İş akış yönetim sistemleri, birikim yönetimi felsefesinde bilgiye hareket özelliği katan ortamlar olarak tanımlanabilir.

İş akışı nedir ?

İş akışı, doküman, tanımlanmış kurallar çerçevesinde belirli bir hedefe ulaşmak için bilgi ve işlerin katılımcılar arasında dolaşımını sağlayan süreç otomasyonu ile ilgilidir. Bu kapsamda iş akışı, bir iş sürecinin tam veya parçalı olarak otomasyonu olarak tanımlanmaktadır.

İş akışları, işlemlerin mantığını teknolojik altyapısından bağımsız hale getirebildiği ve dinamik yapısı sebebiyle değişikliklere açık olduğundan süreçlerin yeniden yapılandırma çalışmalarında önemli bir araç olarak kullanılmaktadır.

İş akış tipleri

İş akışları yapıları ve işbirlikçi özelliklerine bağlı olarak sınıflandırılmaktadır.

• Anlık (ad-hoc) iş akışları: Genellikle tek seferlik, belirli bir sırası olmayan işleri ele alır. Örneğin, satış teklifi, ürün tasarımı gibi daha çok işbirliği gerektiren ve kararların otomasyondan çok insan ilişkileri ile yürütüldüğü işler gibi. Bu tür akışlar, doküman yönetim sistemleri kapsamında yer alan “routing” özelliği ile ve standart “groupware” ürünleri tarafından karşılanabilmektedir.
• Yapısal iş akışları: İş kurallarına bağlı olarak tanımlanmış tekrarlanabilir işler iki başlık altında incelenebilir.
• İdari iş akışları: Satın alma sipariş takibi, izin ve seyahat takibi gibi organizasyonların form tabanlı idari işlemleri için kullanılmaktadır.
• Üretim/İşlem iş akışları: Üst seviye yapısal özellikler taşıyan ve veritabanı entegrasyonu olan kritik sistemlerde kullanılmaktadır.

İş akış yönetim sistemi nedir ?

İş akış yönetim sistemi (IAYS) iş akışlarını yazılım aracılığıyla tanımlayan, yöneten ve çalıştıran bir sistemdir. IAYS, kurumsal organizasyonlarda, işlemsel veya yönetimsel süreçlerin, elle onay ve kontrol işlemlerini ortadan kaldıracak şekilde elektronik ortamda izlenmesine ve yönetilmesine imkan veren araçlar olarak tanımlanmaktadır. IAYS, bir iş sürecinin bileşenleri – katılımcılar, prosedürler, bilgi, işler/görevler ve yönetim – arasındaki ilişkileri düzenlemeye yarayan araçları kapsamaktadır ve iş ataması, gönderimi, onayı, üzerinde işlem yapılması ve sistem tarafından kontrol edilen kurallar aracılığıyla işlerin elektronik olarak yönetilmesini sağlamaktadır.

İş Akışı Yönetimi, aynı veya farklı disiplinlerdeki kullanıcıların bilgi göndermesini, iş isteğinde bulunmasını, istek sonuçlarını takip etmelerini ve yönetmelerini sağlamaktadır. İş süreçleri karmaşıklıklarına ve bağlantılı işlerin sürelerine bağlı olarak dakikalar seviyesinden günler seviyesine dek değişik yaşam döngüsüne sahip olabilmektedir. Bu tür sistemler, çeşitli bilgi teknolojisi ve iletişim altyapıları kullanılarak, lokal iş gruplarından büyük ölçekli kurumsal sistemlere dek uzanan ölçeklerde uygulanabilmektedir.

Üst seviyede tüm İAYS’ ler 3 temel fonksiyonel alana destek sağlamaktadırlar :

• İş akışı ve bağlantılı işlerin tanımlanması ve/veya modellenmesi
• İş akış süreçlerinin işletimsel çerçevede yönetimi, ve bu süreçler tarafından ele alınan çeşitli işlerin sıraya dizilmesi
• BT uygulama araçları ve kullanıcı ile olan arayüzler

İş akış yönetim sistemlerinin altyapısı nasıldır ?

IAYS kullanıldıkları tüm verileri veritabanlarında saklarlar. İş akışında yer alan kuyruklar veritabınında tutulan kuyruk kayıtları ile izlenmektedir. Sözkonusu kuyruklara ait bilgiler ise kayıtların alanlarını oluşturmaktadır. (Örneğin, süreçteki bir sonraki rol/katılımcı, adresi, vb). Ayrıca prosedürler, kurallar bağımlı görevler, işlem bazı implementasyonlarda veritabanlarında tutulmaktadır. Diğer uygulamalarla entegre olabilmek amacı ile IAYS kendi veritabanlarını barındırmakta ve söz konusu veritabanları aracılığıyla diğer sistemlerden bilgi alışverişi yapabilmektedirler.

IAYS geliştirme araçları:

• İş akış tasarımı: kullanıcıların birtakım soruları yanıtlayarak ve/veya ekranda akış diyagramları oluşturabilen grafik araçları kullanarak iş akışını tasarlamasını sağlamaktadır.
• Kodlama (authoring) araçları: iş akışlarının kodlanmasını sağlamaktadır. IAYS kullanıcılara göre grafik tabanlı, nesne tabanlı ve/veya kolay tanımlanabilen “script” yazma alanları ile kodlama olanağı sağlamaktadır.
• Elektronik form oluşturan araçlar: Bilgiyi alabilmek amaçlı ekranların/formların tasarımını sağlamaktadır.
• Raporlama araçları: Kişisel veya grup bazlı performansın değerlendirilmesi ve süreç hakkında toplanan bilgilerin etkin kullanımına yönelik raporların kullanıcılar tarafından hazırlanmasını sağlamaktadır.

İş akış yönetim sistem mimarisi geleneksel istemci/sunucu implementasyonlarından, “n-tier” web tabanlı çözümlere doğru ilerlemektedir. Böylelikle bir web tarayıcısı ile IAYS’ nin tüm fonksiyonlarına ulaşılabilmektedir. Daha teknik anlamda IAYS aşağıdaki bileşenlerden oluşur:

• Motor – İşin önceliği ve katılımcının varlığına bağlı olarak işlerin atamasını yapar
• İstemci – Katılımcılara işlerini tamamlayabilmeleri için gerekli olan araç ve bilgileri sağlar
• Entegrasyon uçları – Her parçaya ait yazılım arayüzünü belirler
• Modelleme araçları – kuralların tanımlanmasını sağlar
• İzleme araçları – birtakım metrikler üreterek sistem ve katılımcıların performansını ölçer

İş akış yönetiminin amacı ve birikim yönetimi içindeki yeri nedir?

IAYS uygulayan/implemente eden organizasyonlar birçok ölçülebilen ve ölçülemeyen yararlar sağlamaktadır. Bunlar rekabet avantajı, gelişen üretim hacmi/üretgenlik, azalan çevrim süreleri, işlemlerin etkinliği, süreç kontrolunun gelişimi ve maliyet kazançlarını içermektedir. Önceleri yüksek maliyetle edinilebilen IAYS, gelişen web teknolojileri sayesinde yatırım geri dönüşünün hızla alınabileceği maliyetlere düşmüştür.

İş akış yönetiminin ölçülebilir getirileri nelerdir ?

• İş süreç verimliliği artar: Daha az iş gücü gereksinimi olduğundan daha düşük maliyatelere, akıştan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim olmaktadır.
• Süreçler standart yapıya kavuşur
• Süreçlerin otomasyonu doğası gereği her katılımcısına standart hizmet sunduğundan ve söz konusu hizmeti daha hızlı olarak sunabildiğinden hizmetin kalitesini arttırmaktadır. Örneğin, bankacılık sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerde bu kolaylıkla fark edilecektedir.
• Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesi
• İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik atanması/li>
• İşlerin iş akış sırasına uygun olarak atanması
• Süreç izleme işleminin otomatik hale getirilmesi