Paydaşlarla ilişkilerin niteliği, bireyler, bölümler ve kurumlar için bir engel oluşturabileceği gibi performansı güçlü bir şekilde artıran bir unsur da olabilir. Bu çerçevede, mevcut sorunların aşılması ya da daha iyi bir geleceğin inşası için, kurumun iç işleyişi ve mekanizmaları kadar paydaşlarla ilişkilerini de gözden geçirmesine gerek olabilir. Paydaş yönetimi süreci, paydaşlarla ilişkilerin niteliğine, ağırlığına, önemine üst bakışla yaklaşmayı, iyileştirme yapılması gereken alanların saptanmasını, “kazan-kazan” ilkesi ile paydaşlarla diyaloğun ve iş birliğinin geliştirilmesini içerir.

Paydaş haritası oluşturma

Bireylerin, organizasyonel birimlerin ya da kurumların paydaşlarıyla ilişkilerinin haritalanması ve görünür hale getirilmesi sürecidir. Her bir paydaşın ağırlığı (günlük işleyiş üzerindeki etkisinin ne kadar büyük olduğu), ilişkinin niteliği (tek yönlü, çift yönlü), ilişkinin kalitesi (güçlü iş birliği, zayıf iş birliği, çatışma vb.), paydaşlar arası ilişkilerin etkileşimi ve gelişim ihtiyacı gibi konular görünür hale getirilerek mevcut durumun daha net görünmesi hedeflenir.

Paydaş ilişkileri vizyonu

Mevcut durumun neye dönüşmesine gerek olduğunun ortaya çıkarılmasıdır. Paydaşların günlük hayat üzerindeki etkisinin azaltılması ya da artırılmasına, ilişkinin niteliğinin değiştirilmesine ya da iş birliğinin güçlendirilmesine gerek olabilir.

Paydaş diyalogları

Mevcut durum ve ideal durum arasındaki farkın kapanması amacıyla atılması gereken adımlar için paydaşların iş birliğine ihtiyaç olacaktır. Bu çerçevede paydaşların dünyasında neler olup bittiğinin, onların perspektifinden durumun nasıl göründüğünün anlaşılmasına gerek vardır. Bunun için, yargısız bir merak ile paydaşlar ile bağ kurmaya ve onların dünyasından durumun nasıl göründüğünün araştırılmasına gerek olacaktır.

Paydaşlarla açık iletişim

Paydaşların dünyasını kavrarken, onların da bizim dünyamızı bizim gözlerimizle görebilmesine gerek olacaktır. Bu nedenle, “açık iletişim” gerekecektir. Kendi gözlemlerimizi, yaşamakta olduğumuz durumun bizi nasıl etkilemekte olduğunu, ne gibi varsayımlara ve inançlara sahip olduklarımızı, gelecek tasavvurumuzun (vizyon) neye benzediğini, neye ihtiyacımız olduğunu ve ne beklediğimizi paydaşlara açıklıkla ifade etmek gerekecektir.

Ortak zemin ve eylem planları

Arzu edilen geleceğin inşası ve bu anlamda paydaşlarla iş birliğinin geliştirilmesi için bireylerin, bölümlerin ya da kurumların münferit olarak ya da paydaşlarıyla birlikte üzerinde uzlaşılmış eylem planlarını oluşturma ve hayata geçirme sürecidir.