Yaşadığımız dönem, bilgi teknolojileri (BT) açısından hem heyecanlı hem de kafa karıştırıcı. Kurumların hızla artan kurumsal içerikle baş etmeleri gerekiyor. Yaratılan, saklanan ve erişilen bilgi arttıkça, kurumlar söz konusu içeriği kazanca dönüştürebilmek için yeni yollar arıyor. Ancak daha fazla içerik üretildikçe ve daha önemlisi daha fazla özgün içerik ortaya çıktıkça, kurumlar kendilerine ait içeriğin (varlığın) ne kadar düzensiz ve dengesiz olduğunu kavrayarak paniğe kapılmakta veya donup kalmaktadır.
Kurumsal içerik yönetiminin (ECM) sadece arşiv odaları ile tanımlandığı dönemler geride kaldı. Günümüzde iş dünyası içeriği, daha fazla hareket kabiliyeti kazanmak, üretken olmak ve maliyeti kontrol altında tutmak için kullanmaya çalışıyor. Çalışanlar ise, gereksinimleri olan içeriğe kendi yollarından ilerleyememek veya içeriği anlamlı, kullanışlı ve ahenkli bir şekilde kullanamamaktan doğan sıkıntılarla kendilerini kaybolmuş hissediyorlar. İşte tam da bu noktada ECM devreye giriyor. ECM uygulamaları, kurumların içeriği doğrudan işin yararına kullanma taleplerine karşılık olarak hızla yaygınlaşıyor.
ECM uzun yıllardır varlığını sürdüren bir kavram veya çözüm seti. Kurumlarda uygulama envanterine bakıldığında dağınık olarak içerikle ilgili birçok uygulamanın varlığı ortaya çıkacaktır. Ancak bu uygulamaların birbirleri ile entegrasyonu hatta birbirlerinden haberi bile olmayabilir. Bu durumda kurumda gereksiz olarak içerik yönetim karmaşası yaratılır, hedeflenenin aksine kaynakların verimsiz olarak kullanılmasına yol açar ve gereksiz bir maliyet unsuru olarak algılanır. ECM platformları artık kurumundaki tüm içeriği hedefleyen bir altyapı olarak sunulmaya başlanmıştır. Bu şekilde hem bahsedilen dağıtık uygulama fonksiyonlarını bir araya getirmek, hem de dağınık olarak erişilen içeriği tek bir altyapı ile kontrol altında tutmak hedeflenmiştir. Bunun en güzel örneği kurumsal kaynak planlama (ERP) uygulamaları ile gelinen noktadır. ECM de ERP benzeri bir gelişimle kurumlara hizmet vermeyi amaçlamaktadır.
ECM, bilgi yönetimi, dolayısı ile kuruma değer katan içeriğin tanınmasına ve korunmasına olanak sağlar, kurumun temel hedeflerine rehberlik eder, geleceğe ve olası farklı senaryolara bilgi desteği verir, bilginin erişilebilirliğini ve açık/anlaşılır olmasını sağlar.
Değişim anlık bir konu değildir. ECM yaklaşımı ile kazanılması beklenenler bir anda gerçekleşemez. Kurumlar, ECM üzerine yaptıkları yatırımlarda çok hızlı gelişmeler bekler, hedeflenen kazanımların hemen gerçekleşmesini ister ve kısa zamanda bir gelişim görülmediği takdirde projelerini veya daha da ileri giderek ECM yaklaşımını başarısız olarak değerlendirebilirler. Her kurum için geçerli olmasa da konuya sadece teknoloji olarak yaklaşan kurumlarda genellikle karşılaşılan sonuç bu şekilde olur.
Oysa ECM yaklaşımı bir süreç olarak ele alındığında gerçek kazanımlara doğru sağlam adımlarla ilerlemek mümkün olacaktır. Bahsedilen süreçte gerçekleşen her adımın ECM yaklaşımı/hedefleri açısından değerlendirilmesi esastır. Bu değerlendirme iş hedefleri ile dengeli olmalı ve beklenen gelişim olabildiğince ölçülebilir yapıda olmalıdır. Nihai hedef iyi yönetilen bir organizasyondur. Söz konusu değerlendirme kurumun bilgi sistemleri stratejilerini belirlemesine yardımcı olacaktır. Sürecin her adımı belirli kazanımları gösterebilmelidir. Kazanımların boyutu ise yatırımın geri dönüşünü belirleyecektir.
BTHaber Dergisi Ekim 2012 Doküman Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni