Vitra Karo’da işletilen fatura işleme süreci genel hatlarıyla faturaların teslim alınmasını, fatura içeriğinin gözden geçirilmesini, işlenmek üzere onaylanan faturalar üzerindeki bilgilerin kontrolünü ve faturaların kategorize edilerek gerekli yöntemlerle SAP sistemine girişini kapsayan bir süreçtir.

Gerek doğrudan gerekse dolaylı olarak kuruma mali boyutta etkileri de olabilecek bu tür önleyici ve proaktif faaliyetlere ağırlık vererek hizmet kalitesini artırmayı hedefleyen Vitra Karo, Satınalma Departmanı iş yükünün yoğunluklu bir adımını oluşturan fatura işleme operasyonunda otomasyonu hedeflemiştir.

Bu hedef doğrultusunda devreye alınan Mind2Biz Elektronik Fatura İşleme Çözümü’nde, Vitra Karo Satınalma Departmanı’na gelen satınalmalarla ilgili faturalar tarayıcı vasıtasıyla elektronik formata getirilmekte, iyileştirilen fatura görüntüleri otomatik olarak sistem tarafından okunmakta ve fatura alanlarının değerleri belirlenmektedir. Fatura alanları için belirlenen değerler doğrulanmak ve hesaplarla ilişkilendirilmek üzere görsel ortamda kullanıcının onayına sunulmaktadır. Veri doğrulaması tamamlanan fatura bilgileri son aşamada SAP sistemine aktarılmakta, fatura görüntüleri ise OpenText eDOCS DM (Hummingbird DM) doküman yönetim sistemine kaydedilmektedir.

Bu sistem ile Vitra Karo, süreçlerindeki otomasyon seviyesini artırarak basılı faturaların fiziki ortamda akışı ile ilgili risklerini elimine etmekte, fatura işleme maliyetlerini minimize etmekte, ileri seviye teknolojilerden yararlanarak veri ve süreç kalitesini yükseltmektedir.

Fatura İşleme Süreci – Faturanın Elektronik Ortamda İzlenimi ile İlgili Kazanımlar

Vitra Karo’da faturaların teslim alındığı birden fazla nokta bulunmaktadır. Burada öncelikli hedef bir faturanın sistemde işlenmeden önce kayıp olması veya veri girişini engelleyecek şekilde hasara uğraması gibi riskleri minimize etmektir.

Elektronik Fatura İşleme Çözümü’nde faturalar kuruma geldiği an bir tarayıcı vasıtasıyla sisteme dahil edilebilmektedir. Söz konusu altyapı, merkezde taramaya imkan verdiği gibi, uzak lokasyonlarda taranan faturaların işlenmek üzere elektronik ortamda merkeze aktarılmasına da imkan vermektedir. Taranan faturaların işlenme ve doğrulanması merkezi olarak yürütülebilmekte veya birden fazla operatöre bir iş kuyruğu mantığında dağıtılabilmektedir. Ayrıca işlenen faturalara ihtiyaç duyulan her lokasyondan yetki kontrollerinin işletildiği güvenli bir dijital ortamda erişim sağlanmaktadır.

Elektronik Fatura İşleme Çözümü’nde yararlanılan akıllı teknolojilerle sistem, taranmış faturaları analiz etmekte, faturanın tipine bağlı olarak faturalar üzerinden hangi bilgilerin okunması gerektiğini belirlemekte ve SAP entegrasyonuna yönelik alanlarla birlikte yaklaşık 60 kadar alanı otomatik olarak okumaktadır.

Sonuçta teknolojik açıdan değerlendirildiğinde standart form işleme yazılımları ile faturalar için otomatik okuma ve işleme çözümü geliştirmek imkansızdır. Elektronik Fatura İşleme Çözümü bu noktada fatura gibi yarı-yapısal olan dokümanları otomatik okumaya yönelik olarak geliştirilmiş özel bir teknolojiden yararlanmaktadır. Bu teknolojinin vazgeçilmez bileşenleri arasında şunlar örneklenebilir :

• yerel dilde fatura üzerindeki terminolojinin tanıtılması
• farklı alan tiplerinin (tarih, tutar, rakam dizisi vb.) etraflarındaki tarifleyici kelimelerle ne anlama geldiklerinin tespiti
• faturadan faturaya yeri değişkenlik gösteren ancak matematiksel formülü doğru sağlayan tutarların yerleşimlerini tanımaya dayalı öğrenme yeteneği
• knowledgebase ismi verilen öğrenmeye dayalı bu bilgi kümesinin ürünün kullanımı süresince sürekli beslenebilmesi ve zaman içinde sistemin veri okuma doğruluğunun arttırılması
• fatura üzerinde tablo algılama ve işleme yeteneği (fatura satırları için)