QNB Finans Yatırım 2012 yılından beri kullandığı iş akışı yönetim sistemi OpenText Metastorm BPM üzerinde işleyen ve eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi ile bütünleşik olarak çalışan talimat takibine yönelik sürecin renovasyonu kapsamında Mind2Biz tarafından desteklenen emakin BPMS platformuna geçiş kararı aldı.

Zamanının ötesinde bir kurum olarak Finans Yatırım ilk yaptığı yatırımda Metastorm BPM sistemi üzerinde müşteri talimatlarının işlenmesindeki kayıp zamanları en aza indirmek için inovatif bir sistemi devreye almayı hedeflemişti. Müşteri talimatının bütün aşamalarını “arka ofis”e alan, müşteriyi gereksiz ayrıntılara dikkatten ve yazışmalardan kurtaran, müşteri talimatlarını daha hızlı, daha güvenli, düzenleme ve talimatlara daha uygun ve daha etkin bir biçimde işlem görecek yapıya kavuşturan bir sistem kurgulamıştı.

emakin BPMS’e geçiş kararı ile BPM sisteminden alınan verimi artırmak, yaygınlaştırma sürecini hızlandırmak, kurum içinde farklı süreçlere yönelik otomasyon olanaklarını geliştirmek ve özellikle operasyonel süreçlerin etkinliğini artırmak hedeflendi. Projenin ilk fazında halihazırda kullanımda olan ve yatırım işlemlerinde kritik bir öneme sahip Talimat Süreci emakin BPMS platformunda geliştirildi. emakin BPMS ve OpenText eDOCS DM arasında entegrasyon geliştirilerek daha önceden olduğu gibi iş akışında ele alınan belgelerin OpenText eDOCS DM doküman yönetim sistemine kaydedilme ve gerektiğinde bu sistemden erişilerek görüntülenme olanakları sağlandı.

Talimat İşleme Süreci talimatın şubeden alınmasıyla başlayan, ilgili bilgi ve işlemlerin tamamen elektronik ortamda yürütülmesi ve gerçek evrağın merkeze ulaşıp arşivlenmesiyle tamamlanan bir süreç olarak tanımlanmaktadır. Sürecin genel özellikleri:

• Talimat, şubede taranarak elektronik ortama aktarılır.
• e-posta ekinde merkeze iletilir. Doküman yönetim sistemine kaydedilir.
• Bu kayıt işlemiyle otomatik başlatılan, kontrol ve onaylar içeren operasyon süreci .. farklı talimat türü için farklı rotalar izler. Bunların hepsi elektronik ortamda yürütülür.
• Gerekli aşamalarda müşterinin vekaletnamesi, imza beyanı gibi doküman ve bilgilere doğrudan erişim sağlanır.
• Kontroller sonucunda iş reddedilebilir, veya bir sonraki adıma yönlendirilebilir, veya yeniden işlem görmesi/daha ayrıntılı kontrol amacıyla önceki bir adıma geri döndürülebilir.
• Reddedilen talimatlara ilişkin bilgi ilgili müşteri temsilcisine otomatik oluşturulan bir e-posta ile bildirilir. İlgili kişilere ve müşteriye hızlı geri bildirim olanağı sağlanmış olur.
• Müşteri temsilcisi devam etmekte olan bir işin durumunu izlemek amacıyla sistemde müşterinin talimatının ne aşamada olduğunu sorgulayabilir.
• Tüm akış süresince operasyonel sistem ile pararel yürütülen talimat işlemleri, son aşamada “eşleştirme” yapılmak üzere bekletilir.
• Merkeze ulaşan orijinal talimat için otomatik bir arşiv numarası oluşturulurak arşivlenmesiyle talimat süreci tamamlanır.
• Bütün süreç, gerek uyumsuzluk gerekse kalite yönetimi açısından kalite departmanı tarafından gözlenebilir.

Emakin BPMS, iş süreçlerinizi hızlı, kolay, güvenli ve kusursuz bir şekilde akıllı iş uygulamalarına dönüştürebileceğiniz, süreç tabanlı, esnek ve ölçeklenebilir bir iş akış platformudur. Kullanıcı dostu iş akışı modelleme, izleme ve gösterge panoları ile zengin görev ve vaka yönetimi yetenekleri içerir. Mobil seçeneği ile kurumsal güvenlik politikalarınızdan ödün vermeden her zaman ve her yerde işlerinizi yürütmenizi sağlar. Hızlı geliştirme için görsel ve kullanımı kolay araçlarla iş odaklı uygulamalar geliştirmeye olanak tanır. Low-Code özelliği ile emakin BPMS, sadece kod yazabilenleri değil herkesi geliştirme sürecine dahil edebilir. Kural Moturu işlevi farklı uygulamalar içerisinde sabit kodlanmış iş kurallarını merkezileştirerek “tek bir doğru kaynak” üzerinden yürütülen bir karar mekanizması sağlar. Vaka Yönetimi özellikleri işletmelerin üretkenliğini ve sürekliğini sağlamak için rutin dışı işlerin kolaylıkla yönetilmesine imkan verir. Takım kanalları, ekip içerisindeki kişilerin senkronize ve daha verimli çalışmasını sağlamak için iletişim alanı açar. Emakin BPMS herhangi bir uygulamaya yerleştirmek üzere güçlü formlar ve entegrasyona yönelik kapsamlı API yöntemlerine sahiptir.