Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM), kurumsal süreçlerle ilgili içerik ve dokümanların bulunması, tanımlanması, yönetilmesi, depolanması, korunması ve kullanıma sunulması için kullanılan araçlar, yöntemler ve stratejiler bütünüdür. Kurumsal İçerik Yönetimi araçları ve stratejiler, bir kurumun yapılanmamış bilgisini (bu bilgi nerede olursa olsun) yönetmeye imkan verir.
İçerik
İçeriği “yönetmek” yeterli değildir. Şüphesiz, dokümanın yada bir kaydın doğru versiyonuna ulaşmak önemlidir ancak şirketler bunun daha ilerisine gitmek zorundadır. İçerik, kurumsal hedeflere ulaşabilmek amacıyla yönetilmelidir. Bu stratejinin merkezinde olan, içeriğin varoluşundan yok oluşuna kadar geçen bütün yaşam çevrimini yöneten araçlar ve ECM teknolojileridir. Bir içeriğin işlenme sürecindeki dört temel noktayı kavramak, kurumsal başarı için önemlidir. Bunlar: Uyum, İşbirliği, Süreklilik ve Maliyet
Uyum
Başarılı bir uyum stratejisi, uyumu, tamamlanması gereken bir proje olarak görmeyip, daha sonrasında da ‘tamamlandı’ olarak değerlendirmeyerek, kurum içine uyum başarısı fikrini yerleştirmekle gerçekleştirilebilir. Zahmetli olmasına karşın düzenlemelerle uyum, sadece dışarıya giden bir maliyet olarak değil, genel iş süreçlerini geliştirmek için bir fırsat olarak düşünülebilir. Sadece belirli düzenlemeler için uyumu güvenli hale getirmek, yıllar boyunca eklenecek her yeni düzenleme için maliyetin artmaya devam edeceği gerçeğini ortaya çıkarır. Risk ve maliyeti kontrol altında tutmaya yardımcı olmak için, kayıt yönetimi ve iş süreçleri yönetimi gibi temel alanlarda ileriye yönelik Kurumsal İçerik Yönetimi stratejileri geliştirilmelidir. Bu stratejiler uygun iş uygulamalarının takip edildiğini ve içeriğin kendi yaşam çevriminin uygun ve yasal süresi içinde düzgün olarak bulunduğunu, tanımlandığını, depolandığını ve düzenlendiğini garantiler. Bir uyum girişimini geliştirmek hukuk, bilgi teknolojileri, yada kayıt yönetimi gibi bir çok uzmanlık alanını harekete geçirecektir. Bu alanların her birindeki bireylerin uyum sağlanabilmesi için kendi bilgileri ve bakış açılarıyla katkıda bulunmaları gerekir.
İşbirliği
İşbirliği, birlikte çalışma sanatıdır. Sağlam bir işbirliği için temel kural, ne zaman ve nerede ihtiyaç olursa işin meydana gelmesine imkan veren anında mesajlaşma, yazı tahtaları, online toplantılar, epostalar vb. teknolojilerden faydalanmaktır. İşbirliği bireylere tamamlayıcı yada örtüşen uzmanlık alanlarıyla öncesine nazaran daha hızlı sonuçlar oluşturma imkanı verir.
Günümüzün işbirliği araçlarıyla, iş üniteleri ve takımları herhangi bir zamanda, bitişik ofislerde yada dünyanın öteki ucundayken bile bir arada çalışabilmektedir. Teknoloji, zamandan tasarruf etme, süreçleri modernize etme, maliyetleri azaltma ve pazara çıkış sürelerini kısaltma gibi operasyonel amaçlara hitap eder. Birçok farklı türdeki işbirliği aracı mevcut olduğu için, şirketler kendi ihtiyaçları için doğru aracı seçtiklerinden emin olmaları gerekir. Fonksiyonellik, genel olarak 3 gruba ayrılabilir. Bunlar:
- İletişim kanallarını hızlandırma : Sohbet, anlık mesajlaşma gibi kısa ömürlü etkileşime imkan verir.
- İçerik yaşam çevrimi yönetimi : Bir iş sürecine dahil olan içerik nesnelerini yönetir.
- Proje yönetim unsurları : Projede çalışan kişilerin ortak hedefe doğru organize bir şekilde ilerlemesini destekler ve basitleştirir.
Bunlarla birlikte, işbirliği ile ilgili önemli bir konu, işbirliği araçlarını kullanırken kayıt yönetimi, bilgi yakalama ve uyum gereksinimlerinin farkında olmak gerekir. Bazı sektörlerde bütün müşteri iletişimleri kayıt altına alınır. Ve işbirlikçi ürün tasarım süreci için şirketler, sonuçların iş kaydı olarak saklandığından emin olmalıdır.
Maliyet
Uzun yasal işlemlerin maliyeti, basit müşteri hizmeti etkileşimlerini yerine getirmek için yapılan iş tekrarlarından oluşan kayıplar ve genel iş süreçlerindeki gecikmelerin maliyetlerinin ölçülmesi ile ortaya çıkan maliyetler olayın boyutunu ortaya koyacaktır. Çalışan ve avukat maliyetleri, yeni müşteri kazanma maliyetleri gibi olası kayıpların maliyetlerini anlamak size kurumsal içerik yönetimi yatırımlarının çoğu zaman ölçülebilen değerli faydalara sahip olduğunu görmenize imkan verecektir.
Önemli olan, başarı için temel olan kriterleri belirlemek ve bunlara bağlı olarak başarıyı ölçmektir. Bu iyileştirmeler bilançoda görünmese de etkileri orta-uzun dönemde yerini alacaktır. Doğrudan bir yatırım getirisini tanımlamak zor olabilir fakat gelişen, etkinleşen ve iyileşen süreçlerin kurum üzerindeki etkilerini görmek imkansız değildir.
Kurumsal içerik yönetim araçları, kurumları daha verimli hale getirir ve iş maliyetlerini düşürür. Bu teknolojiler kuruma değer katar ve bilgiye erişimi, kullanılmasını ve sonunda ortadan kaldırılmasını daha verimli şekilde organize eder.
Süreklilik
Bir şirketin yıllar boyu 7×24 çalışmasını sağlamak iş sürekliliği planlamasının görevidir. Sıklıkla felaket onarımı ile birlikte anılsa da iş sürekliliği planlama, operasyonların doğal felaketler yada insan eliyle yok edilmesi halinde bile devam edeceğini garantileyen genel stratejilerdir. Felaket onarımı daha çok bir kurumun bilgi teknolojileri altyapısının yeniden çalışmasını iş sürekliliğinin önemli parçası haline getirmeye odaklanır. Çünkü birçok şirketin yaşam damarı elektronik dokümanlardır. Kurumsal içerik yönetimi bu noktada sürekliliğin sağlanmasında büyük rol oynar. Eğer kritik önem taşıyan dokümanlara erişim sağlanamazsa şirketin sonu gelebilir. Kurumsal içerik yönetim teknolojileri, hayati değer taşıyan kurumsal bilginin korunabileceği, merkezileşmiş depolayıcıların oluşturulmasına imkan sağlar.
Depolama yöntemleri, içeriğin şirket için ne kadar önemli oluğuna bağlı olarak değişiklik gösterir. Sağlam bir süreklilik planı, size tüm içeriğin kritik olmadığını gösterecektir.
Şirketler, bir felaket karşısında ne kadar çabuk geri getirileceğini kararlaştırmaları için içeriklerini önceliklendirmelidirler. İş sürekliliği sağlam bir planı ve yüksek seviye idari destek ile başlar. Sonrasında, kritik-görev süreçleri ve varlıkları belirlenmelidir. Şirketin, hangi durumların “felaket” olarak değerlendirileceğini belirlemesi ve temel süreçlerin nasıl kurtarılacağını açıklaması plandaki bir sonraki aşama olacaktır. Komuta zincirinin ve diğer görevler için prosedürler ile bir kriz yönetim merkezi de ayrıca oluşturulmalıdır. Son olarak, planın her yıl yada işin ihtiyaçları değiştikçe güncellenmesi ve test edilmesi gerekmektedir. Verimli bir süreklilik planının sağlanması, sadece bir sistem hatasında onarım sağlama imkanını güçlendirmekle kalmayacak, aynı zamanda iş içeriğinin önceliklerini tanımlama ve kurumsal içerik yönetimi stratejisi geliştirmeye yardımcı olacaktır.
Kurumsal İçerik Yönetimi kapsamı :
İş Süreçleri Yönetimi / İşakışı
Belirli bir iş sürecinde içeriğin hareket etmesini sağlayan araçlardır. Süreçler içerisinde sistemlerin ve kişilerin katılımı ile çeşitli süreç otomasyon araçlarını bir arada barındırarak temelde geliştirme, yerleştirme, denetleme ve optimize etme görevlerini yerine getirir. Otomasyona aday süreçler belirlenmeli ve ne kadarının anlık veya manuel müdahale gerektirdiğinden yola çıkarak önceliklendirilmelidir. İş akışı genellikle yönetim dokümanlarının elle işlenmesini ifade eder. İş akışı talimat onaylarını ve önceliklendirilmesini sağlar. İstisna durumlar hiyerarşiye göre eskalasyona tabi tutulur. Bu tip durumlar ve kararlar sistem yöneticileri tarafından önceden tanımlı kurallar dahilinde işletilir.
İçerik ve Dokümanlar
Yapısal olmayan içerik, bir şirketin bilgi teknolojileri altyapısına çok çeşitli kaynaklardan girer. İçeriğin ne şekilde bu altyapıya dahil olursa olsun, bir yaşam çevrimine sahiptir. Doküman, kurumsal içerik yönetim teknolojisi kullanımı sayesinde görüntülenirken yaşam çevrimi boyunca takip edilir.
- Elektronik yapısal olmayan veri: eposta, anlık mesajlaşma, yazılı dokümanlar, hesap tabloları vs
- Elektronik formlar
- Kağıt dokümanlar / formlar
Tarama
Kağıt, genellikle kuruma bir tarayıcı bazen de çok fonksiyonlu cihaz sayesinde girer. Merkezileşmiş tarama yönetimlerinde çok miktarda kağıt, o iş için görevlendirilmiş çalışanlar tarafından sisteme dahil edilir. Dağıtılmış yönetimlerde daha az miktarda doküman, daha yavaş tarayıcılar yada çok fonksiyonlu cihazlar ile taranır.
Doküman Görüntüleme
Yazılım, kağıt dokümanın görüntüsünü sağlar. Elektronik doküman görüntüleri de giderek , kağıt doküman gibi yasal değere sahip olmaktadır.
Form İşleme
İş formları sistem içinde işlenir. Günümüzde bir çok form, form bileşenlerinin konumları belirli olduğu için “yapısal” dır. Yapıları belli olmayan yani yapısal olmayan formları da işleme imkanları da gelişmektedir.
Tanıma
Teknolojiler, kağıt üzerindeki bilgileri elle veri girişi yapılmaksızın elektronik veriye çevirme imkanına sahiptir. Tanıma teknolojileri, optik karakter tanımlama (OCR) ‘dan akıllı karakter tanımlama (ICR)’ya kadar birçok yenilikçi kapasiteye sahiptir. Ve bu imkanlar, yüksek miktarda formu yada yapısal olmayan veriyi, bir içerik yönetim sisteminde kullanılabilir veriye dönüştürme konusunda önemli rol oynar.
Kategorizasyon / Taksonomi
Sınıflandırma, kurumdaki bireysel ihtiyaçlara bağlı olarak bilgiye resmi bir yapı kazandırır. Kategorilere ayırma araçları, sınıflandırmaya bağlı olarak daha sonra erişim için doküman görüntüleri, epostalar, yazılı dokümanlar gibi bütün elektronik içeriğin yerleşimini otomatikleştirir.
Indeksleme
Doküman işleme sürecinin olmazsa olmaz parçası, taranmış dokümanlardan indeks bilgilerini (müşteri kimlik numarası gibi) oluşturmaktır. Bu metadata sayesinde doküman bulunabilir. İndeksleme, anahtar kelimeler veya tam-metin bazlı olabilir.
Doküman Yönetimi
Doküman yönetim teknolojisi, kurumlara elektronik dokümanları oluşturma, değiştirme, onaylama ve imha etme süreçlerini daha iyi yönetmelerinde yardımcı olur. Kütüphane hizmetleri, doküman indeksleme, arama, check-in, check-out, versiyon kontrolü, değişiklik tarihçesi ve doküman güvenliği gibi temel özellikler sağlar.
Kayıt Yönetimi
Uzun dönemde iş değerini oluşturan içerikler, kayıt olarak varsayılır ve dışarıdan gelen düzenlemeler yada dahili iş uygulamalarına bağlı olarak ne kadar süre saklanacağına karar veren koruma programı doğrultusunda yönetilir.
Eposta Yönetimi
İş iletişimi için genel geçer standart olarak, epostaları sunucudan taşımak ve bir depolayıcıda saklamak yeterli değildir. Epostalar, diğer doküman yada kayıtlar gibi birer iş kaydı olarak iş kurallarına uygun şekilde sınıflandırılmalı, depolanmalı ve yok edilmelidir.
Web İçerik Yönetimi
Web içerik yönetim teknolojisi, Web-bazlı içeriğin, içerik oluşturma, inceleme, onaylama ve yayma süreçlerini ele alır. Temel özellikler olarak oluşturma yada yaratma araçları yada birleştirmeler, girdi ve sunum şablon tasarımları ve yönetimi, içerik yeniden kullanma yönetimi ve dinamik yayınlama gibi yetenekleri kapsar.
Dijital Varlık Yönetimi
Doküman yönetiminin işlevselliğine benzer olarak Dijital Varlık Yönetimi, video, fotoğraf, logo gibi zengin medya dokümanlarının kullanımı, takibi ve depolanması konusuna odaklanır. Medya ve eğlence sektöründe teknolojinin kaynağı, özellikle pazarlama departmanlarında bu konuda artış gözlenmektedir. Dijital varlıklar tipik olarak yüksek entelektüel varlık özelliğine sahiptir.
Depolayıcılar
Depolayıcılar, verilerin bulunduğu ve şirketin ciddi yatırımlarının olduğu yerdir. Bir depolayıcı, yüzlerce binlerce dolar maliyetli gelişmiş bir sistem yada daha küçük şirketlerde dosya sistemi gibi basit olabilir. Önemli olan, bilginin sisteme konduğundan itibaren kolaylıkla bulunabilir olmasını sağlamaktır.
Depolama Sistemleri
“İçerik”, bir yerde yaşama ihtiyacı duyar. Optik diskler, mıknatıs, bant, mikrofilm, RAID, kağıt gibi depolama teknolojileri, içeriği hızlı erişim için çevrimiçi olarak, daha az ihtiyaç duyulan içeriğe çevrimdışı erişim için depolama seçenekleri sunar.
İçerik Birleştirme
Farklı içerik kaynaklarındaki içeriğin tek bir depolayıcıdaymış gibi davranmasına imkan verir.
Yer Değiştirme
Yıllarca depolanan medyanın içeriğinin bir süre sonra daha yeni medyalara aktarılması, erişimin sürekliliği için gereklidir.
Yedekleme / Kurtarma
İçeriği çeşitli formatlarda ve/veya konumlarda yedeklemek, kurumun, bir felaket karşısında varlığını sürdürebilmesine yardımcı olur.
Arama / Erişim
Güçlü bir kurumsal içerik yönetim sisteminin en önemli faydalarından biri, koyduğunuz şeyi geri alabilme yeteneği sağlamasıdır. Sağlam indeksleme, sınıflandırma ve depolama hizmetlerine sahip olarak bilgiyi sisteminizde konumlandırmak çok kolaylaşır.
Entegrasyon
İçeriğin yeniden kullanım için dağıtılması ve diğer içeriklerle ve uygulamalarla bütünleşmesi ile tüm sistemlerden maksimum fayda elde edilir.
Konumlandırma
Farklı pazarların kültürlerine yada ihtiyaçlara bağlı olarak düzenlemeler yapılabilmelidir.
Kişiselleştirme
Bir sınıflandırmadan faydalanarak çeşitli içerik ve nesneler, kullanıcı tanımlı tercihler aracılığıyla sağlanabilir.
Yayınlama
İçerik gerekli olduğu noktada ve gerekli kişiye çeşitli araçlar üzerinden ulaştırılabilmelidir. İçerik basılı, eposta, web siteleri, portaller, yazılı mesajlar, RSS beslemeleri aracılığıyla sağlanabilir.
Güvenlik
İçeriğin oluşturulması ve yönetimi boyunca, aynı zamanda erişildiğinde çeşitli sınırlamalarla güvenliği sağlanabilir
- Dijital Haklar Yönetimi, içeriğin erişimini kısıtlayarak yasal olmayan dağıtımını engeller.
- Dijital İmzalar, bir doküman göndericisinin kimliğini ve mesajın kimin tarafından yaratıldığını tanımlar.
- PKI, kamusal ve özel bir anahtar kullanır. Bu anahtar, kurumun kamusal internet üzerinde işlem yapabilmesi için, üçüncü partiler tarafından tutulur.
İşbirliği
İşbirliği teknolojileri, çalışanlar yada iş ortakları gibi bireysel kullanıcıların, coğrafik konumlarına bakılmaksızın, proje takımları oluşturmalarına ve korumalarına imkan sağlar. Bu teknolojiler, işbirliğini, takım-bazlı içerik oluşturmayı ve karar-almayı kolaylaştırır.