Kurumsal Doküman ve İçerik Yönetimi
Günümüzün rekabete dayalı ekonomik ortamında başarılı olabilmek için iş açısından kritik süreçleri hızlandırmak isteyen organizasyonların, kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi birikiminden yararlanırken harcanması gereken zamanı en aza indirgemeleri gerekmektedir.
Yine de, birçok organizasyon, kolektif bilgiye hızlı ve etkili bir şekilde erişmelerini sağlayacak araçlardan mahrum bulunmaktadır. Gartner’e göre, çalışanlar zamanlarının yüzde 30’u ile yüzde 40’ı arasını belge oluşturmak, aramak, almak, tasnif etmek ve düzenlemek için harcamakta, israf etmektedir. Bu durum, yoğun olarak belge kullanılan endüstrilerde, organizasyonun karar verme süreçlerini ciddi şekilde etkileyerek organizasyonun kıvraklığını engellemekte ve rekabet ortamında elde edilecek avantajları sınırlamaktadır.
Karar verme sürecinin hızlanmasına, belge güncelliğinin sağlanmasına ve iş açısından kritik bilgilere kurumsal bir temelde erişilmesine yardımcı olmak için, organizasyonların belgelerini etkili ve güvenlik imkanlarına sahip bir şekilde yönetmelerine, düzenlemelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyacak bir sisteme gereksinimleri vardır.
Belge yönetimi çözümleri, aynı zamanda bu bilgilerin güvenliğini ve bütünselliğini de sağlayarak, organizasyonların, bilgilerin depolanması, düzenlenmesi ve yerleştirilmesiyle ilişkili zamanı ve karmaşıklığı azaltmalarına ve sahip oldukları bilgi birikimini rekabet ortamında avantaja dönüştürmek için gelişmiş bir yetenekten yararlanmalarına olanak tanır. Bu doğrultuda oluşturulan etkin çözümler, kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmeksizin, belge yönetimi araçlarını, bilinen içerik yazımı ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleştirir. Sonuç, daha kıvrak bir organizasyon yapısı ve içeriği güvenli bir şekilde yöneten, içerikten bağlamsal olarak yararlanabilen daha verimli bir iş gücüdür.
OpenText Document Managemenet eDOCS Edition
OpenText Document Managemenet eDOCS Edition, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur. Belgelerden, e-postalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır.
| Özellikler | Faydaları | |
|---|---|---|
| Bilgi İşçisinin Verimliliğini Artırır | OpenText DM eDOCS Edition, içeriğe daha hızlı erişerek, birden çok belge sürümü üzerinde denetim sağlayarak, gerek klasör yapılarının, gerekse isteğe göre uyarlanmış çalışma alanlarının veya birleşik belgelerin kullanımı yoluyla, kullanıcıların belgeleri daha iyi düzenlemelerine olanak tanıyarak verimliliği artırır. İçerik yaratmak ve yakalamak için kullanılan standart uygulamalarla sorunsuz entegrasyon sağlayan OpenText DM eDOCS Edition, belge yönetimi sistemini öğrenmek için harcanan zamanı en aza indirgeyen zengin bir kullanıcı deneyimi sağlar ve iş değeri üretmek için kullanım yollarını kolaylaştırır. | |
| Sistem Yönetim Yüklerini Hafifletir | OpenText DM eDOCS Edition, sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için tasarımlanan ölçeklenebilir bir platform ve dağıtık bir mimari sunar. İçerik meta verileri, bilgi birikimlerinin yakalanması ve kaydı için içeriğe dayalı parametrik arayüzler sağlayacak şekilde kolayca yapılandırılır. Hızlı sistem dağıtımları, iş istasyonları ziyaret edilmeden gerçekleştirilir. Gerek merkezi, gerekse paylaştırılmış sistem yönetimini destekleyen Web ve Windows tabanlı programları bakımı kolaylaştırır. | |
| Farklı Kullanıcılar için Farklı Görünümler | OpenText DM eDOCS Edition, ileri seviye kullanıcılar için tarayıcı temelli ve masaüstü (Explorer ve Microsoft Outlook temelli) arayüzler sağlarken aynı anda bilgi tüketicisi düzeyindeki kullanıcılar için basitleştirilmiş, temel belge arama ve kayıt fonksiyonlarını kolaylaştıran yalın bir ortam sunar. | |
| Tam ve Tümleşik bir İçerik Yönetimi Çözümü | Doküman yönetimi, daha büyük bir kurumsal içerik yönetimi stratejisinin temel bir bileşenidir. OpenText DM eDOCS Edition bir dizi çevre çözümle entegre çalışarak organizasyonların, tip ve formattan bağımsız olarak tüm belgeleri tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. | |
| E-posta Yönetimi | OpenText DM eDOCS Edition, organizasyonların, kurumsal idare, gizlilik ve diğer gereksinimlerle uyum içinde, e-postaları otomatik olarak doküman kütüphanelerinde düzenlemelerine ve sınıflandırmalarına olanak tanır. | |
| Kayıt Yonetimi | OpenText DM eDOCS Edition, kayıtlarla ilgili yasal ve düzenleyici sorunları çözmek, iş riskini hafifletmek ve kayıtların uygun olmayan şekilde tutulmasıyla ilişkili maliyetleri ortadan kaldırmak için tam bir kayıt yönetimi çözümü sunar. Ayrıca, uzun vadede, kayıp ya da geçersiz bilgi birikimlerinden kaynaklanan olumsuz sonuçları önleyerek organizasyonun karar verme yeteneklerini pekiştirir. | |
| İşbirliği Ortamı | OpenText DM eDOCS Edition, kurumun içinde ve dışında yer alan ekiplerin daha etkili ve daha verimli çalışmalarına olanak tanıyan, güvenlikli, web tabanlı ve işbirliğine dayalı bir çalışma alanı sağlar. | |
| Belge Görüntüleme | Basılı belgeleri dijital bilgi birikimlerine dönüştüren OpenText DM eDOCS Edition, kağıt belgelerin dosyalanmaları, saklanmaları ve alınmalarıyla ilgili maliyetleri önemli ölçüde azaltır. | |
| İş Süreci Yönetimi | İş akışı görevleri ister doküman odaklı, isterse yoğunlukla karar ve onaya dayalı olsun, OpenText DM eDOCS Edition, bir yandan belge yaratma, gözden geçirme, kullanma ve iş süreci yönetimiyle ilişkili idari görevlerin maliyetlerini azaltırken, diğer yandan karmaşık, tekrarlanan ve kullanıcı tarafından yürütülen süreçleri otomatikleştirerek, verimliliği önemli ölçüde artırır. | |
| Web Yayımcılığı | OpenText DM eDOCS Edition, içeriği Web sitelerinde ve Internet uygulamalarında kullanılmak üzere otomatik olarak HTML ya da XML biçimine dönüştürerek, organizasyonların merkezi depolama yerinde ya da herhangi bir harici dosya sisteminde bulunan içerikten hızlı bir şekilde yararlanmalarını sağlar. | |
| Mühendislik Belgeleri Yönetimi | AutoCAD ile sorunsuz entegrasyon sağlar. Kolayca düzenlenebilmeleri ve alınabilmeleri için kurumsal belge depolama yerlerine stratejik olarak dahil edilebilen mühendislik belgeleriyle, organizasyonların daha etkili şekilde çalışabilmelerini sağlar. | |
| Table footer | Footer data | |