Finans Yatırım’ın Mind2Biz ile gerçekleştirdiği Hummingbird DM ve Enterprise Workflow teknolojileri üzerinde geliştirilen yeni sistemde müşteri talimatları daha hızlı, daha güvenli, düzenleme ve talimatlara daha uygun ve daha etkin bir biçimde işlem görecek. Yeni uygulamada süreç, talimatın şubeden alınmasıyla başlayarak, aralarda ilgili bilgi ve işlemlerin tamamen elektronik ortamda yürütülmesi ve gerçek evrağın merkeze ulaşıp arşivlenmesiyle tamamlanacak.
Talimat, şubede taranarak elektronik ortama aktarılır. E-posta ekinde merkeze iletilir. Doküman yönetim sistemine kaydedilir. Bu kayıt işlemiyle otomatik başlatılan, kontrol ve onaylar içeren operasyon süreci 37 farklı talimat türü için farklı rotalar izler. Bunların hepsi elektronik ortamda yürütülür. Gerekli aşamalarda müşterinin vekaletnamesi, imza beyanı gibi doküman ve bilgilere doğrudan ekrandan erişim sağlanır. Kontroller sonucunda iş reddedilebilir, veya bir sonraki adıma yönlendirilebilir, veya yeniden işlem görmesi/daha ayrıntılı kontrol amacıyla önceki bir adıma geri döndürülebilir. Reddedilen talimatlara ilişkin bilgi ilgili müşteri temsilcisine otomatik oluşturulan bir eposta ile bildirilir. İlgili kişilere ve müşteriye hızlı geri bildirim olanağı sağlanmış olur. Müşteri temsilcisi devam etmekte olan bir işin durumunu izlemek amacıyla sistemde müşterinin talimatının ne aşamada olduğunu sorgulayabilir. Tüm akış süresince operasyonel sistem ile pararel yürütülen talimat işlemleri, son aşamada “eşleştirme” yapılmak üzere bekletilir. Merkeze ulaşan orijinal talimat için otomatik bir arşiv numarası oluşturulurak arşivlenmesiyle talimat süreci tamamlanır. Bütün süreç, gerek uyumluluk gerekse kalite yönetimi açısından kalite departmanı tarafından gözlenebilir.
Hummingbird DM ve Enterprise Workflow ile elde edilen kazanımlar:
- Müşteri talimatlarının şubelerden toplanarak, merkezde en hızlı ve güvenli şekilde işlem görmesi
- Talimat tiplerine uygun rotalar, yüksek meblağlı işlemlerde GMY onayı
- Şubelerden talimat durumlarının takip edilebilmesi ve gerektiği durumda müşteriye anlık durum bilgisi verilebilmesi
- İşlem tarihçesinin izlenebilmesi
- İşlem sırasında imza sirküleri, vekaletname vb. tüm evrakların anlık kontrolü ve doküman yönetim sisteminde arşivlenmesi
- Arşivleme aşamasında eksik evrak veya uygunsuz durum tesbitinde “takibat” aşamasına geçiş
Kalite birimi tarafından operasyonun takibi - İş akışları konusunda istatistik ve analizler
Hummingbird DM, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.
Hummingbird Enterprise Workflow, Hummingbird Enterprise Suite’in merkezinde yeralır ve kritik iş görevlerini otomatikleştirir. Hummingbird DM içerik kütüphanesi ile entegre olarak içerik ekleme, profilleme, silme vb. işlevlerle ilişkili yinelenen etkinlikleri basitleştirerek içerik yaşam döngüsü süreçlerini birbirine bağlar. İş merkezli bakış açısıyla birlikte, kullanıcılar teknoloji yerine içeriğin yönetimiyle ilgili iş süreçlerine odaklanabilir.