Gelecek Varlık iş süreçlerinin ortaya çıkarılması, modellenmesi ve dokümantasyonuna yönelik yürüttüğü sağlayıcı arayışı sonucunda Mind2Biz Akademi ile anlaştı. İş Süreçleri Keşif hizmeti Mind2Biz Akademi İş Süreçleri Yönetimi Programı dahilinde sunulan bir hizmet bileşenidir.
Süreç bilgilerini toplamak külfetli, sürekli olarak çaba ve zaman gerektiren bir işlemdir. Süreç adetleri çoğaldıkça ve süreçlerin dönüşüm çalışmaları veya mevzuat değişiklikleri vb. sebeplerle sürekli güncellenmesi söz konusu olduğunda keşif işlemi kritik ve metodolojik olarak yönetilmesi ve yaşatılması gereken bir işleme dönüşmektedir.
Bu konudaki zorlukların üstesinden gelmek için özellikle Gelecek Varlık gibi sürekli bir dinamizm içeren kurumların kültürüne uygun seçtiğimiz keşif yöntemleri sonucunda, incelediğimiz tüm iş süreçlerini, güncellemenin tek kaynakta yapılıp tüm ilgili noktalara otomatik aksettirildiği, yaşayan ve dönüşüme açık bir kurumsal süreç kütüphanesine dönüştürdük.
Yürütülen süreç keşif ve modelleme çalışması, yaklaşık 270 adet sürecin ortaya çıkarılıp tanımlanmasını kapsamıştır. Kanıta dayalı bilgilerin toplanması için görüşmeye dayalı keşif yöntemi seçilmiş ve kurum içinde süreç mülakatları gerçekleştirilmiştir. Mülakat notları üzerinden süreçlerin modellenmesi yapılmış, tespit edilen tutarsızlıklar ve eksiklikler giderilmiş ve erwin Evolve İş Süreçleri Modelleme uygulaması ile süreç modelleri elektronik ortama aktarılmıştır.
Proje ekibi ile birlikte süreçlerin aşamalı ele alındığı bir proje planı düzeninde, toplamda 4 adet proje gelişim toplantısı düzenlenmiştir. İş birimlerinin katılımının etkin hale getirilmesi amacıyla 2 adet proje eğitimi organize edilmiştir. Süreç modellerinin elektronik ortamda sunumu kurumsal mimari ve süreç modelleme uygulaması erwin Evolve Modeler ile yapılmıştır. Birim yöneticileri için bu ürünün kullanımına yönelik bilgilendirmenin yer aldığı eğitimler düzenlenmiştir. Tüm çalışmalar, değerlendirme ve önerilerin özetlendiği Proje Değerlendirme Raporu dahilinde kurum yöneticileri ile paylaşılarak sunulmuştur.
Çalışmanın temel çıktısı, elektronik, merkezi bir süreç kütüphanesi olarak teslim edilen Gelecek Varlık Süreç Modeli olmuştur. Bu çalışmanın ileriye dönük faydasının daha kolay sağlanabilmesi için erwin Evolve Modeler üzerinde hazırlanıp kullanımı öngörülmüş, bu sayede süreçlere ve temel bilgilere yönelik güncellemelerin kolayca yapılabilmesine olanak sağlanmıştır.
Gelecek Varlık Süreç Modeli, süreçleri hiyerarşik ve gruplandırılmış bir düzende sunar. Bir sürecin adımları ve ilgili organizasyonel rol bilgileri tanımlıdır. Bunun ötesinde, her adımda kullanılan ve oluşturulan (girdi-çıktı) dokümanları belirlenmiştir. Her süreç adımı için manuel, yarı manuel veya otomatik olduğu tanımlıdır ve eğer manuel değilse hangi BT uygulaması ile gerçekleştirildiği belirlenmiştir. Ayrıca her adımın detay bilgileri ilgili tüm açıklama detaylarını kapsayacak şekilde kurgulanmıştır.
Gelecek Varlık Süreç Modeli’nin merkezi ve ilişkisel bir süreç kütüphanesi düzeninde verilmiş olmasının en temel avantajlarından biri etki analizi imkanını sunmasıdır. Kurgulanan süreç modeli birbiriyle ilişkilendirilmiş tüm objeler üzerinde etki analizi yapılabilmesini olanaklı kılmaktadır. Etki analizi ile kasıt öncelikle modelde yer alan bir objeye bağlı değişikliklerin model üzerindeki diğer objelere yapabileceği etkinin ortaya çıkarılmasıdır. Nihai amaç ise etki analizinin bir yönetim aracı olarak kullanılabilmesidir.
Örnek vermek gerekirse etki analizi ile, Gelecek Varlık Süreç Modeli’nde yer alan bir süreçte yapılabilecek olası bir değişikliğin kurum teknolojilerine (uygulamalarına) etkisi, var olan birikime (doküman kütüphanesi) etkisi, organizasyona olan etkisinin izlenebilmesi mümkündür. Veya diğer taraftan bakılırsa bir uygulama veya organizasyon değişikliğinin süreçlere olan etkisini izleyebilmek olanaklı hale gelir. Bahsedilen etki analizlerinin yapılabilmesini sağlamak için temel çıktı olan süreçlere ek olarak, Gelecek Varlık uygulama ve dokümanlarının envanteri çıkarılmıştır. Ayrıca ileriye yönelik olarak modelleme çalışmasının sürekliliğininin sağlanmasına yönelik önemli başlıklar ve önerilerimiz özetlenmiştir.
erwin Evolve firmaların kurumsal mimari girişimleri ile iş süreçleri modelleme ve analiz gereksinimlerini karşılamak üzere geliştirilmiş bütünleşik bir çözümdür. Kurumlarda iş uygulamalarını, ilgili teknolojileri ve uygulamaların kullandığı verileri, kurumun iş süreçleri ve fonksiyonları ile ilişkilendirir. Böylelikle stratejik hedeflere ulaşma yönünde iş birimleri ile bilgi teknolojileri arasındaki uyumu tesis eder.
Başarısı dünya çapında kanıtlanmış erwin Evolve kurum gereksinimlerine göre uyarlanabilen ve ölçeklenebilen yapıda uzman araçlar ile donatılmıştır. Tüm iş süreçlerini yoğun olarak etkileyen dijital dönüşüm, bulut geçişi, büyük veri çözümleri, uygulama portföy dönüşümü gibi büyük altyapı girişimlerinin getirdiği karmaşıklığı kontrol altında tutmaya destek olur. Kurumsal birleşmeler, satınalmalar, inovasyon girişimleri ve yasal uyum gereksinimleri sebebiyle değişen iş yapış modellerinin şekillenmesine, risklerin ve fırsatların belirlenmesine ve bu yönde gereken teknolojik yol haritalarının oluşturulmasına yardım eder.