Şirketlerin, iş süreçlerinin işleyişini tüm detayları ile görselleştirerek dokümante etmek için birçok nedeni oluyor. Birleşen şirketler, en iyi sürecin hangisi olduğunu keşfetmek için süreçleri tüm iş alanları boyunca incelemek ister. Diğer şirketler var olan süreçlerini geliştirmeye ve hatta bunları otomatikleştirmeye bakıyorlar. Bazı ülkelerde hükümet düzenlemeleri, iş süreçlerinin düzenli olarak dokümante edilmesini zorunlu kılıyor. Örneğin, Amerika’daki Sarbanes-Oxley sözleşmesi, herhangi bir sürecin düzgün şekilde dokümante edilmesi zorunluluğunu getirir. Bunlar, günümüz iş dünyasında şirketlere, süreçlerine daha yakından bakma imkanı veren birçok faktör arasındadır.
Bir modelleme aracı kullanmak, sürecin görsel sunumunu içermesinden dolayı, bir akış şemasının bütün avantajlarını barındırır.Ayrıca, modeldeki her nesnenin yorumlar ve dokümantasyon gibi nitelikleri içermesinden dolayı bir yazılı dokümanın da avantajlarını barındırır.
Yazı-bazlı dokümantasyon araçları:
- Bazı kavramları sadece kelimelerle ifade etmek zordur. Örneğin, iç içe alt süreçlerin olduğu yada altı farklı çıktı ile devam eden karmaşık bir akışta, eğer sadece kelimelerle tanımlandıysa süreç akışını anlamak zor olabilir. Bir resim, bu kavramları daha kolay ifade edebilir. Çok uluslu şirketler,dokümantasyon için sadece yazı kullanırken dil engelleriyle karşı karşıya kalmaktadır.
- Yazı, bir iş sürecinin bir adımında ne yapıldığını ifade etmede başarılıdır. Ancak, sürecin uçtan-uca izlenmesi zor olabilir.
- Eğer süreci değiştirirseniz, dokümanda güncellenmesi gereken bütün alanların tanımlanması zorlaşır. Örneğin, eğer üç adım bir alt süreç içinde birleştirilecek ve bir üst seviye süreçte tekrar kullanılacaksa, yazının değiştirilmesi gereken bütün yerleri bilmek zor olacaktır. Bu da, süreç değiştikçe dokümanın zaman içinde güncelliğini yitirerek daha az geçerli hale geleceği anlamına geliyor.
- Bir doküman üzerinde aynı anda bir kişi çalışabilir, çünkü bu sadece basit bir dosyadır. İşbirlikçi bir çalışma ortamı mümkün değildir.
Çizim araçları:
- Bir akış şeması resmi, sadece bir resimdir. Tek başına bir sürecin arkasındaki detayları tanımlayamaz. Çizim alanları, her detayı kapsayacak yeterli ortamı sağlamaz. Resimde gözden kaçan detayları yakalamak için ayrı bir yazı dokümanına gerek duyulur. Bu durumda resim yada dokümandan birinde değişiklik olduğunda bu ikisini senkronize etmeniz gerekmektedir. Bu, özellikle geniş karmaşık süreçler için önemli bir çabadır.
- Akış şeması, çizim olarak, çok durağandır. Farklı açılarından bakamazsınız. Örneğin, akışı bir şirkete göre veya göreve göre görüntülemek için bir tuşa tıklayamazsınız. Ne görürseniz onu elde edersiniz; bu sadece bir resimdir.
- Birçok çizim aracı, resim içinde kullanabileceğiniz oldukça geniş bir şekil ve grafik ikonu kütüphanesine sahiptir. Bu esneklik sağlar, fakat aynı zamanda anlaşılması ve yorumlanması güç olan bir resmi kolayca yaratabileceğiniz anlamına gelir. Bir yuvarlak, bir karar olarak kullanılabilir, yada bir elmas, yada bir kare, yada herhangi bir şekil. Yaratıcıdan farklı bir kişi resmi incelediğinde, iletişim bozukluğu için elverişli ortam meydana gelecektir.
- Eğer bir şirket, bir süreç içinde hangi şekillerin kullanılacağına yönelik bir standart set oluştursa, şekillerin doğru kullanıldığından emin olmak için hata kontrolü yapacak bir yöntem yoktur. Bu kuralları uygulamak yaratıcının keyfiyetine ve dikkatine bağlıdır.
- Bir çizim üzerinde aynı anda sadece bir kişi çalışabilir, çünkü basit bir dokümanı düzenler. İşbirlikçi çalışma ortamı mümkün değildir.
İş Süreci Modelleme Aracı:
- Bir çizim aracı gibi, bir model, iş sürecinin görsel bir resmini sunar. Fakat bu bir resimden daha fazlasıdır: bir modeldeki her öğe, dokümantasyon için kullanabileceğiniz özelliklere sahiptir. Model, sürecin hem görsel hem de metin görünümünü tek bir ortamda birleştirir.
- Bir model, bir resimden daha fazlasıdır. Ekrandaki görüntü modelin sadece bir boyutudur. Örneğin herhangi bir zamanda akış şemasından kulvar görünümüne geçebilirsiniz.
- Bir modelleme aracı, iş süreçlerini sunmak için tutarlı nesneler seti kullanır. Örneğin, bir karar her zaman bir prizma şeklinde gösterilir. Model, kesin ve net olarak iş süreçlerinin tüm önemli boyutlarını sunar.
- Birçok iş modelleme aracı size bir süreç modeline benzetim uygulama imkanı verir. Bu, basit bir resimle yapamayacağınız bir şeydir. Benzetim, kullanıcıya iş sürecinin dinamik davranışını anlama imkanı verir. Süreçte zamanlar nerede? Maliyetler nerede? Dar boğazlar nerede? Kaynak açığı var mı? Bu sorular, iş süreçlerini yeniden tasarlamak çabalarına yardımcı olur.
- Bir süreç yeniden tasarlandığında, aynı zamanda benzetim uygulanabilir. Süreç yeniden tasarımının etkisini anlamak için geçerli süreç, gelecekteki süreçle karşılaştırılabilir.
- Bu yetenekler, bir şirketin kendi danışmanı olarak kendini yeniden tasarlamalarına imkan verir.
- Bir iş modelleme aracı olmadan teknik modelleme aracını kullanmak, bilgi teknolojileri ve analistlerin çizimlere yada kağıt dokümanlara bağlı yeni bir model oluşturmaya ihtiyaç duyacağı anlamına gelir ve bu durum iletişim bozukluğuna neden olabilir ve gelişme çevrimini yavaşlatması muhtemeldir.
Modelleme araçlarının bu yetenekleri, basit çizim aracı ve/veya kelime işlem araçları ile yapabileceklerinizin ötesine geçer. Süreç, yüksek hassasiyet seviyesi ile çok detaylı olarak tanımlanabilir. Var olan kaynakların yeniden kullanımı teşvik edilir. Benzetim, süreç yeniden tasarımını olanaklı kılar ve sistem geliştiriciler için kullanışlı yapılar oluşturulabilir. Bir resim, sadece bir resimdir. Fakat bir model, bir şeyin nasıl inşa edileceğini gösteren bir plandır.