İş süreçlerini djital ortama aktarmak üzere emakin BPMS Süreç Tabanlı Uygulama Geliştirme Platformu’na seçen Sofra Grubu, Özel Ürün Talebi ve Personel İzin süreçlerini devreye almasının ardından Demirbaş ve Sarf Malzeme Talep sürecini de emakin BPMS sistemi üzerine taşımaya karar verdi.
Demirbaş ve Sarf Malzeme Talep Süreci Sofra Grubu bünyesinde bulunan proje yetkililerin demirbaş taleplerini elektronik olarak yönetebilecekleri bir ortam sunacaktır. Bu ana süreç emakin BPMS üzerinde yapılacak tasarımda Demirbaş/Sarf Malzeme Tipi Tanımlama ve Yıllık Departman Bütçesi Tanımlama alt süreçlerini içerecektir.
Demirbaş Tipi Tanımlama Süreci, demirbaş tiplerinin ve hangi satın alma yetkilisinin hangi demirbaş tipine sorumlu olduğunu tanımlayan bir süreçtir. Sofra Grubu bünyesinde bulunan proje veya satın alma sorumlularının, tüm demirbaş/sarf malzeme tiplerini, hangi Satınalma Müdürü/Teknik Hizmetler Direktörünün hangi demirbaş/sarf
malzemesinden sorumlu olduğunu ve ilgili demirbaş/sarf malzemesinin altında bulunan mal gruplarını tanımlamasına yardımcı olacak bir süreçtir. Yıllık Departman Bütçesi Tanımlama Süreci, Sofra Grubu bünyesinde bulunan departman yetkililerinin, departmanların yıllık bütçelerini tanımlamasına yardımcı olan bir süreçtir.
Demirbaş ve Sarf Malzeme Talep Sürecinde demirbaş talebinde bulunmak isteyen proje yetkililerince her bir demirbaş ile ilgili talep detayları girilir. Talep açılırken aylık ve/veya yıllık olarak bütçe kontrolü uygulanır. Demirbaş talebi Bölge Müdürü/Departman Müdür Yardımcısı ve Bölge Direktörü/Departman Müdürünün onaylarından sonra talep türünde belirlenen Satınalma Sorumlusu kişiye yönlendirilir. İlgili Satınalma Sorumlusu her bir demirbaş kalemi için kontrollerini yapar. Satınalma Onayı ile birlikte seçilen türlere göre malzemeler gruplanarak ilgili Satınalma Sorumlularına dağıtılır ve bu aşamadan sonra Demirbaş ve Sarf Malzeme Talebi bölünmüş talepler olarak birbirinden bağımsız olarak ilerler. İlgili Satınalma Sorumlusu her bir demirbaş kalemi için analizini yapar, varsa detay bilgilerini girer, gerekirse bazı kalemleri talepten çıkarır ve Bölge Müdürü/Departman Müdür Yardımcısı ve Bölge Direktörü/Departman Müdürü’nün bilgilendirmeleri ile beraber Genel Müdür Yardımcıların onayına gönderir. Verilen onaylar ile beraber süreç sonlanır. Bekleyen işler onay yetkililerine e-posta ile bildirilir. Süreç tarihçesinde kullanıcılar talebin kimde beklediğini, ne kadar sürede aksiyon alındığı vb. istatikleri görebilirler.
emakin BPMS üzerinde yapılacak geliştirmeler sonrasında test ortamında kullanıcı testleri yürütülecek ve gerekli düzeltmelerin tamamlanması ertesinde süreçler canlı sisteme taşınacaktır. Bu süreç kapsamındaki SAP entegrasyon noktaları, raporlama ve ek/güncelleme talepleri yeni faz olarak ele alınacaktır.
Emakin BPMS, iş süreçlerinizi hızlı, kolay, güvenli ve kusursuz bir şekilde akıllı iş uygulamalarına dönüştürebileceğiniz, süreç tabanlı, esnek ve ölçeklenebilir bir iş akış platformudur. Kullanıcı dostu iş akışı modelleme, izleme ve gösterge panoları ile zengin görev ve vaka yönetimi yetenekleri içerir. Mobil seçeneği ile kurumsal güvenlik politikalarınızdan ödün vermeden her zaman ve her yerde işlerinizi yürütmenizi sağlar. Hızlı geliştirme için görsel ve kullanımı kolay araçlarla iş odaklı uygulamalar geliştirmeye olanak tanır. Low-Code özelliği ile emakin BPMS, sadece kod yazabilenleri değil herkesi geliştirme sürecine dahil edebilir. Kural Moturu işlevi farklı uygulamalar içerisinde sabit kodlanmış iş kurallarını merkezileştirerek “tek bir doğru kaynak” üzerinden yürütülen bir karar mekanizması sağlar. Vaka Yönetimi özellikleri işletmelerin üretkenliğini ve sürekliğini sağlamak için rutin dışı işlerin kolaylıkla yönetilmesine imkan verir. Takım kanalları, ekip içerisindeki kişilerin senkronize ve daha verimli çalışmasını sağlamak için iletişim alanı açar. Emakin BPMS herhangi bir uygulamaya yerleştirmek üzere güçlü formlar ve entegrasyona yönelik kapsamlı API yöntemlerine sahiptir.