Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de doküman ve içerik yönetimi pazarı, artan bir ivme ile büyümesini sürdürmektedir. Bu büyüme temelde kurumların dağıtık çalışanlar ve iş ortakları ile çalışma gereksinimine bağlı olarak gelişen yeni iş yapış yöntemleri, iletişim ağlarının güçlenmesi, mobil teknolojilerin hızlı gelişimi sebebiyle kullanıcıların farklı kanallardan, farklı cihaz, uygulama veya platformlar üzerinde, farklı formatta yeni içerik yaratma ve erişim gereksinimlerinin artmasına dayanmaktadır.
Bu doğrultuda sağlayıcılar, yeni eğilimlere karşılık verecek şekilde daha etkin entegrasyona sahip, kolay kullanımlı ve yüksek performansta ölçeklenebilir sistemler geliştirmeye çalışmakta, ancak paralelde, içerik ve doküman yönetimi, portal ve işbirliğine dayalı çalışma ortamlarına odaklanan uygulamalar pazarında daha büyük bir fonksiyonel örtüşmeye neden olmaktadırlar. İçeriğin iş süreçleri ile konsolidasyonuna destek veren işbirlikçi (takım) çalışma ortamlarının, kurumsal içerik ve doküman yönetim platform-larındaki eğilimleri belirleyen temel gelişim noktası olduğunu düşünebiliriz.
Bu gelişimi e-postaların kurumsal içerik yönetim uygulamaları dahilinde kullanımında yaşanan yoğunluk ile örnekleyebiliriz. Önceleri sadece informal iletişimde kullanılan e-postalar, artık kurumsal birikimin en önemli parçalarından biri haline gelmiştir. Dolayısıyla, kurumsal birikim kaynaklarının sadece dokümanlar olmadığı ve e-postaların iş yapış şekillerimizde çok önemli bir yer tuttuğu, hatta birçok iş anlaşmalarının, stratejilerin de e-posta ortamında yürütüldüğünü göz önüne almamız gerekmektedir. AIIM tarafından ilki 2003’de yapılan ve son olarak 2005’de tekrarlanan e-postalara yönelik araştırma sonucunda ortaya çıkan kullanım yaklaşımları konunun önemini vurgulamak açısından çok çarpıcı olmuştur :
E-posta kullanımı konusunda araştırmaya katılanların, % 91’i müşteri taleplerine verilen yanıtlar, % 84’ü iş ve ürün geliştirme stratejilerine yönelik yapılan tartışmalar/görüşler, % 70’i teklif ve sözleşme değerlendirmeleri, % 75’i fatura ve ödeme bilgilerinin paylaşımı, % ’71’i gizli ve hassas bilgilerin paylaşımında bulunmak şeklinde görüş bildirmişlerdir.
Bu nedenle, birçok kurum, e-postaların yönetilememesinin yaratacağı risklere, ortaya çıkacak iş yüklerine odaklanmakta ve bu doğrultuda kurumsal koruma ve saklama politikaları oluşturmaktadır. Günümüze kadar çoğunlukla BT yönetiminin görev alanına dahil edilen ve depolama gereksinimleri ile eşleştirilen e-posta yönetimi, yaygınlıkla dosya büyüklükleri ile sınırlanmaya çalışılmış ve zaman zaman kişilerin sorumluluğuna bırakılmıştır. Ancak artık e-posta yönetimi, ortaya konacak etkin iş stratejileri doğrultusunda kurumlar için bir fırsat alanı haline dönüşme eğilimindedir. Bununla birlikte yasal yaptırımlara uyum sebebiyle kısmen zorunluluk yönünde ilerlemektedir. Özetle, e-posta tabanlı kurumsal içerik yönetim sistemleri, salt e-posta alma ve gönderme işlevinin ötesine geçerek takım etkileşimi, bilginin kategorizasyonu, aranıp hızla sunulması, e-postalara gömülü entelektüel bilgilerin süreç odaklı korunma ve saklama politikaları ile yönetimine imkan vermekte ve kurumlara ölçülebilir ve/veya ölçülemeyen sayısız getiri sağlamaktadır. Yakın gelecekte anlık mesajlaşma sistemlerinin de e-postalar paralelinde kullanım artışına uğrayacağı beklenmektedir.
Doküman yönetimi teknolojilerin şirket verimliliğine etkisi
Gartner’ın 2006 yılına dair birikim yönetim sistemlerinin gelişimine yönelik varsayımlarına baz teşkil eden anahtar başlıkların ilki “İçerik, artık iş süreçleri ile bütünleşik olarak ele alınmaya başlanmıştır; sadece kayıtlar değil, söz konusu kayıtları oluşturan içerik de aynı kapsamda yönetilmelidir … ” cümlesi ile özetlenmiştir.
Zaman içinde kurumlarda, kurumsal birikimin yönetimine yönelik birçok farklı yaklaşım uygulanmıştır. Söz konusu yaklaşımlardan ortaya çıkan ve öğrenen organizasyonlar oluşturmayı amaçlayan yönetim sistemleri başarılı sonuçlar ortaya koymuştur. Ancak kurulmuş olan birçok sistemde, sistemin süreci ve katılımcıların işlerini nasıl destekleyeceği, iş stratejileri ile kurumsal birikim stratejilerinin nasıl dengeleneceği, iş süreçleri ile birikim süreçlerinin nasıl birleştirilebileceği düşünülmemiştir. Kurumsal birikim yönetimi, kurumların kritik iş süreçlerini desteklemektedir. Ancak asıl katma değeri sağlayan, söz konusu sistemlerin desteklediği iş süreçlerinin gelişimi olacaktır.
Küreselleşme ve iletişim ağlarının gelişimi, kurumların zamana dayalı, coğrafi ve kültürel sınırların ötesinde iş yaratmalarını sağlamaktadır. Bu durum, kurumların belirli bir lokasyonda kısıtlı kaynakla çalışma zorunluluğunu ortadan kaldırmakta, olası en iyi/verimli kaynakları kendi bünyelerinde veya iş ortakları ile biraraya getirebilmelere imkan vermektedir.
Bu noktada “gerçek zamanlı kurumlar” kavramı ön plana çıkmakta, büyük ölçüde kritik iş süreci, coğrafi olarak dağıtık, buna karşın mobil iletişim teknolojilerinin verdiği avantajları kullanarak iş aktivitelerine etkileşimli katılımda bulunan “sanal çalışma grupları” ile gerçekleştirilmektedir.
Anlık mesajlaşma, e-posta tabanlı mobil telefon sistemleri, kablosuz destekli el terminalleri, dizüstü bilgisayarlar, video ve web konferans benzeri teknolojilerin tümü süreç odaklı takım çalışmalarını en verimli hale getirmeyi ve gerçek zamanlı olarak paylaşımı hedeflemektedir. Özetle farklı platform ve kanalları destekleyen kurumsal birikim ve doküman yönetim uygulamaları, gerçek-zamanlı kurumların dağıtık karar noktalarını aktive eden disipliner yaklaşımı getirmekte ve 21. yüzyılın sermayesi olan entelektüel kurumsal birikimin en etkin biçimde karar, başarılı strateji ve dolayısıyla ekonomik değerlere dönüşmesine imkan vermektedir.
“2007 yılına kadar kurumsal üretim kazanımlarının dörtte üçü bilgi yönetimi ve bilgi merkezli süreçlerin iyileştirilmesi sayesinde elde edilecek.”(1)
“İş süreçleri yönetimi ve uygulama entegrasyon teknolojilerini gerektiren içeriği entegre etme çabaları, 2007 yılına kadar içerik yönetim projelerinin yüzde 70’inden fazlasını kapsayacaktır. Süreçlerin tanımlanması ve izlenmesi, düzenlemelere uyumluluğun (compliance) kilit noktası olacaktır.”(1)
“Doğru şekilde yönetilmeyen ve güvenliği sağlanmayan bilgi hem organizasyon birikiminin kaybedilmesi ve bu birikimden yararlanılamaması tehlikesini içerir, hem de yasal açıdan potansiyel bir risk doğurur.”(1)
“2008 yılı itibariyle ‘içeriğe bağlı işbirliği’, müşterileri, çalışanları ve partnerleri bir araya getirecek ve pazara girme, sorunların çözümü ve personel seyahatlerinin verimliliğinde artış sağlayacaktır. 2006 yılı boyunca işbirliği hizmetlerine yatırım yapan şirketler, pazardaki rakipleri üzerinde kesin bir rekabet avantajı elde edeceklerdir.”(2)
Kaynak: Gartner, Inc (1) Meta Group (2)
BTHaber Dergisi Ağustos 2005 bildirisinin tam metni