyonlarındandır. Bunlarla birlikte, ne türde arşivleme ve silme opsiyonlarının bulunması gerektiği yönündeki kararlar (örn. arşive kaldırılan dokümanı hemen sil, n gün boyunca sakla sonra sil, n ay boyunca sakla sonra sil, sonsuza kadar arşivle vb), doküman yönetim sistemlerinde veri saklama kapasitesinin yönetimi açısından önem taşımaktadır.
Saklama konusunda doküman yönetim sistemlerinin desteklemesi gereken temalardan biri COLD (computer output to laser disk) özelliğidir. Özellikle yapılandırılmış bilgi kümesi dahilinde tutulan kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) gibi bütünleşik uygulama bilgileri, COLD desteği ile doküman yönetim sistemi içinden erişilebilir ve aranabilir hale gelmektedir.
Sözkonusu yazılımlar çıktılarını, gerektiğinde tekrar tekrar bastırabilmek amacıyla baskı verisi (print data) tipinde oluştururlar. Her uygulama, kendi formatına uygun çıktı türetir ve bu dosyalar genellikle veri yoğunluğu nedeniyle çok büyük boylara erişirler. Bu nedenle doküman yönetim sistemi dahilinde ana kütüphaneye diğer dokümanlar gibi kaydedilmeleri gerek standart farkı gerekse kapasite açısından mümkün değildir. Bu tip çıktı dosyaları doküman yönetim sistemi içine COLD desteği çerçevesinde lazer diskler üzerinden dahil edilir. Diğer dokümanlarda olduğu gibi, indeksleme, arama-getirme, güvenlik, görüntüleme tarzı fonksiyonların tümü COLD özelliği dahilinde de geçerlidir.