Eczacıbaşı Topluluğu kuruluşlarından Eczacıbaşı EKOM, doküman yönetimi konusunda Mind2Biz ile gerçekleştirdiği dosya ve doküman takip projesini tamamladı. Kurumun yaygın içeriği ve özellikle ana faaliyet alanı olan ihracat ve ithalat işlemlerine yönelik dokümanlar Hummingbird DM platformu üzerinde dijital ortama aktarıldılar.
Proje sonucunda dış ticaret dosyaları yıl bazında guruplandırılarak ve doküman tipleri bazında kategorize edilmiş olarak hızlı, paylaşımlı ve etkin bir şekilde izlenebilmektedir. Mal Mukabili, Vesaik mukabili, Akreditif, İthalat, Bedelsiz, Credit note, Debit Note, Talimat, Yazışma gibi doküman tipleri bazında izlenebilen dosyaların ilişkili olduğu akreditif dokümanları da sistem içerisinde yer almaktadır ve gerekli noktalarda SAP sisteminden taşınan bilgiler kullanılmaktadır. Sistemin devreye alınması ile üretici ve bankalarla olan finansal ilişkiler, kredi kullanımları, Exim Bank yazışmaları da sistem üzerinde izlenmeye başlanmıştır. Dış ticaret kapsamındaki epostaların da bu yapı içerisinde izlenmesinin yanısıra, kuruluşun tüm kurumsal faaliyetlerine yönelik evrak, yazışma, eposta vb. dokümanlarda da aynı şekilde dijital ortamda yönetilmektedir.
Kurumsal içerik yönetim sistemi olan Hummingbird DM ile EKOM tarafından dijital ortamda yürütülen işlemler şu şekildedir:
- Dış satıma ilişkin, Mal Mukabili, Vesaik mukabili, Akreditif, İthalat, Bedelsiz, Debit Note, Credit note, Talimat, Yazışma gibi doküman tiplerinin izlenmesi
- İhracat dosyalarının yıl bazında izlenmesi
- SAP ile etkileşimli Akreditif sürecinin takip edilmesi
- Üretici firma ilişkileri ve finansmanın dosya bazında izlenmesi
- Eximbank, Teminat Mektubu, stand by L/C gibi müşteri limitlerinin kredi bazında takibi
- Giden gelen e-postaların içerik olarak yönetimi
Hummingbird DM, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.