Temizlik kağıtları sektöründe pazar lideri olan ve Eczacibasi Grubu ile dünyanın en büyük temizlik kağıdı üreticilerinden olan Georgia Pacific ortaklığında faaliyetlerini sürdüren İpek Kağıt, OpenText eDOCS DM ile kurumsal doküman yönetim sistemi çalışmalarına başladı. Selpak, Solo, Silen, Servis, Marathon ve Lotus Professional markalarını üreten İpek Kağıt, gerek üretim gerekse bilişim teknolojileri alanında en iyileri kullanmak yönünde gösterdiği kararlılıkla projenin ilk aşamasını başarı ile tamamladı.
İpek Kağıt, kurumsal içeriğini merkezi bir yapıda birleştirerek yazışmalar, e-postalar, çalışma dokümanları, raporlar, görseller vb oluşan tüm kurumsal birikimine erişimi zaman, yer ve kişi bağımlılığından kurtarmak, böylelikle entelektüel varlıklarını verimli olarak yönetmek ve bununla birlikte iş verimini arttırma hedefleri ile kurumsal doküman yönetim sistemi uyarlama projesini gerçekleştirdi. Söz konusu çalışma İpek Kağıt birimlerinin geçişinin düzenli ve verimli olması amacı ile aşamalı olarak planlandı.
Projenin ilk aşaması olarak ele alınan Pazarlama ve Bakım Onarım Müdürlüklerinde gerçekleştirilen çalışmalarda, bu birimlerin faaliyetleri kapsamında oluşan veya dışarıdan gelen dokümanların/bilgilerin, üretim aşamasından itibaren yaşam döngüleri boyunca merkezi bir ortamda elektronik olarak yönetilmesi sağlanmış oldu. İstanbul genel müdürlük, Karamürsel fabrika ve Kazakistan tesislerinin ortak kullanımına sunulan sistem, kullanıcıların gereksinim duydukları anda ve lokasyonda gerekli bilgiye erişip yararlanmalarını sağlayacak şekilde kuruldu.
Pazarlama Müdürlüğü bünyesinde ajanslarla yapılan çalışmaların izlenmesi, araştırma verileri ve raporlarının, yönetim ve karlılık raporlarının takibi, masraflara, tescil faaliyetlerine, rekabet analizlerine, satış verilerine, pazarlama planlarına, kurumsal iletişim çalışmalarına yönelik tüm doküman ve bilgilerin izlenmesine yönelik altyapı oluşturuldu. Bakım Onarım Müdürlüğü bünyesinde de tüm planlı bakım ve arıza kayıtlarının izlenmesi, makina teknik dokümanlarının korunması, hedef ve iş sonuçlarının takibi, bakım personelinin eğitim bilgilerinin izlenmesi, toplam verimli bakım ve toplam kalite çalışmalarına ait dokümantasyonun yönetimi için gerekli çalışmalar tamamlandı.
OpenText eDOCS, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.