Kurumsal bilgi portalleri, birikim yönetimi felsefesinin internet teknolojisi ile birleştiği ortamlar olarak tanımlanabilir.

Internet portali nedir ?

Internet literatüründe sıkça karşılaşılan bir terim olan portal, Internet üzerinde yayınlanan bilgilere açılan bir pencere olarak tanımlanabilir. Portallerin temel amacı, Internet üzerinde dağıtık ve düzensiz bir biçimde yayınlanan bilgi yumaklarına, bütünleşik bir yapıda, hızlı ve kolayca ulaşılmasını sağlamaktır. Internet portalleri genelde geniş ve yaygın kullanıcı kesimlerine hitap eder ve portal kurucusu ile adreslenen hedef kitlenin bilgi ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde tasarlanır.

Internet portalleri, yatay ve dikey olmak üzere iki sınıfa ayrılır.

• Yatay portaller: Tüm Internet kullanıcılarına hitap eder. Kişilerin farklı konulardaki ilgi alanlarına tek adresten ulaşabilmelerini hedefleyen yatay portaller, genellikle megaportal olarak isimlendirilirler.
• Dikey portaller: Internet kullanıcılarının belirli bir kesimine hitap ederler ve özellikle niş olarak nitelendirilebilecek konuları işlerler. (örn. sağlık, evcil hayvanlar, çiçekçilik, farklı servis sektörleri vb)

Kurumsal portal nedir ?

Kurumsal portaller, internet portallerine benzer bir mantıkta, bir kurum özelinde barındırılan, işlenen ve kümeler halinde biriken tüm bilgiler, sistemler ve süreçlere açılan bir pencere olarak tanımlanabilir.

Kurumsal portallerin gelişim çizgisine bakmak gerekirse :

1. Kurumsal portallerin ilk uygulaması intranet olarak adlandırılan, sadece kurum içi erişime açık ve genellikle tüm çalışanları ilgilendiren bilgilerin, düzenli bir biçimde yayınladığı web sayfalarından oluşan portallerdir. Intranetler internet üzerinden dış erişime kapalı yapıdadır.
2. Zaman içinde kurumsal portaller, dağıtık organizasyona sahip kurumların satış, sevkiyat tarzı kritik süreçlerinin gerektirdiği dinamik bilgileri web ortamına taşıyabilmeleri amacıyla extranet olarak isimlendirilen yapıya kavuşturulmuştur. Extranetler, kurum içi erişime açık olmakla birlikte bayi-distributör tarzı anlaşmalı dış kurumalara da belirlenen kısıtlamalar dahilinde bilgi yayınlanmasına imkan verir. Extranetler, internet üzerinden, önceden tanımlı kullanıcılara açıktır.
3. Kurumsal portaller konusunda güncel kavramlardan biri kurumsal bilgi portalleridir. Kurumsal bilgi portalleri, intranet ve extranet tarzı yapıların temel özelliklerini paylaşmakla birlikte, önemli farklar ve ek özellikler barındırmaktadır.

Kurumsal bilgi portali nedir ?

Kurum veya organizasyon içi bilgi akışını sağlayan web sayfalarının ötesine geçen kurumsal bilgi portalleri, hızla gelişen değer zinciri gereksinimleri doğrultusunda bir kurumun, sağlayıcıları, ticari ortakları, satış kanalları ve de müşterileri arasındaki entegrasyonu sağlayan anahtar teknoloji haline gelimiştir.

Kurumsal bilgi portali, bir kurum dahilinde ve çevresinde oluşan ve işlenen tüm bilgi, süreç ve uygulamalara tek noktadan ulaşımı sağlayan bir önyüzdür.

Bütünleşik ve de tutarlı önyüzleriyle kurumsal bilgi portalleri, sözkonusu kurumlarla ilişkide bulunan tüm çalışanların, ticari iş ortaklarının, satış kanallarının, sağlayıcı ve de müşterilerin, kendi ilgi alanlarına giren bilgilere, kendi ihtiyaçlarına göre uyarlanmış şekillerde erişimlerini sağlar.

Kullanıcıların sadece bir önyüz olarak gördükleri kurumsal bilgi portalleri, mekanizma olarak, kurum bütünündeki yapılandırılmış ve/veya yapılandırılmamış bilgi kümelerine erişimi, klasifikasyonu, filtrelemeyi, bulunan bilginin derlenmesini ve de istenen formatta kullanıcıya sunulmasını kapsamaktadır.

• Yapılandırılmış (structured) bilgi kümeleri, kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları tipi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur. Arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları mümkündür. Bu tip bilgi kümelerindeki temel sıkıntı, bilgi yoğunluğunun ve büyüklüğünün çok fazla olması, detay seviyesinin çok derin olması ve standart raporların kullanıcıların istekleri açısından yeterli olmamasıdır.
• Yapılandırılmamış (unstructured) bilgi kümeleri ise, e-posta mesajları, basılı ve elektronik dokümanlar, tablolar, formlar, prezentasyonlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Herhangi bir formatı bulunmayan bu tip bilgi kümelerindeki temel sıkıntı, bilgi kümelerinin dağıtık olması ve entegre olmamasıdır.

Kurumsal bilgi portalinin amacı ve birikim yönetimi içindeki yeri nedir ?

Birikim yönetimi araçlarını uygulamaya almış veya incelemiş kurumlar, birikim yönetimi ile kurumsal bilgi portali kavramlarının yakın ilişkide olduklarını ve birçok yönden örtüştüklerini gözlemleyeceklerdir. Kurumsal bilgi portalleri, birikim yönetimi içinde yeni bir teknolojik altyapı olarak karşımıza çıkmaktadır.

Internet teknolojisi, uzun yıllardır varolan ve süregelen birikim yönetimi yaklaşımına büyük bir yayılım ivmesi kazandırmıştır. Kurumların iş süreçlerinde de değişim yaratan internet teknolojisi, ve popüler terimiyle yeni ekonomi, kurumların, genişletilmiş kurum (extended enterprise) yapısının gerektirdiği yönde kendi süreçlerini, iş ortakları, sağlayıcılar ve de müşterilerine ait süreçlerle entegre etmelerini gerektirmektedir. Sözkonusu gereksinim, bilgi kümelerinin karmaşıklaşması ve veri yoğunluluğunun artması olgularını da beraberinde getirmektedir.

İşte birikim yönetimi araçlarının, dolayısıyla da kurumsal bilgi portallerinin ortak gelişme çizgisi, infoglut olarak isimlendirilen yoğun ve karmaşık bilgi kaynaklarını, elektronik ortamda düzenlemek, yönetmek, erişim ve paylaşımı kolaylaştırarak kurumsal verimliliği ve karar verme süreçlerindeki hızı arttırmaktır.

Bununla birlikte, birikim yönetimi teknolojilerine yatırım yapan kurumların temel hedefleri çoğunlukla kurum-içi işbirlikçi çalışma düzenini (collaboration) sağlamaktır. Hedef, bir süreçte yeralan birimlerin tümünün, varolan bilgi ve birikimi paylaşabilecekleri, yeniden kullanıma izin veren ve de yaratıcılığı destekleyen bir ortamda çalışmalarıdır.

Kurumsal bilgi portalinde bulunması gereken özellikler nelerdir ?

Kurumsal bilgi portali uygulaması olarak ortaya çıkan birçok yazılım, iddialarının aksine, internet portali üretmenin ötesine geçememektedir. Bunun sebebi, geliştirilen uygulamaların, kurumsal bilgi portallerinde bulunması gereken aşağıdaki özelliklerini karşılamıyor ya da ancak kısmen karşılıyor olmalarıdır.

• Arama: Kurumsal bilgi portallerinin sağlaması gereken arama mekanizmaları, birden fazla bilgi kümesi üzerinde, yapılandırılmış veya yapılandırılmamış veri üzerinde ve de dahili ve harici sistemlerde yeralan tüm bilgi kümeleri üzerinde arama yapmaya imkan tanımalı ve arama sonuçlarını kullanıcıya bütünleşik bir biçimde sunmalıdır. Arama mekanizmalarında temel değerlendirme kriterlerinden biri cevap verme süresidir. Özelikle birçok kullanıcının ortak erişimindeki içerik üzerinde arama yapmak, indeksleme mekanizmasının ötesinde caching tarzı teknolojilerin de desteklenmesini gerektirmektedir. Caching, sıklıkla aranan veya sorgulanan bilgilerin daha az kaynak kullanılarak daha çabuk erişilmesine imkan veren bir mekanizmadır.
• Taksonomi: Küme halindeki bilgileri organize etmek için yakın ilişkide olanları belirli üst-kavramlar altında gruplamak ve hiyerarşik bir düzende sunmak elektronik ortamlarda özellikle de Internet üzerinde sıkça başvurulan bir yöntemdir. Taksonomi, bu yöntem sonucu oluşturulmuş kavramların hiyerarşisi olarak tanımlanabilir. Taksonominin temel amacı arama ve navigasyonu kolaylaştırmaktır. Her kurum kendi terminolojisi, kurum kültürü ve de süreçleri dahilinde kendine özgü taksonomi yapısı kurma ihtiyacı duyar. Kurumsal bilgi portalleri, kurumlara özel ve kullanıcı gereksinimlerine göre değişiklik gösteren terim, gruplama ve seviyelendirme ihtiyaçlarını karşılayacak esneklikte yapılar sunmalıdır.
• İçerik yönetimi ve uygulama entegrasyonu: Kurumsal bilgi ve uygulamalara tek noktadan erişimi hedefleyen kurumsal bilgi portalleri, kullanıcılara merkezi, bütünleşik ve de performans açısından tutarlı bir ortam sağlamalıdır. Bu nedenle içerik yönetimi ve uygulama entegrasyon imkanları özellikle kullanıma geçiş dönemlerinde büyük önem taşımaktadır. Kurumsal bilgi portallerinde sağlanan uygulama entegrasyonu, portal üzerinden aranan ve erişilen farklı ortam ve uygulamalardaki bilgilerin tek bir arayüzden anında işlenebilmesini sağlar; örn. erişilen bilgi ve veriyi gerekiyorsa güncelleme, yayınlama, ilgili bir on-line tartışmaya katılma, ilgili veya bağlantılı süreçleri başlatma vb. Kurumsal bilgi portal yazılımları, çeşitli altyapı mimarisi, işletim sistemi ve de uygulama standartlarını desteklemek amacıyla farklı teknolojilerden faydalanabilir. API (Application Programming Interface) ve plug-in imkanları sıkça başvurulan yöntemlerdendir. Bunlarla birlikte XML altyapısı da uygulamalar arası komünikasyonu (veri ve meta-veri yapılarının alış verişini) sağlamak amacıyla kullanılan güncel ve gelişen bir standart olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurumsal bilgi portallerinin gerek altyapı gerekse mesajlaşma standardı olarak XML desteği sağlamaları aranan özellikler arasında düşünülmelidir.
• Güvenlik:Kurumsal bilgi portallerinde güvenlik en önemli noktalardan biridir. Portal kendi güvenlik mekanizmasını içermeli aynı zamanda da portale dahil olan her uygulama kendi güvenlik altyapısını korumalıdır.
• Kişiselleştirme: Kurumsal bilgi portalleri, farklı seviye ve ihtiyaçtaki kullanıcıları gözönüne alarak (kurum çalışanları, iş ortakları, müşteriler, sağlayıcılar vb) her türlü kullanıcı grubuna, belirli temalar çerçevesinde kişiselleştirilmiş kendine özgü sayfa düzenekleri sunmalıdır. Kullanıcılar ayrıca, kullanım kolaylığını arttırmak amacıyla kendi ortamlarını uyarlama imkanına sahip olmalıdırlar.