Yazıcı Hukuk Bürosu, uzun yıllara dayanan doküman birikimine etkin aramalarla ulaşabileceği ve mevcut içeriği çalışanlarının kullanımına sunabileceği bir altyapı ihtiyacını Mind2Biz tarafından sunulan OpenText eDOCS DM doküman yönetim çözümü ile karşılamaya karar verdi. OpenText eDOCS DM ile Yazıcı Hukuk Bürosu, müvekkil ve dosyalarına ait her türlü dokümantasyonu kurumsal kategorizasyon içerisinde ve kullanıcılara verilecek yetkilerle sınırlandırmak suretiyle etkin ve güvenli bir biçimde yönetmeyi hedeflemektedir.
İstanbul ve Ankara olarak iki lokasyonda hizmet veren Yazıcı Hukuk Bürosu’nun BT yapısı icelendiğinde Mind2Biz tarafından yapılan öneri dosya büyüklerinin network üzerinde hareketini azaltacak olan 2 lokasyona dağıtılmış bir mimari kurgulamak olmuştur. OpenText eDOCS DM ölçeklenebilir ve dağıtık yapıda bir mimariye sahiptir. Uygulama sunucusu, doküman sunucusu katmanları dağıtık yapıda kurgulanabilmektedir. Böylelikle lokasyonlarda oluşturulan dokümanlar ilgili lokasyonlardan hızla erişilebilecektir. Bu çalışma şekli ile tek bir kütüphane (veritabanı) kullanılacak, kullanıcılar farklı lokasyonlardaki dokümanlara yerinden bağımsız olarak erişebileceklerdir.
Elektronik ortamda tutulan, güncellenen veya taranarak elektronik hale getirilen tüm dokümanlar, e-posta vb. içeriğin avukatlık bürolarına özgü gereksinimler doğrultusunda müvekkil/konu etrafında organize edileceği ve doküman türlerine göre sınıflandırılacağı OpenText eDOCS DM gelişkin güvenlik tanımları yapılmasına imkan verecek. Uzaktan erişim imkanları ile tüm kurum genelinde bilginin güncel ve tek kaynakta yönetildiği ortak ve yüksek güvenlikli bir kütüphane oluşturulacak. Mind2Biz tarafından yapılacak sunucu kurulumları ertesinde verilecek Sistem Yöneticisi ve Kullanıcı Eğitimleri sonrasında sistem canlıya alınacak.
OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim sistemi ile elde edilen kazanımlar:
- Dava takip ve hizmet dosyalarının elektronik ortamda etkin güvenlik mekanizması üzerinde yönetilmesi
- Dokümanların gruplanması ve standartların tanımlanması, şablonların kullanımı
- Yazışmaların ve yoğun e-posta içeriğinin dokümanlarla birlikte organize edilmesi ve yönetimi
- Bilgiye uzaktan erişim
- Kurum içeriğine tek bir yerden kolay ve hızlı erişim
- Doküman bazlı tüm kurum içeriğinin yönetimi
OpenText eDOCS, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.