Eczacıbaşı Vitra Karo’da ilk aşama olarak Genel Müdürlük, İnsan Kaynakları, Yatırım ve Kalite departmanlarından başlatılan projede Mind2Biz, temsilcisi olduğu OpenText eDOCS DM Doküman Yönetimi çözümünü kullandı. Projede ilk etapta iş süreçleri ve alt süreçler doğrultusunda düzenlenen e-mail, faks ve dokümanlardan oluşan elektronik içeriğin standardizasyonu ve klasifikasyonu yapıldı.

Eczacıbaşı Grubu insan kaynakları yönetim prensiplerinin elektronik doküman yönetim sistemi üzerinde uygulanması gerçekleştirildikten sonra doküman kontrol prosedürleri doğrultusunda tüm insan kaynakları süreçlerinde oluşan kontrollü dokümanların tanımlanması, elektronik ortama aktarılması ve departman gereksinimleri doğrultusunda gruplanması gerçekleştirildi. Stratejik insan kaynakları süreçlerinden, işe alım gibi operasyonel süreçlere kadar, tüm süreçlerin kapsandığı uygulama, kullanıcılara kendi arayüzlerini kişiselleştirme imkanı da vermektedir.

Sözkonusu proje sayesinde tüm Kalite Yönetimi ve Güvence sistemi dokümanlarının da paylaşıma ve kolay erişime uygun olacak şekilde yönetimi sağlandı. Müşteri şikayetlerinin tanımlanması, klasifikasyonu ve yönetimi amacıyla da kullanılan sistemde ürün spesifikasyonları ile test sonuçları karşılaştırılıyor, sonuçları ve ilgili tüm dokümanlar şikayet statüsünün de izlendiği bir klasör yapısı altında yönetiliyor.

Yatırım departmanı tarafından, Avrupa ve Türkiye üzerinde yayılmış dağıtık yapıdaki üretim yerlerindeki atölye ve departmanlarda bulunan makina ve yedek parçaların AutoCAD ile oluşturulan elektrik, mekanik ve yapısal teknik çizimleri de doküman yönetimi aracılığı ile izleniyor. Genel Müdürlük’te korunan tüm dokümanlar ise tamamen elektronik ortama geçirilerek, gerekli gruplamalar ve yetkiler dahilinde saklanıyor ve yönetiliyor.

Mind2Biz, OpenText firmasının ürünleri ile Türkiye’de değişik sektörlerde başarılı projeler gerçekleştirmiştir.