Kurumsal içerik yönetimi olarak adlandırdığımız çözümün en fazla 7-8 yıllık olan geçmişine bakıldığında amacın hep aynı olduğunu görüyoruz : organizasyonlardaki yapısal olmayan bilgiyi paylaşabilmek, kontrollü erişilebilmek, arayıp bulabilmek ve arşivleyebilmek. Bugün bu temel amaç bazı beklentilerle genişlemiştir: çözümün tek bir noktada depolama sağlaması, tüm çalışanlar tarafından erişilebilir olması, her türlü formattaki içeriği yönetecek yetenekte olması, süreçleri destekleyebilmesi ve güvenilir şekilde kayıt olarak arşivlenmesi. Bu haliyle de, teknolojik altyapıda olmazsa olmaz bir bileşen haline gelmiştir.
Veri yönetim uygulamaları geliştikçe ve benimsendikçe, kurumlar ellerindeki bilgiyi bir üst seviyeye taşıyarak ve kullanarak işleyişin daha etkin ve verimli hale geldiğini fark ettiler. Bir üst seviyeye taşımak için yapılması gereken , ayrık yapılarda yer alan bilgi depolarını ve uygulamaları, birlikte çalışabilir ve gerektiğinde noktasal erişimle bilgiye doğru, tam ve hızlı erişim olanağı sağlayan platformlar üzerine taşıyarak, gerçek kurumsal altyapıları konumlandırmaktır. Bu hedefi gerçekleştirmek için öncelik heterojen ve ayrık bilgi kaynaklarını kurum genelinde birleştirecek şekilde bilgi yönetim vizyonunu oluşturmaktır.
Bu vizyonun altında, her biri bilgi ve veriyi yönetmek ve entegre etmek için önemli olan, “metadata” yönetimi, ana veri planı ve bilgi kalitesi kavramlarını yerleştirmek gereklidir. Kurumsal bilgi yönetiminde amaç bilgiye dayalı varlıkları tüm kuruma yaygın şekilde yönetmektir. Kurum herhangi bir sektördeki bir büyük işletme olabileceği gibi, küçük bir işletme, hatta bir departman olarak dahi ele alınabilir. Esas olan bilginin operasyon içerisindeki kullanımını yaygınlaştırarak verimliliği artırmak ve bilgiye kayıt niteliği kazandırarak kurum sürekliliği ve hissedar hakları açısından maksimum kontrolü sağlamaktır. Bu amaca hizmet ederken bilginin nerede durduğu ve hangi fonksiyon için gerektiğine bakılmaksızın erişim ve kullanımının optimize edilmesi şarttır. Böylelikle temel amaçlarından birisi olan iş stratejilerine hizmet etmeyi sağlamış olacaktır.
Kurumsal bilgi yönetim çalışmalarında yönlendirici etkiler birimler arası terminoloji ve uygulama uyumsuzlukları, tekrar eden veya kayıp bilgiler ve bilgi hassasiyetindeki zafiyetlerin yarattığı sıkıntılar ve zorluklardır. Oysa doküman ve bilgi yönetim sistemleri ile, farklı iş birimleri ve fonksiyonların ortak noktadan bilgileri paylaşması, farklı bakış açıları ile ve ancak aynı bilgiye erişerek iletişim sağlaması ile bu sorunlar çözümlenmiş olmaktadır.
Kurumlardaki en dinamik stratejilerden birisi kurumsal bilgi stratejisidir. Çünkü içerik “iş”in en değişken unsurlarından birisidir. Çünkü muazzam bir hızla ve sürekli büyümektedir, bilgi teknolojileri çok hızlı ilerlemektedir, yeni sistem geliştirme faaliyetleri artarak sürmektedir, iş paydaşları ile olan iletişim her geçen gün artmaktadır, doküman formatları gelişmektedir ve rekabetin getirdiği değişime ayak uydurmak için hızlanma gereksinimi artmaktadır. Kurumun strateji ve hedeflerindeki değişimlerin mutlaka bilgi ve doküman yönetim stratejisinde de değişim gerektiren etkileri olacaktır.
Bilginin çığ gibi artması ve boğulma etkisi yaratmasına karşılık kurumlar orta-uzun vadeli kurumsal içerik yönetim stratejilerini oluşturup, bu stratejileri uygun plan ve teknolojileri uygulamaya almadıkları sürece giderek zorlanacak ve rekabette geri kaldıklarını fark edeceklerdir. Çünkü yapısal olmayan verilerin organizasyonlardaki payı %80 dir ve genel olarak sadece %10 u yönetilmektedir. Günümüzdeki en büyük güç bilgidir ve ancak bilgi varlıklarını yönetebilenler fark yaratabileceklerdir.
Kurumsal içerik yönetim stratejileri ve planlarının oluşturulması için süreç işleyişlerinin net bir şekilde ortaya konmuş olması ve süreçlerde yaratılan ve kullanılan hertürlü içeriğin tesbit edilmiş olması gerekir. Teknik değil, süreç akış diyagramları olması gereken bu süreç dokümantasyon çaçışmasında girdiler-çıktılar, sürecin işleyişi sırasında destek olan, başvurulan, yaratılan ve değiştirilen hertürlü içeriğe odaklanılmalıdır. Kurumlar genelde, ilk bakışta, önceliği basılı dokümanı tarayıp, bir içerik yönetim sistemine almakta görüyorlar, oysa her fırsatta vurguladığımız gibi, epostalar çok önemli, kurumun formal yazışma platformu aslında ve epostaları iş kaydı olarak görmemek, önemli bir resmi yazının veya kurum açısından hukuki değeri olan bir belgenin bir kişinin çekmecesinde unutulmasından çok da farklı değil. Bu tip bir çalışma epostaların kurum içerisindeki ağırlığının da ortaya konmasında yarar sağlayacaktır. Bilginin ne şekilde geldiği değil, ne derece değerli içeriğe sahip olduğu önemlidir.
Bilgi mimarisinin de dahil olduğu bu çalışma ile içeriğin kurum içerisinde gereksiz kopyalarının oluşması ile yaşanacak karmaşa bertaraf edilerek merkezi yönetilen ve kayıt yönetimi kavramlarını da içeren yaklaşımlar ile riskler azaltılacaktır. Ayrıca, kullanıcılar az sayıda arayüz üzerinden bilgiye ve veriye erişebilir olacakları için çalışma verimi ve çalışan memnuniyeti artacaktır. Bilgi teknolojilerinde daha kontrollü ve sadeleştirilmiş yapısal bir yaklaşım ile daha az maliyetli ve daha kolay yönetilebilen ve servis verilebilen sistemler yerleştirilmiş olacaktır.
Kurumsal içerik yönetimi tek bir olgu olarak görünmekle birlikte gerçekte çeşitli teknolojilerin bir araya gelmesi ile oluşan bir ailedir. Bu teknolojilerine iyi düzenlendiği durumlarda, her bir bileşenin etkinliği daha ileri seviyeye taşınarak kişilerle, iş içeriğinin ve süreçlerin etkileşimini güçlendirilir. Bu altyapı tek bir suit yapısı içerisinde bulunabileceği gibi, kurum gereksinimleri doğrultusunda en uygun bileşenlerin bir araya getirilmesi ile farklı ürünlerin bir araya getirilmesi ile de oluşturulabilir.
BThaber 29 Mart – 04 Nisan 2010 tarihli “Bilgi ve Doküman Yönetimi Dosyası” nda yer alan haberin tam metni