OpenText Email Filing ile E-postalarınız Kontrol Altında
OpenText Email Filing e-postalarda tutulan kurumsal içeriğin değerini en üst seviyeye taşımak isteyen şirketler için geliştirilen kullanıcı dostu ve zaman kazandıran zengin eklenti modülleri dizisidir.
Günümüzde e-postalar kurumlar arası iletişim yöntemlerinin başında geliyor ve müşteriler, projeler ve işler ile ilgili birçok önemli bilgi e-postalar içinde yeralıyor. Etkin bir yönetim uygulanmadığında sürekli artan e-posta hacmi kurumlarda “içerik karmaşası”nın yanısıra e-posta sunucularında aşırı yüklenme, çalışanların aradıkları içeriği yığın halindeki e-postalar arasında bulamaması gibi verimlilik problemlerine yol açıyor. Bununla birlikte güvenlik ve gizlilik önlemlerinin yeterince uygulanamaması yasalar ve uyumluluk ile ilgili düzenlemelere yönelik risklerde artışa sebep oluyor. Artık bir çok şirket, e-postalarda tutulan içeriğe kritik derecede önem vermenin kurumsal içerik yönetim stratejilerinin temel parçası olduğununun farkına vardı.
Aradığınız E-postaya ve İlişkili Tüm İçeriklere Hızla Ulaşın
Dijital dönüşümün getirdiği yeni iş düzeninde e-posta tabanlı iletişim hacmi binli rakamlara, hatta -eskiden pek mümkün görünmese de- milyon adetlere ulaşabilmekte. Müşteri ve projelere veya işlere göre e-postaları elle organize etmek özellikle deneyimli personeller ve konu uzmanları için değerli zamanlarını ayırdıkları bunaltıcı bir iş. Bununla birlikte bazen acil bir iletişim için gereken bilgilere hızla ulaşamamak doğrudan iş kaybına sebep olabiliyor.
OpenText Email Filing ile Nitelikli İşgücünüzünü Verimli Yönetin
Artık yasalar ve sektörel uyum gereksinimleri özellikle hassas kişisel veriler ve gizli bilgiler içeren e-postaların denetime uygun korunmasını zorunlu kılıyor. OpenText Email Filing ile e-postalar, ekleri ve ilintili yazışmalar kurumsal güvenlik politikalarına uygun olarak saklanır. E-postaların gözden geçirilmesi, dosyalanması işlemlerinde hızlı yöntemlerden ve akıllı önergelerden yararlanan uzman personel yasal düzenlemelere uyum sağlarken stratejik faaliyetler ve nitelikli iş ürünleri üretmek için zaman kazanır.
OpenText Email Filing ile E-postalarda Gömülü Bilgilerinizi Stratejik İş Ürünlerine Çevirin
OpenText Email Filing, OpenText eDOCS DM doküman yönetim sistemi ile entegre yapıdadır ve e-postaların ilişkili oldukları tüm diğer içeriklerle birlikte aynı kütüphanede düzenlenerek sınıflandırılmasını, korunmasını ve yönetilmesini sağlar. Bu durum bir yandan farklı kaynaklarda tutulan içeriklerin yarattığı kaosu ortadan kaldırırken diğer taraftan e-posta hacmindeki büyümenin BT personeli üzerindeki işletim yükünü hafifletir. Yasal zorunluklar, uyum gereksinimleri ve güvenlik önlemleri ile ilgili prensiplerin merkezi bir kütüphane üzerinde tüm içerik türleri için eş-zamanlı işletilmesi, dağınık bir düzenin getireceği riskleri ve kayıpları minimize eder.
Merkezi bir kütüphane üzerinde tek bir sorgu ile bir müşteri veya proje ile ilgili mevcut tüm bilgilere geçmiş yazışmaları içeren e-postalarla birlikte ulaşabilmek, iş uzmanının konu ile ilgili bütüncül bir bakış açısına sahip olmasını sağlar. Bu durum daha hızlı ve daha doğru karar vermelerine yardım eder. Ayrıca bir başvuru durumunda tüm geçmişe gerçek zamanlı olarak hakim olmak müşteri ilişkilerini olumlu etkiler.
OpenText Email Filing, Microsoft Outlook Destekli, Kolay Kullanımlı, Akıllı Araç Setidir
Yoğun e-postalar arasında iş üretmeye odaklanan uzman kadroların sanal bir yönetim asistanı gibi çalışan OpenText Email Filing, e-postaların otomatik olarak en az girdi ile dosyalanması, ilgili oldukları konularla birlikte düzenlenmesi ve sınıflandırılmasını sağlar. Kullanıcılar alışkın oldukları Microsoft Outlook ortamında, Outlook klasörleri düzeninde çalışmaya devam ederken e-postaları ayrı bir çaba göstermeksizin OpenText eDOCS DM merkezi doküman yönetim kütüphanesinde saklarlar. Bu durum içeriğin kaybolması, yanlış yerleştirileceği veya arandığında bulunamayacağına yönelik endişeleri ortadan kaldırır, verimliliği artırır.
- E-postalarda depolanan iş bilgileri ilgili oldukları iş bağlamında etkin biçimde yönetilir, güvenlik kurguları dahilinde paylaşılır.
- Kolay kullanımlı entegre e-posta yönetim olanakları ile BT personeli üzerindeki yükler hafifler.
- E-posta ve ekleri güvenlik açıkları ve iç tehditlere karşı korunur.
- E-postalar kayıt altına alınarak veri yönetimi ile ilgili uyum gereksinimleri ve yasal yükümlülükler konusunda denetlenebilir bir altapı oluşturulur.
OpenText Email Filing’in Sunduğu Benzersiz Özellikler
Email Marker | E-posta İşaretleyici Microsoft Outlook arayüzünde hangi e-postaların daha önceden eDOCS kütüphanesine saklandığını görsel olarak işaretler.
Bulk Filing | Toplu Dosyalama özelliği aynı metaverilere sahip (örn. aynı konu veya aynı müşteri ile ilgili) çok adette e-postanın toplu olarak, tek seferde, hızla ve kolaylıkla kütüphaneye aktarılmasını sağlar.
Thread and Subject Filing | E-posta Zinciri ve Konu Bazlı Dosyalama bir e-postanın, daha önceden eDOCS kütüphanesine kaydedilmiş bir e-posta zincirinin devamı olması durumda, otomatik olarak aynı metaverilerle dosyalanmasını sağlar.
Email Filing Assistant | E-posta Dosyalama Asistanı mesaj geçmişini, gelen adres verilerini ve önceden saklanan diyalogları inceler, bir e-posta eDOCS kütüphanesine dosyalanırken akıllı önerilerde bulunur.
Quick Filing | Hızlı Dosyalama özelliği Outlook bandı üzerinde yeralan bir buton veya sağ tık aracılığıyla seçili e-posta için kütüphaneye saklarken girilecek metaverilerle ilgili (örn. proje, müşteri, konu vb.) öngörülerde bulunur.
Exchange Connector | Exchange Bağlantısı Microsoft Outlook istemcisi üzerinde kullanıcı kontrolünde çalışan bazı özelliklerin Microsoft Exchange sunucusu seviyesinde otomatik olarak çalışmasına imkan verir.