Günümüz iş dünyasının anahtar mekanizması konumundaki e-iş ortamları, teknolojik ilerlemelere paralel olarak alternatif platformlarda ve sürekli gelişmekte. Ağır rekabet koşulları altında, iş modellerinde hızlı değişim ve adaptasyonu zorunlu hale getiren bu durum, kurumların belkemiğini oluşturan operasyon ve karar destek sistemlerini “birikime dayalı hızlı karar verme” ve “entelektüel varlıklardan değer üretme” yetileri ile beslemeyi artık kaçınılmaz kılıyor.
Birikim, bilgi ve veriyi etkin bir eyleme dönüştürme yeteneği olarak tanımlanabilir.
Kurumsal birikim yönetiminin temeli, yoğun ve karmaşık bilgi kaynaklarının yaşam döngülerini tanımlamak, bunları elektronik ortamda düzenlemek ve süreç odaklı yönetmeye dayanır. Amaç, bir yandan birikime erişim ve değer üretimini kolaylaştırarak kurumsal verimliliği ve karar verme süreçlerindeki hızı artırmak, diğer yandan birikimin sürekliliğini ve korunmasını sağlamaktır.
Bilgi kaynaklarını birikime dönüştüren yaşam döngüsü dört aşamada yönetilir.
Yaratma/Dışarıdan Akış: Bilgi ve içerik, kurum bünyesinde elektronik ortamda üretilir veya dış ortamlardan elektronik ve basılı düzenekte form, faks, yazışma, e-posta vb. şekilde sisteme dahil olur.
Gözden Geçirme/Sonlandırma: Sisteme dahil olan bir içerik son haline getirilmek üzere, gözden geçirme, görüş alma, güncelleme, onaylama döngüsünden geçer.
Yayınlama/Dağıtım: Organizasyon içinde kimi çalışanlar içeriği üretme yönünde faaliyet gösterirken, kimileri bu içeriğe sürekli erişime ihtiyaç duyar. Klasik anlamda basılı medyanın sirkülasyonu artık yerini portal ortamlarında yayınlama ve dağıtım yöntemlerine bırakıyor.
Kayıt/İmha: Saklama ve imha mekanizmalarında önceki stratejiler, bir içerik son haline geldiği noktada korunma/saklama kayıtlarının oluşmasına ve imha periyodlarının devreye girmesine dayanıyordu. Kayıtların takibini kolaylaştırma, sorgulama imkanlarının artırımı ve uygunsuzlukların en aza indirgenmesi bakış açısında artık bu yaklaşım içeriğin ilk algılandığı noktadan itibaren ileriye yönelik olarak doküman ve kaydının birlikte yönetimini gerektiriyor.
Kurumsal birikim üzerinde teknolojik gelişimin ve mobil yaşamın getirdiği devinim, e-posta ve anlık mesajlaşma uygulamaları ile gerçek-zamanlı interaktif bilgi üretim ve paylaşımına dek varabiliyor.
Spamlar, artan hacim ve güvenlik problemlerine rağmen kurumlar, müşterilerinden gelen isteklerin büyük bir bölümünü e-posta yolu ile yanıtlamayı, iş ortakları ve sağlayıcıları ile e-posta odaklı formal iletişimi tercih ediyor. Bütün bu özelliklerine karşın e-postalarda gömülü içeriğin yönetimi ve korunması gereken düzeyde ele alınamıyor.
- İş süreçleri ve kararlara yönelik kullanılan kritik bilgilerin %35’i e-posta yığınlarında gömülü durumda
- Kurumların %53’ü e-postalara yönelik olarak formal bir kayıt yönetimi uygulamıyor
Bunların ötesinde mobil çalışanlar, işleri ile ilgili tüm dokümanlara ve kayıtlara erişmek ve bu kayıtlarla ilgili görüş ve karar verme sürecine eş zamanlı olarak katılma ihtiyacındalar.
Teknolojik gelişim yavaşlamayacak. Çözüm sağlayıcılar uygulamalarını bu anlamda sürekli yeniliyorlar. Kurumlar, uygulama seçimlerinde yaşam döngüsünün bütününü göz önüne alarak birikim yönetim ihtiyaçlarının neredeyse otomatik ve tüm diğer uygulamalarla entegre olarak gerçekleşmesini sağlayan çözümlere yönelmeliler.
Temel faaliyet alanını Kurumsal Birikim Yönetimi uygulamalarına odaklayan Mind2Biz, vizyonunu “sunduğu akılcı çözümlerle, şirket içi ve şirketler arası bilgi paylaşımı, kullanım ve akışını etkin ve verimli hale getirmek ve böylelikle müşterilerine rekabet avantajı sağlamak” olarak tanımlıyor ve destekledikleri Hummingbird Enterprise platformu ile birikim yaşam döngüsünün bütününü yöneten entegre çözümler sunuyor.
Süreç Odaklı İçeriğin Yaşam Döngüsü Yönetim Platformu
Doküman ve İçerik Yönetimi: Tümleşik veritabanı, kütüphane servisleri, versiyon kontrol, kullanıcı ve rol bazlı güvenlik, arama, görüntüleme ve web-yayınlama
E-Posta Yönetimi: E-postaların işlenmesi, yönetimi ve korunması
E-Kayıt Yönetimi: Yaşam döngüsü tanımları doğrultusunda elektronik kayıtların otomatik olarak oluşturulması, korunması ve son safhada imhası
Birikim Avcısı: Gerek yapılandırılmış, gerekse yapılandırılmamış çoklu bilgi kaynaklarını tek kaynaktan arama; ortak birikime hızla ulaşım ve varolan kümeden yeni bilgi üretmeyi hızlandırma
İçerik Bazlı İş Akışı: İçerik ve birikim yönetiminde taraflar arası akışın kontrolü, durum gözlemleme, görev tanımlama
İşbirlikçi Çalışma Ortamı:Takım verimliliğini artırıcı sanal toplantılar, tartışma ve forum imkanları, takvim tanımları ve çalışma alanları dahilinde içerik ve iş akışlarının paylaşımı
Anlık Mesajlaşma: Gerçek-zamanlı olarak bir içeriğin veya kurumsal bir değerin sisteme dahil edilmesi. Genişletilmiş kurum bakış açısında, çalışan, iş ortakları, sağlayıcılar ve müşterilerin gerçek-zamanlı tartışmalarının yönetimi
Mobilite: Herhangi bir kablosuz araçtan kurum içeriğine erişim ve yönetime interaktif bir biçimde dahil olabilme
Sorgulama ve Raporlama: İçeriğe ulaşım ve kullanım yoğunluklarının sorgulanması, raporlanması, kullanıcı eğilimlerinin belirlenmesi, grafiksel raporlama
Veri Entegrasyonu: Farklı platformlara erişim ve veri kaynaklarının konsolidasyonu
Portal: Uygulama ve kurumsal içeriğin konsolidasyonu, ortak kurum kültürü ve misyon tanımları doğrultusunda kişiselleştirilmiş sunum, dinamik görüntülerle işbirliği yeteneği.
BTVizyon Dergisi Kasım 2004 bildirisinin tam metni