Bir kurumun içeriğinin önemli bir rekabet unsuru olduğu dünya çapında kabul edilmiş bir anlayıştır. İçerik, oluşturulur ve epostalar, rapor kayıtları, imajlar, fotoğraflar, ses ve video dosyaları, Web sayfaları ve blogları da kapsayan çok geniş kapsamlı kaynaklara dayanır. İçerik ayrıca bireyler tarafından desktoplarında oluşturulan hesap tabloları, dokümanlar ve sunumları da kapsar. Birçok kurum için kurumsal uygulamalar ile oluşturulan bilançolar, faturalar, kontroller, hesaplar ve yüksek hacimli raporlar da önemli içeriğe sahiptir. Bu içeriğin yönetilmemesinden doğacak risk, muhtemelen yüksek olacaktır. Düşünün: Kurumunuza ait bütün içerik nerede tutuluyor, kim yönetiyor, kimin sahipliğinde, kimler erişebiliyor ve dokümanın hangi versiyonu doğru?

İçerik bütünleştirme mücadelesi

Yönetişim, risk ve uyum (GRC), sadece bir bilgi teknoloji problemi değildir. Yönetişim riskleri öngörebilmek ve onları önleyip yönetebilecek şekilde süreçleri organize edebilmektir. Risk yönetimi, kurumsal ve düzenleyici tehditleri değerlendirme ve açıkları hafifletmek için kontrol altına alarak kurumsal içerik ve kayıpların azaltılması kavramıdır. Uyum, iş süreçlerini takip etme ve yönetişim kurallarını, dahili politikalar, endüstri yaptırımları yada yasal düzenlemelere bağlı olarak ihtiyaçlar doğrultusunda kontrol etmeyle ilgilidir. Bu üç kavram, (yönetişim, risk ve uyum) hep birlikte varolur ve birlikte çalışırlar.

Düzenleyici ve yasal uyum için hızla artan ihtiyacın maliyetini azaltma amacıyla kurumsal içerik yönetimi (ECM) düzenlemesi değişmekte, bir çok şirket bütün içeriği, epostaları ve geleneksel kurum kayıt ve raporları için entegre çözümler aramaktadır. Bütün içeriği tek bir sistemde bütünleştirmek, ihtiyaç duyduğu bilgiye erişebilen kullanıcılara erişim kolaylığı sağlayarak BT altyapısı maliyetlerini ciddi oranda azaltır. Fakat içeriği yasal içerik yönetimi sisteminden dönüştürmek zaman kaybı olabilir yada pratik olmayabilir. Alternatif, içeriğin çoklu, ayrı depolayıclardan birleştirilmiş görünümünü sağlayan açık mimari tabanlı standart Web hizmetleri sunan ve uygulamalarda doğruluğu ve tutarlılığı garantileyen bir çözümdür.

Sonuçtaki kazanımlar çarpıcı olacaktır: azalan BT altyapısı entegrasyon ve korunma maliyetleri, geliştirilen müşteri hizmeti, hızlandırılmış karar alma, yönetişim kuralları ve iş süreci kontrolleri ile kurumsal riskin azaltılması.

Kurtuluş için içerik bütünleştirme

İçeriği bütünleştirmenin iki farklı yöntemi vardır. Birinci yöntem, tek, bütünleşik içerik depolayıcısını kullanır. İkinci yöntem, içeriğin birleşik ve sağlam görünümünü çoklu ayrışık depolayıcılardan sağlar. En iyi yöntem, hali hazırda kullanılmakta olan depolayıcıların sayısına, çözüm yerleştirmede hızın önemine ve dönüşümleri üstlenme isteğine bağlı olarak değişim gösterir.

Bütünleşik depolayıcı ölçülebilir, güvenli ve aranabilir olmalı aynı zamanda daha önemlisi, çok çeşitli içerik türlerini süreçlendirebilmelidir. Bu içerik türleri:

• Muhasebe ve faturalama sistemleri, envanter ve madde yönetimi uygulamaları ve daha fazlasını kapsayan kurumsal uygulamalar tarafından oluşturulan kritik görev (ve operasyonlar) dokümanları. Bunlar, text, XML, HTML, Postscript, PCL ve PDF gibi birçok formatta gelebilir.
• Hem elektronik hem de fiziksel formdaki kurumsal kayıtlar, kelime işlem, hesap tablosu, eposta, sunum araçları, dahili, özel-uygulama programları gibi desktop yazılımlarını kullanarak oluşturulan kritik kurumsal dokümanlar
• Fotoğraflar ve kurumsal süreçlerin yada iş akışı uygulamalarının bir parçası olarak yakalanmış imajlar yada taranmış dokümanların imajları
• Dijital ses ve video gibi zengin medya
• İş süreci yönetimi için gereken iş nesneleri

Çoklu depolayıcıların bütünleştirilmesi

Bu yöntem, kurum içinde herhangi bir yerde depolanan bütün içeriğe hızlı, kolay ve güvenli erişim sağlar. Yetkili kullanıcılara tek, tutarlı bir arayüz sağlar ve kritik iş uygulamalarına içeriğini sunar. Bir çözümü seçerken değer artıran ve maliyeti düşüren bir kaç önemli özelliğe dikkat edilmelidir. Bunlar:

• Standart Web hizmetlerine bağlı açık mimari, uygulamalar arasında işbirliğini garantiler ve firewall dışındaki müşteriler, iş ortakları ve diğer uygulamalar için içeriği kurum gereksinimlerine paralel seviyede erişilebilir hale getirir.
• Çeşitli içerik yönetim sistemlerine Out- of-the-box ulaşabilen sistemler, özel kodlama gereksinimini ortadan kaldırır. Bu sistemler, depolayıcıların nasıl yapılandığını anlar ve kullanıcının arama kriterlerini her biri için işletebilir.
• Out-of-the-box sağlanamayan adaptörler veya yöntemler için yazılım geliştirme kitlerinden yararlanılır. Kullanımı kolay eşleştirme özellikleri, farklı depolayıcılar ve içerik kaynakları içerisinde indeksleri ve formatları çözümler. Bu, veri öğelerinin isimlerinin normalleştirilmesi için çok önemlidir.
• Bütünleştirmede diğer önemli özellikler: içeriğin tarayıcı dostu formatlara otomatik dönüşümü, çoklu sunum seçenekleri, tek şifre ile bağlanma yetenekleri ile esnek güvenlik seçenekleri, veritabanları, işbirliği, arama ve eposta arşivleme uygulamaları, popüler kurumsal kaynak planlama (ERP)/ müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri ile arayüzler.

İçeriğin denetlenmesi ve dengelenmesi

Yapısal yada yapısal olmayan kurumsal içeriğin bir görünümüne sahip olması önemlidir ve kurumsal uyum, riski azaltmak ve kayıpları önlemek için gereklidir. Bu denklemin bir tarafıdır. Öte yanda ise muhasebe kayıtları, satış rakamları, bilimsel bulgular ve envanter sayımları gibi içeriklerin doğruluğunu garantilemek gerekir. Bu imkan olmadan kararları destekleyen veriye %100 güvenmek ve gibi düzenlemelerle uyumu sağlamak mümkün olmayacaktır.

IT Network Dergisi Haziran 2011 Sayısı “Doküman Yönetimi Dosyası”‘nda Mind2Biz tarafından yayınlanan bildirinin tam metni

---