Kurumsal İçerik Yönetimi
Bilgi teknolojilerinin gelişim aşamalarının ilk basamağı olan finansal, operasyonel ve lojistik uygulamaların gelişimlerini hızlandırarak oluşumlarını büyük oranda tamamladıkları son 10-15 yılda teknoloji, altyapı bileşenlerinin kapasite ve hız artışları ile birlikte yeteneklerini de artırmaya odaklandı. Bu gelişimle birlikte iş dünyasının gerektirdiği hızı yakalamak adına haberleşme ortamlarının da elektronik ortama taşınması ile kurumların dijital ortamda oluşturduğu, elde ettiği ve yönettiği bilgi de katlanarak artmaya başladı. Bunun sonucu olarak kurumsal içerik yönetim sistemlerine giden yolda doküman yönetim sistemlerine yönelik oluşumlar başladı. Ve, bu kapsamdaki yeni gereksinimler bu konunun da hızla gelişerek farklı ürünlerin bu paralelde konumlanması ile bugünün gelişmiş “kurumsal içerik yönetim” platformlarının ortaya çıkmasına neden oldu.
Doküman yönetim sistemi iyi bir başlangıç
Kurumsal içerik yönetiminin başlangıç noktası olarak gördüğümüz doküman yönetim sistemleri günümüzde şirketler açısından önceden olduğundan çok daha fazla önem taşıyor.Çünkü kurumlar yarattıkları veya dışarıdan aldıkları bilginin çok büyük bir oranının, ancak bu tip sistemler aracılığı ile yönetilebileceğinin artık farkındalar. Doküman yönetim sistemleri de, bu gerçeği destekleyecek şekilde, günümüzde şirketlerin önemli bilgiye her seviyede kullanıcı tarafından bir tuşa basılarak erişilmesini sağlayacak doğrultuda evrimleşti. İlk çıkış noktası olarak basılı dokümanların taranarak saklanmasına yönelik çok kısıtlı fonksiyonaliteye dayanan doküman yönetim sistemleri, bugün, taranan dokümanlara dayanan süreçlerin otomasyonunu en üst seviyeye taşıyacak şekilde, içerik otomasyonu sağlamanın yanı sıra, elektronik dokümanların yaratıldığı ve işlendiği ortamlara da tam entegrasyon sağlayarak kurumsal süreçlerdeki tüm içeriğin saklanması, korunması ve imhasına kadar geçen süreci kullanıcı açısından en kolay hale getirecek zengin fonksiyonaliteyi sunabil-mektedir. Ayrıca, veritabanı uygulamaları dışında kalan bu tip yapısal olmayan bilgilerin yine çok büyük oranını oluşturan epostaların da, süreç odaklı yönetimi ve kolaylıkla saklanarak, içerik yaşam döngüsü yönetimi içerisine dahil edilmesi sağlanabilmektedir.
Doküman yönetim sisteminin faydaları, daha fazla müşteri memnuniyeti, iş uygulamalarının yönetilmesi ve çalışanlar arasında genel üretkenliğin artırılması şeklinde özetlenebilir. Şirketlerin doküman yönetim sistemlerinden faydalanma ihtiyacı, teknolojik yeniliklerle aynı oranda artırmıştır. Çok geçmeden, doküman yönetim sistemleri, elektronik dokümanları idare etme yeteneğine sahip hale gelmiş ve bu durum pazarı değiştirmiş, imkanlar dünyasını kapısını aralamıştır. Günümüzde dünya çapında milyonlarca şirket, müşteri hizmet deneyimini ve personelin üretkenliğini artırmak için doküman yönetim sistemlerine başvuruyor.
Kurumsal içerik yönetiminde kurumların yol haritası
Kurumların nitelikli ve ölçeklenebilir doküman yönetim sistemleri ile başlayan içerik yönetim serüvenlerinde esas iş süreçleri yönetimi, arşivleme, belge yönetimi, web içerik yönetimi gibi diğer kurumsal içerik yönetim sistemi bileşenleri ile bu çerçevedeki diğer gereksinimlerin adreslenerek belirli bir stratejik plan dahilinde teknoloji kullanım olanaklarını zenginleştirmesidir. Böylelikle kurumlar etkinliklerini ve uyumluluklarını artırmak yönünde en doğru adımları atmış olacaklardır.
İçerik yönetim teknolojileri halen hızlı gelişimini sürdürüyor
Teknoloji firmaları kurumlara bu doğrultuda ürünler sunmaya ve geliştirmeye devam ederken, çok hızla artan bilginin daha doğru ve hızlı kullanımına yönelik teknolojiler geliştirmeye devam ediyorlar. Geleceğin iş dünyası ve yaşam koşullarına yönelik ortaya konan Web 2.0 platformu, bilginin kurum sınırları dışında da en etkin ve güvenli paylaşımını sağlamaya odaklanarak bu gelişimi destekleyen teknoloji olarak gelecek 10 yıla damgasını vuracaktır. Mobil teknolojilerin ve uygulamaların gelişiminin de bu teknolojiyi destekler yapıda olması ile kullanıcılar yer ve zamandan bağımsız, uyumluluk gereklerine uygun olarak bilgiye erişim anlamında çok daha donanımlı hale geleceklerdir.
Bu alandaki diğer gelişim hedefleri ise ile birlikte çalışabilirlik prensiplerinin ve standartlarının oluşturulması ve bu sistemlere insan düşünce ve beyin yapısına yaklaşan bilişsel özellikler kazandırılması ile en üst seviye fonksiyonaliteye eriştirmektir.
Süreç modelleme, analiz ve uyumluluk desteği
Kurumlardaki süreçlerin giderek karmaşıklaşması ve teknoloji kullanımının hızla artıyor olması ile süreçlere ilişkin yönetim araçlarına ve yöntemlerine ilişkin gereksinim de artmaktadır. Süreçleri içerdiği tüm boyutları ve özellikle teknoloji bileşenleri boyutu ile yapısal bir ortamda izlemek giderek önem kazanmaktadır.
Firmalar süreçlerini text veya grafik bazlı uygulamalarla dokümante etmeye ve modellemeye çalıştıklarında güncelleme, paylaşım ve analiz etme konusunda ciddi zorluklar ve olumsuzluklar yaşamaktadırlar. Bu durum kurumları farklı sistemlerin arayışına sürüklüyor ve teknoloji firmaları da bu gereksinimi adresleyecek şekilde modelleme araçlarını kurumların hizmetine sunmaktadırlar. Birer veritabanı uygulaması olan bu araçlar sağladıkları görsel palet zenginliği, kurumsal gösterim standartları, hızlı ve kolay güncelleme ortamı ve esnek analiz olanakları ile her ölçekte kurumun gereksinim duyduğu uygulamalar haline gelmiştir. Bunun yanı sıra ürünlerini daha stratejik konumlandıran teknoloji sağlayıcıları regülasyonlara uyum gereklerinin de giderek arttığı iş ortamında süreçlerin riskler ve kontrol noktaları ile birlikte izlenebildiği, çoklu uyum gereksinimlerinin ve denetim aktivitelerinin de yönetilebildiği ortamları da sunmak yönünde gelişimlerini sürdürmeye devam ediyorlar.
Kurumsal mimari çalışmalarına destek
Kurumsal mimari, bir şirketin bilgi teknolojisi altyapısı ile arasındaki köprü ve bağlılıklarla yakından ilgilidir. İlk çıkışı 1970’lere kadar dayanan bu kavram zaman içerinde uğradığı değişimlerle karmaşık kurumsal değişimi yönetmeye yardımcı bir disiplin haline gelmiştir.
Kurumsal mimari günümüzde bilgi yönetimi, büyük ölçekte değişim yada dönüşüm, bilgisayar bilimi, sistemleri ve karmaşıklığı, yapay zeka ve bilgi tabanlı sistemler, iş akışı ve iş süreci modelleme, insan bilgisayar arayüzü, psikoloji, kavrama, sosyoloji ve antropolojiyi de kapsayan geniş ve güçlü bir disiplindir.
Kurumsal mimarinin geleceği, öncelikle iş süreçlerinin karmaşıklığını belirtmedeki bütünsel ve tutarlı bir yaklaşıma dayalıdır. Bu durum sistem tasarımının ve mimarisinin projeden projeye değil, kurum seviyesinde işlemesini gerektirir. Eğer iş iletişimi ve bilgi/veri akışı alt sistemler arasında geliştirilir ve bilgi teknolojileri üzerindeki yatırım kararları ile kurum gereksinimleri örtüştürülürse, kurumsal mimari tüm kurumsal organizasyonlarda parlak bir geleceğe kavuşacaktır.
Mind2biz, tüm bu alanlarda uzun yıllara dayanan tecrübesi, temsil ettiği alanında lider sağlayıcı çözümleri, yetkin danışman ve destek kadrosu ile kurumlara uygun teknolojileri konumlandırarak bu alanlardaki yol haritalarının oluşturulması ve uygulanması konularında her türlü proje ve hizmeti sağlamaktadır.