Köksal Avukatlık Ortaklığı zaman ve masraf takibi gerekinimlerini karşılamak üzere Mind2Biz tarafından geliştirilen ResourceTrack çözümünü tercih etti.

ResourceTrack, Mind2Biz tarafından avukat, danışman gibi profesyonel nitelikli uzmanlık gerektiren çalışan kadrosuna sahip işletmelerde kullanım amacıyla tasarlanmıştır. Müşteri, müvekkiller ve onların dava veya proje gibi iş türlerindeki çalışma sürelerinin ve ilgili masrafların izlendiği, raporlandığı, faturalamanın yapılarak müşteri ödemelerinin takip edildiği bir iş takibi çözümü olarak kurumlara daha etkin ve izlenebilir çalışma ortamı sunar.

• Zaman Takibi : Proje, dava ve benzer işlerde görev alan çalışanlar gün ve iş bazında çalışma sürelerini tanımlar. Girilen süreler yetkili kullanıcılar tarafından müşterilere raporlanmak üzere gözden geçirilir ve onaylanır. Gerekirse orijinal kayıtlar korunarak bilgilerde değişiklik yapılabilir. Farklı kayıt grupları oluşturularak çeşitli analizler yürütülür.
• Masraf Takibi: Çalışanlar, gün ve iş bazında yaptıkları masrafları tanımlar. Masraflar farklı para birimlerinde tanımlanabilir. Süre bilgilerinde olduğu gibi, girilen masraflar yetkili kullanıcılar tarafından müşterilere raporlanmak üzere gözden geçirilir ve onaylanır. Farklı kayıt grupları oluşturularak kayıtlar üzerinden çeşitli analizler yürütülür.
• İşlerin Takibi: İşler, yetkili kullanıcılar tarafından çeşitli temel özellikleri ile tanımlanır. İşlerin adımları ve birbirleri ile olan ilişkileri izlenebilir. Adımların tamamlanma durumları çalışanlar tarafından güncellenir. E-posta olarak oluşturulan günlük iş özetleri, Microsoft Outlook takvim kayıtlarına dönüştürülebilir.
• Fatura Oluşturma: Yetkili bir kullanıcı zaman veya masraf kayıtlarından fatura veya makbuz oluşturulabilir. Stopaj, iskonto, KDV oranları tanımlanabilir. Süre bazlı olmayıp, aylık sabit ücretli, proje bazında vb. sözleşme türleri için de fatura oluşturulabilir.
• Takvim Görünümü: Kayıt girişi yapılırken tercihe göre takvim veya liste görünümü seçilebilir. İkisi arasında anlık geçişler buton aracılığı ile hızla sağlanır. Takvim görünümünde gün kutusu üzerinde ilgili zaman ve masraf toplamları yer alır.
• Farklı Dil Desteği: Uygulamada çoklu dil desteği bulunmaktadır. Standart olarak İngilizce ve Türkçe dilleri destek-lenmektedir. Ayrıca müşteriler için farklı iletişim dilleri tanımlanabilir. Proforma fatura vb. belgelerde müşteri iletişim dili kullanılır.
• Müşteriye Özel Şablon: Proforma fatura oluşturulurken müşteriye özel şablonlar kullanılabilir. Tek seferde birden fazla müşteri için proforma fatura oluşturulabilir. İstenen dillerde proforma fatura oluşturulabilir. Şablonlarda logo kullanımı, font, görsel ve benzeri kurumsal kimlik unsurları yansıtılabilir.
• Excel Gibi: Onay ve sonrası aşamalarda seçilen kayıtlar Microsoft Excel’e aktarılabilir veya kayıtların doğrudan yazıcı çıktısı alınabilir. Kullanıcı alışkanlıkları gözönünde bulundurularak Liste fonksiyonları Microsoft Excel görünümü ve işlevlerine benzetilmiştir.
• “Cross-Out”: Masraf veya süre bilgilerinde değişiklik yapılması durumunda eski bilgiler sistemde “cross-out” olarak saklanır, istenirse geri dönülür. Performans raporlarında orijinal değerlerle değişiklikler birlikte değerlendirilir.
• Cari Hesap Takibi: Müşteriye ait alacak, borç ve bakiye bilgileri izlenir. Müşteriler fatura, makbuz, dekont ile borçlandırılırlar. Ödeme alındıkça fatura kapatma yapılabilir veya açık hesap işletilerek müşteri bakiyeleri izlenir. Ödeme durumları fatura bazında görsel olarak izlenebilir.
• Fiyat Listesi: Her müşteri için işi yapan çalışanın birim fiyat bilgileri tanımlanır. Toplu fiyat tanımlama seçenekleri bulunur. Onay aşamasında istenirse özel bir kayıda ilişkin birim fiyat bilgisi değiştirilebilir.
• Doküman Yönetimi ile Entegrasyon: Uygulama, dünya genelinde hukuk sektöründe lider konumdaki OpenText eDOCS Doküman Yönetim Sistemi ile entegrasyona sahiptir. Kullanıcı, müşteri ve proje bilgileri her iki sistemde ortak kullanılır. Belgeler eDOCS DM sistemine kaydedilir.
• Para Birimleri: Birim fiyatlar ve masraflar farklı para birimlerinde tanımlanabilir: TL, USD, EURO, GBP. Kur çevrimleri günlük bazda otomatik olarak TCMB verileri kullanılarak yapılır. Gerekirse sabit kur tanımlaması veya ilgili günün kuru üzerinden çevrim seçenekleri kullanılır.
• Hatırlatma ve Uyarılar: İş türleri bazında, esnek bir hatırlatma mekanizması işletilir. Hatırlatma aralıkları, işlerin kritiklik derecelerine göre belirlenir. Günlük olarak iş özeti şeklinde kullanıcılara gönderilen eposta ile Microsoft Outlook takvim kaydı yaratılması sağlanabilir.
• Filtreleme, Gruplama, Arama: Kayıt ekranında çeşitli kriterlere göre arama yapmak, gruplama yapmak mümkündür. Her kullanıcı kendi ekranını özelleştirebilir ve sonraki oturumlarda bu ayarlar üzerinden çalışmalarını sürdürebilir. Tablolarda kolonlar bazında filtreleme yapılabilir.