Son yıllarda çalışma ortamları ve bu ortamların gereksinimleri konusunda ciddi değişimler yaşanmaktadır. İş dünyasının sosyal boyutunu bir yanda tutarsak, fiilen ürünün veya hizmetin üretilmesi dışında kalan tüm süreçler artık tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilebilir nitelik kazanmıştır. Önümüzdeki dönemde yürürlüğe alınacak yasal düzenlemelerle de ofislerin tamamen sayısal platforma taşınmaması için hiçbir neden kalmayacaktır.
Elektronik ortamlar gerek güvenlik gerek verimlilik gerekse karlılık açısından geleneksel ortamlarla kıyaslanamaz boyutta avantajlar sağlamaktadır. Güvenlik dediğimizde kişilerin elektronik ortamda tanımlı ve tamamen kendilerine özgü kimlikleri ile yetkili ve sorumlu oldukları süreçlere dahil olması veya bilgilere erişimleri güvence altına alınır.
Güvenlik boyutunda iş sürekliliği açısından da yeni bir sonuçla karşılaşıyoruz; bilgi sayısal ortamda olmadığı durumda çoklama olanağına pratikte sahip olunamıyor. Oysa, sayısal ortamdaki bilgi kolaylıkla istenen miktarda ve şekilde çoklanabilmekte ve böylelikle afet vb. gibi durumlarda iş kesintisini en aza indirecek yöntemler desteklenmektedir.Verimlilik açısından baktığımızda eldeki bilgiyi değerlendirmek, doğru bilgiye hızla erişmek en önemli faydayı sağlamaktadır. Bilgi artık ciddi bir değer oluşturmaktadır. Fark yaratabilenler ise erişebildiği bu değerleri en iyi anlamlandırarak kullanabilenlerdir.
Verimlik açısından bir diğer bakış açısı bilginin çok daha etkin paylaşılabilir hale dönüşmesidir. Tek kaynakta duran geçerli bilgi pekçok kişi tarafından aynı anda kullanılabilmekte, böylelikle işler paralel yürütülebilmektedir. Kağıt ortamlarda bu mümkün değildir. Ayrıca, ofis ortamından uzaktayken de gereksinim duyulan bilgiye herhangi bir kişinin desteği gerekmeksizin, hızlı ve tekrar kullanılabilir nitelikte ulaşmak mümkün olabilmektedir.
Karlılık bakış açısı ile değerlendirdiğimiz noktada fiziksel ortam, malzeme gibi maliyet unsurlarından ve ev-ofis, mobil çalışma gibi yeni nesil çalışma şekillerinden bahsedilebilir.
Şöyle ki, kağıt veya optik olmayan medyada yer alan her türlü bilgi sayısal ortamda olduğundan binlerce kat daha fazla yer kaplar. Bu hacimsel fark, bölgesel veya büyüklük olarak değerlendirildiğinde zaman zaman çok ciddi kazançları da beraberinde getirmektedir. Çalışma şekillerindeki değişim ise ancak bilgiye kolay erişimin sağlanması ile etkin kılınabilir. Mobil veya evden çalışma düzeninin getireceği maliyet avantajları, bilgiye erişimin ofis ortamındaymışcasına kolay ve hızlı gerçekleştirilebileceği altyapıların kurulması ile sağlanabilmektedir.
İşin doğası gereği her süreç bir bilgi veya doküman ile tetiklenir ve her iş biriminin tamamlanmasına kadar geçen süreçte işin niteliğine bağlı olarak pek çok ek bilgi veya doküman de üretilir. Bu şekilde insanlar her geçen gün daha fazla bilgiye maruz kalmakta ve bu bilgiyi yönetebilmek, verimli bir şekilde kullanmak, dağıtmak, depolamak iş dünyasının en önem verdiği konularda üst sıralara yerleşmektedir.
Bu değerlendirme kapsamındaki bilgi sadece yazılı metinleri değil, ses, görüntü, grafik gibi farklı yapıları ve dış kaynaktan gelen ve taranarak elektronik ortama aktarılan evrakları da içermektedir. Bu noktada Berkeley tarafından yapılan bir araştırmanın sonuçları çok çarpıcı; yaratılan bilginin sadece %0.3 ü kağıt ortamdan kaynaklanıyor, kalan kısım ise tamamen elektronik ortamlarda üretiliyor.
Bu şekilde çok çeşitli yapıda ve büyük miktarlarda bilgiyi en etkili kullanmanın yöntemi bilgilerin kolay ulaşılabilir olması için kolay tanınabilir özellikte olmasıdır. Bilgilerin yaratılırken gereksinim duyulan boyutta ve içerikte tanımlanabilmesi ve daha sonra etkin aramalarla ulaşılabilmesi temel çıkış noktasıdır. Bunu sağlayan sistemler doküman ve dijital arşiv yönetim sistemleridir.
Bu tip sistemlerde, süreçlerde oluşan ve kullanılan her türlü bilginin kullanımı esastır. Günümüzde bu bilgilerin başında e-postalar gelmektedir. Artık, kontrol edilemez boyutlara ulaşan ve kaçınılmaz bir haberleşme aracı halini alan e-postalar çok ciddi boyutlarda ve nitelikte içerik barındırmaktadırlar. Bunun dışında tabii ki elektronik ortamda yaratılan ve taranan dokümanlar oransal olarak yüksek Değerlere sahiptir. Gartner tarafından yapılan tesbitler üretilen bilginin %85inin yapısal olmayan bilgi olduğunu ve bunun da %75 inin e-postalardan oluştuğunu göstermektedir. Bu kaynaklar dışında doküman yönetim sistemlerini besleyen anlık mesajlaşma kayıtları, web içeriği, elektronik eğitim kayıtları gibi çok çeşitli kaynaklardan da bahsedilebilir. İçerik yönetim çözümleri sayesinde bu boyutları yönetecek şekilde kurumun uçtan uca tüm bilgisinin yani değerinin korunması, yönetilmesi ve etkin kullanımı sağlanabiliyor.
Dijital dünyanın olanakları ile sadece iş dünyasının değil özel hayatımızın da pek çok değişime uğradığı günümüzde ofislerin sayısal ofisler haline dönüşümü için gerekli teknoloji yaygın kullanılmaya başlanmıştır. Örneğin, son dönemde Avrupa’ya baktığımızda değişik ülkelerden çalışanları olan firmaların, çalışanlarının kendi ülkelerinde ve hatta evlerinde ofis ortamındaymış gibi performans gösterebilecekleri altyapıları kurduklarını gözlemliyoruz. Ülkemizde de aynı özelliklerle sunulan sözkonusu teknolojiler kurumsal pazarda ne yazık ki biraz geriden izleniyor. Gerek alışılan yöntemlerden kolay vazgeçememekten ve gerekse teknolojinin sağladığı olanaklar nedeniyle çalışanlarda bilgi gücünün ellerinden gitmesine yönelik kaygılardan kaynaklanan bu boşluğun kapanması ile ülkemizde de sayısal ofis getirilerinin gerçekleşmesi sağlanabilecektir.
BTHaber Dergisi Kasım 2006 Sayısal Ofis Dosyası’na ait bildirinin tam metni