Cerrahoğlu Avukatlık Ortaklığı kurumsal hafızasını ve potansiyelini en iyi şekilde yönetmek ve en üst seviyede hukuk hizmet vermek üzere bilgi teknolojisi olanaklarından ileri seviyede yararlanma kararını verdi ve doküman yönetimi altyapısı yatırımını Mind2Biz tarafından çözüm olarak sunulan OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi ve OpenText eDOCS Email Filing E-Posta Yönetim Sistemi’ne yapma kararı aldı.
OpenText eDOCS DM sistemi ile Cerrahoğlu Avukatlık Ortaklığı, müvekkil ve dosyalarına ait her türlü dokümantasyonu kurumsal kategorizasyon içerisinde ve kullanıcılara verilecek yetkilerle sınırlandırmak suretiyle yönetmeyi hedeliyor. OpenText eDOCS DM sistemi kurumsal hafıza oluşturmak konusunda sağladığı altyapı ile çalışan verimliliğini artırmanın yanısıra, kurum birikimini uzun yıllar koruyacak bir ortam sunarak süreklilik ve sürdürülebilirlik açısından da destekleyici olacak.
Projede OpenText eDOCS DM kütüphanesi ile entegre biçimde çalışmak üzere OpenText eDOCS Email Filing sistemi de devreye alınacak. Bu sistem aracılığı ile kullanıcılar e-postalarını saklarken daha doğru profillerle saklamak yönünde yönlendiriliyorlar ve sistemde saklanan bir e-postanın yeniden saklanmaması yönünde uyarılıyorlar. Bu yazılım ayrıca birden fazla mesajın toplu halde saklanması durumunda, saklama işlemini arka planda sunucuya devrederek, kullanıcıya kendi bilgisayarında performans azalması olmaksızın çalışmaya devam etme olanağı tanıyor. Sözkonusu ürünün temel faydalarından bir diğeri ise MS Outlook klasörlerinden bazılarına profil bilgisi atanması ile, bu klasöre taşınan herhangi bir e-postanın ekleri ile birlikte bu klasörün profili ile aynı şekilde otomatik olarak doküman yönetim sistemine saklanmasıdır.
Projede sunucu kurulumlarının ertesinde uygulama entegrasyonu mümkün olan içerik üreten tüm uygulamalar için gerekli ayarlamalar tanımlanacak ve profil kayıt ve arama formları geliştirilecektir. Sistem Yöneticisi Eğitimi’nin ardından Cerrahoğlu Avukatlık Ortaklığı iş birimlerinde müvekkil, dava/konu ve özellikle doküman tipleri ve erişim güvenliği ile ilgili yapılacak analiz çalışması sonucunda gerekli sistem uyarlamaları yapılacaktır. Sistem tasarımlarının tamamlanması ertesinde anahtar kullanıcılar ile yapılacak testlerin ardından kurum çalışanlarına Kullanıcı Eğitimi’nin düzenlenmesi ile sistem canlıya alınacaktır.
OpenText eDOCS DM ve eDOCS Email Filing ile edinilen kazanımlar
- Dava takip ve hizmet dosyalarının elektronik ortama taşınması
- Dokümanların müşteri ve dosya bazlı organizasyonu, çoklu seviye kırılımlara uygun olarak klasifikasyonu
- Avukatların ve ilgili tüm sorumluların dosya bazlı takibi
- Dosya bazlı atanan doküman erişim kurallarının sorumlu avukatlarla senkronizasyonu
- Yüksek seviye güvenlik kurallarının uygulanması
- Yoğun e-posta içeriğinin dokümanlarla birlikte organize edilmesi ve yönetimi
- OpenText eDOCS Email Filing sistemi ile e-postaların kolay ve doğru saklanması
OpenText eDOCS, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.